L’ufficio del Segretario della contea di Floyd fornisce un servizio costante e di qualità al contribuente del pubblico e dell’Indiana in modo efficiente e onesto. È un focus sul lavoro di squadra imparziale, l’efficienza e la professionalità che rende l’ufficio del Segretario della contea di Floyd una stabilimento affidabile e affidabile. Come entità governativa, la contea di Floyd gestisce tutte le detrazioni di immobili, trasferimenti immobiliari, vendite di tasse e molto altro. Responsabile del mantenimento dei registri pubblici della contea, come richiesto dagli Statuti dello Stato dell’Indiana, la contea di Floyd opera in un ambiente con una grande densità di documenti e documenti.
Ogni trimestre, la contea di Floyd riceve vicino di 1.000 ordini della linea floreale documenti. Un membro del personale fa una copia e memorizza il documento originale in ordine alfabetico nei loro file. Successivamente, calcolare tutte le spese, estraendo tutte le proprietà che saranno interessate e immettere manualmente gli importi che saranno inclusi nella fattura fiscale. Con un sistema di gestione dei documenti obsoleto che non è stato facile da usare, la contea di Floyd non è stata trovata i file di origine originali, poiché i dati sono stati inseriti in modo errato, che hanno reso documenti pubblici.
Attività consumate più tempo e collaborazione sono diventate di più tempo e collaborazione Difficile, che ha lasciato l’ufficio del Segretario che lotta per localizzare i dati necessari per fornire il primo servizio clienti. Il sistema di gestione dei documenti è stato progettato per aiutarli a bilanciare e aderire a questi numeri, ma la voce manuale dei dati è rimasta la stessa, lasciando i dipendenti con una gestione dei documenti noiosa e inefficiente di un mese.
Realizzando che era il momento di fare Un cambiamento, la contea di Floyd ha trovato una soluzione avanzata di gestione dei documenti chiamata GlobalSearch® da Square 9® Softworks. Progettato per automatizzare i processi aziendali ed eliminare la voce di dati manuale ripetitivo, GlobalSearch è di serie con le caratteristiche che aumentano la produttività garantendo al contempo la conformità normativa. Ma ciò che veramente ha venduto la contea di Floyd è stata la funzionalità avanzata incorporata che aiuterà a migliorare la lavorazione giornaliera dei documenti, che non era possibile con la sua soluzione precedente.
Floyd County non solo implementato GlobalSearch per rimuovere lo spazio di archiviazione Nell’ufficio, ma l’indicizzazione KeyFree, un modulo GlobalSearch aggiuntivo assistito da OCR, ha permesso loro di migliorare notevolmente i processi dell’applicazione che indicizzano e cercano file per nome. Indipendentemente dal formato o dalla struttura dei documenti, l’indicizzazione dei keyfree estrae informazioni in base alla sua posizione all’interno di un documento e classifica, riducendo gli errori di ingresso, accelerando l’immissione dei dati, migliorando il flusso di lavoro e il flusso di lavoro, consentendo al contempo il personale di archiviare i record in modo sforzo in una questione Di secondi.
Con GlobalSearch, i documenti possono essere trovati attraverso una rapida ricerca sul sistema e vengono raccolti immediatamente e stampati sull’atto, che elimina il rischio di documenti persi. Ciò non solo ha portato a una collaborazione più semplice, ma i record di audit dei documenti automatizzati aiutano anche a rispettare i regolamenti governativi. Con la visibilità di tutte le azioni del documento, comprese le opinioni e le modifiche, ciascuna applicazione, la forma fiscale o deduzione rimane sicura e in conformità.
come ufficio del revisore dell’autore immobiliare e dell’ufficio dall’uso del Segretario GlobalSearch ogni giorno, ora tutto è automatizzato. Non è più necessario bilanciare le ricevute, le detrazioni e i file duplicati possono essere trovati semplicemente cercando un nome e una persona può completare il lavoro amministrativo per tutte le 1.000 linee di fognatura in un paio di giorni. Inoltre, il risparmio dei contribuenti è aumentato, oltre il 25% dei documenti di ufficio dell’ufficio è stato eliminato e la contea di Floyd è stata in grado di assumere un dipendente part-time invece di occupare a tempo pieno vacante, salvandoli circa $ 18.000 all’anno.
