L’Oficina de Secretari de l’Comtat de Floyd brinda un servei consistent i de qualitat a el públic en general i als contribuents d’Indiana d’una manera eficient i honesta. És el seu enfocament en el treball en equip imparcial, l’eficiència i el professionalisme que fa que l’Oficina de Secretari de l’Comtat de Floyd sigui un establiment fiable i fiable. Com a entitat governamental, el Comtat de Floyd maneja totes les deduccions de béns immobles, transferències de propietat, vendes d’impostos i molt més. Responsable de mantenir els registres públics de l’comtat segons ho exigeixen els Estatuts de l’Estat d’Indiana, el comtat de Floyd opera en un ambient amb gran densitat de documents i documents.
Cada trimestre, el comtat de Floyd rep prop de 1,000 documents de comandes de línies de clavegueram. Un membre de el personal fa una còpia i emmagatzema el document original alfabèticament en els seus arxius. A continuació, calculen tots els càrrecs, extraient totes les propietats que es veuran afectades, i ingressen manualment les quantitats que s’inclouran a la factura d’impostos. Amb un sistema de gestió de documents obsolet que no era fàcil d’usar, el comtat de Floyd no va poder trobar els arxius d’origen originals, ja que les dades es ingressaven de manera incorrecta, el que feia que els documents públics es perdessin.
Les tasques van consumir més temps i la col·laboració es va fer més difícil, el que va deixar a l’Oficina de l’secretari esforçant-se per localitzar les dades que necessitaven per a proporcionar un servei a client de primera. El sistema d’administració de documents estava destinat a ajudar-los a equilibrar i unir aquests números, però l’ingrés de dades manual romandre igual, deixant als empleats amb un procés tediós i ineficient d’administració de documents d’un mes.
A l’adonar-se que era hora de fer un canvi, el comtat de Floyd va trobar una solució avançada d’administració de documents anomenada GlobalSearch® de Square 9® Softworks. Dissenyat per automatitzar els processos de negoci i eliminar l’entrada de dades manual repetitiva, GlobalSearch ve de sèrie amb les característiques que augmenten la productivitat a el temps que garanteixen el compliment normatiu. Però el que realment va vendre el comtat de Floyd va ser la funcionalitat avançada incorporada que ajudaria a millorar el processament diari de documents, el que no va ser possible amb la seva solució anterior.
El comtat de Floyd no només va implementar GlobalSearch per eliminar l’espai d’emmagatzematge en l’oficina, sinó que KeyFree Indexing, un mòdul GlobalSearch addicional assistit per OCR, els ha permès millorar en gran mesura els processos d’arxiu indexant i buscant arxius per nom. Independentment de el format o l’estructura dels documents, KeyFree Indexing extreu informació basada en la seva ubicació dins d’un document i la classifica, reduint els errors d’entrada, agilitzant l’entrada de dades, millorant el processament i el flux de treball, mentre permet personal per arxivar registres sense esforç en qüestió de segons.
Amb GlobalSearch, els documents es poden trobar a través d’una recerca ràpida en el sistema, i es recullen immediatament i s’imprimeixen en l’acte, el que elimina el risc de paperassa perdut. Això no només ha portat a una col·laboració més fàcil, sinó que els registres d’auditoria de documents automatitzats també els ajuden a complir amb les regulacions governamentals. Amb la visibilitat de totes les accions de el document, incloses les vistes i les modificacions, cada aplicació, impost o formulari de deducció es manté segur i en conformitat.
Com l’Oficina de l’auditor de Béns Arrels i l’Oficina de l’Secretari utilitzen GlobalSearch tots els dies, ara tot està automatitzat. Ja no cal equilibrar els rebuts, les deduccions i els arxius duplicats es poden trobar simplement buscant un nom, i una persona pot completar el treball administratiu per a totes les línies de clavegueram 1,000 en un parell de dies. A més, els estalvis dels contribuents han augmentat, més de l’25% de la paperassa de l’oficina ha estat eliminat, i el Comtat de Floyd va poder contractar un empleat a temps parcial en lloc d’ocupar el lloc vacant a temps complet, estalviant-al voltant de $ 18,000 anualment.
Mentre encara està en el procés d’escanejar els seus arxius, Floyd County està encantat amb el seu canvi a GlobalSearch. Planegen expandir el sistema d’administració de documents a la banda financer de l’oficina de l’auditor perquè puguin escanejar els reclams i altres documents que necessiten ser buscats diverses vegades a el dia o durant l’any.Amb GlobalSearch en el seu lloc, el Comtat de Floyd pot centrar-se menys en reemplaçar la documentació perduda, i més en proporcionar el servei de qualitat que busquen. Per obtenir més informació sobre Floy County Clerk, visiteu http://www.floydcountyclerk.org.
Entrevista: Amanda Pahmeier, Primera auditor Adjunta, Secretària de l’Comtat de Floyd
P. Quins reptes empresarials el van portar a GlobalSearch?
Amanda Pahmeier: El nostre programari d’administració de documents anterior no era fàcil d’utilitzar. Quan ingressem dades en el sistema, vam tenir molts errors d’ingrés manual de dades que ens van portar a buscar constantment el que va sortir malament. Teníem munts de caixes plenes de paper a tot arreu de l’oficina, la qual cosa dificultava la recerca i recuperació, i era costós quan vam haver de reemplaçar perquè no vam poder trobar el que estàvem buscant.
P. Com han canviat els processos des de la implementació de GlobalSearch?
Pahmeier: A el principi només buscàvem alguna cosa per alfabetitzar les nostres dades, d’aquesta manera, cada trimestre quan arriba el moment de fer còpies dels milers de documents per a els que hem de sumar càrrecs, es poden ordenar fàcilment. Però una vegada que vam veure la indexació de KeyFree i les seves capacitats, ens vam adonar el benefici que comporta. Seure i aprendre un nou sistema sempre és intimidatori, però una vegada que el tècnic ens va portar a través de la capacitació, va poder adaptar el procés d’ingrés de dades i personalitzar perquè funcioni a la nostra oficina. Ha fet una addició increïble al nostre procés de classificació.
P. De quina manera el paquet de productes de Square 9 va millorar el rendiment comercial?
Pahmeier: GlobalSearch ha fet que el treball diari sigui molt més fàcil per a nosaltres. Amb aquest nou sistema, obtinc les línies de l’Oficina de l’registrador, les escaneig, KeyFree les indexa i després exporta les dades a Excel. Les dades poden ser manipulats per un arxiu .txt que puc importar al nostre sistema. No només hem eliminat munts de caixes, sinó que ara, quan vam rebre les línies 1,000 cada trimestre, una persona pot extreure i combinar tota la informació que necessita en un parell de dies. A més de la importació, no cal preocupar-se per l’equilibri i els errors d’entrada de dades humans. La recerca d’aplicacions que falten s’ha reduït a gairebé zero a causa de el fet que podem extreure còpies escanejades i simplement imprimir-les en l’acte.
P. Recomanaria GlobalSearch?
Pahmeier: Des que vam començar a utilitzar GlobalSearch, hem rebut múltiples elogis sobre la neteja de la nostra oficina. Estem entusiasmats amb el canvi i absolutament el recomanaria a altres. De fet, ja li he explicat a altres comtats que han tingut problemes d’escaneig similars sobre GlobalSearch i l’enorme diferència que fa a l’alfabetitzar documents i les seves dades. No només podem escanejar, emmagatzemar i recuperar ràpidament els nostres documents, sinó que també ens ajuda a guardar caixes de 3-4 per any i eliminar les caixes apilades davant de la nostra paret. Ara no sembla que venguem caixes per viure!