Mentre è ancora nel processo di scansione dei tuoi file, Floyd County è felice con il suo cambiamento a GlobalSearch. Planano di espandere il sistema di gestione dei documenti sul lato finanziario dell’ufficio del revisore in modo che possano eseguire la scansione delle rivendicazioni e altri documenti che devono essere ricercati più volte al giorno o durante l’anno.Con GlobalSearch Invece, la contea di Floyd può concentrarsi meno sulla sostituzione della documentazione persa, e più nel fornire il servizio di qualità che stanno cercando. Per ulteriori informazioni su Floy County Clerk, visitare http://www.floydcountyclerk.org.
Intervista: Amanda Pahmeier, primo auditor allegato, Segretario della contea di Floyd
p. Quali sfide aziendali hai preso a GlobalSearch?
Amanda Pahmeier: il nostro precedente software di gestione dei documenti non è stato facile da usare. Quando entriamo i dati nel sistema, abbiamo avuto molti errori della voce manuale dei dati che ci ha portato a cercare costantemente ciò che è andato storto. Abbiamo avuto un sacco di scatole piene di carta ovunque in ufficio, che rese difficile per la ricerca e il recupero, ed era costoso quando dovevamo sostituirli perché non siamo riusciti a trovare ciò che stavamo cercando.
p. Come vengono modificati i processi dall’implementazione di GlobalSearch?
Pahmeier: all’inizio abbiamo cercato solo qualcosa per alleviare i nostri dati, in questo modo, ogni trimestre quando arriva il momento di fare copie delle migliaia di documenti per Coloro che devono aggiungere costi, possono essere facilmente ordinati. Ma una volta che abbiamo visto l’indicizzazione del KeyFree e delle sue capacità, abbiamo realizzato il vantaggio che comporta. Sedersi e imparare un nuovo sistema è sempre intimidatorio, ma una volta che il tecnico ci ha portato attraverso l’allenamento, è stato in grado di adattare il processo di immissione dei dati e personalizzarlo per lavorare nel nostro ufficio. Ha fatto un’incredibile aggiunta al nostro processo di classificazione.
p. In che modo il pacchetto di prodotti quadrato 9 ha migliorato le prestazioni commerciali?
Pahmeier: GlobalSearch ha reso il lavoro quotidiano molto più facile per noi. Con questo nuovo sistema, ottengo le linee dall’ufficio del registro, dalla scansione, dagli indici dei keyfree e quindi esporta i dati per Excel. I dati possono essere manipolati per un file .txt che posso importare nel nostro sistema. Non abbiamo solo eliminato molte scatole, ma ora, quando riceviamo linee 1.000 ogni trimestre, una persona può estrarre e combinare tutte le informazioni di cui hanno bisogno entro un paio di giorni. Oltre all’importazione, non devi preoccuparti del saldo e degli errori della voce dei dati umani. La ricerca di applicazioni mancanti è stata ridotta a quasi zero a causa del fatto che possiamo estrarre copie scansionate e semplicemente stamparli sul posto.
p. Consiglieresti GlobalSearch?
Pahmeier: Da quando abbiamo iniziato a utilizzare GlobalSearch, abbiamo ricevuto più complimenti sulla pulizia del nostro ufficio. Siamo entusiasti del cambiamento e assolutamente lo consiglierei ad altri. In effetti, ho già detto ad altre contee che hanno avuto problemi di scansione simili su GlobalSearch e l’enorme differenza che fa quando i documenti di alfabetizzazione e i loro dati. Non possiamo solo scansionare, conservare e recuperare rapidamente i nostri documenti, ma ci aiuta anche a salvare le caselle di 3-4 all’anno ed eliminare le scatole impilate davanti al nostro muro. Ora non sembra che vendiamo scatole per vivere!