Oficiul Secretarului Județean Floyd oferă un serviciu consistent și de calitate pentru contribuabilii publici și Indiana, într-o manieră eficientă și cinstită. Este accentul pe munca în echipă imparțială, eficiența și profesionalismul care face ca biroul secretarului Județean Floyd să fie o unitate fiabilă și fiabilă. Ca entitate guvernamentală, Județul Floyd gestionează toate deducerile imobiliare, transferurile de proprietăți, vânzările de impozite și multe altele. Responsabil pentru menținerea înregistrărilor publice ale județului, conform cerințelor Statutului de Stat din Indiana, Județul Floyd operează într-un mediu cu o mare densitate de documente și documente.
În fiecare trimestru, Județul Floyd primește aproape 1.000 de comenzi de linie de canalizare documente. Un membru al personalului face o copie și stochează documentul original în ordine alfabetică în fișierele lor. Apoi, calculați toate taxele, extragerea tuturor proprietăților care vor fi afectate și introduceți manual sumele care vor fi incluse în factura fiscală. Cu un sistem de gestionare a documentelor învechite, care nu a fost ușor de utilizat, Județul Floyd nu a putut găsi fișierele sursă originale, deoarece datele au fost introduse incorect, ceea ce a făcut documente publice.
Sarcinile consumate mai mult timp și colaborarea a devenit mai mult dificil, care a părăsit biroul secretarului care se confruntă pentru a localiza datele necesare pentru a oferi primele servicii pentru clienți. Sistemul de management al documentelor a fost destinat să-i ajute să echilibreze și să se alăture acestor numere, însă intrarea manuală a datelor a rămas aceleași, lăsând angajații cu o gestionare plictisitoare și ineficientă a documentelor de o lună.
Realizând că era timpul să se facă O schimbare, Județul Floyd a găsit o soluție avansată de gestionare a documentelor numită Globalsearch® by Square 9® Softworks. Proiectat pentru automatizarea proceselor de afaceri și ștergeți intrarea repetitivă a datelor manuale, Globalseuarch vine ca standard cu caracteristicile care cresc productivitatea, garantând în același timp respectarea reglementărilor. Dar ceea ce a vândut cu adevărat județul Floyd a fost funcționalitatea avansată încorporată, care ar contribui la îmbunătățirea procesării zilnice a documentelor, care nu a fost posibilă cu soluția sa anterioară.
Floyd County nu numai implementat Globalsearch pentru eliminarea spațiului de stocare În birou, dar indexarea de chei, un modul suplimentar Globalsearch asistat de OCR, le-a permis să îmbunătățească foarte mult procesele de aplicare de indexare și să caute fișiere după nume. Indiferent de formatul sau structura documentelor, indexarea tastaturii extrage informații bazate pe locația sa într-un document și o clasifică, reducând erorile de intrare, accelerarea introducerii datelor, îmbunătățirea procesării și fluxului de lucru, permițând în același timp personalului înregistrărilor fără efort de secunde.
cu Globalseuarch, documentele pot fi găsite printr-o căutare rapidă pe sistem și sunt colectate imediat și tipărite pe actul, ceea ce elimină riscul de pierdere a documentelor. Acest lucru nu numai că a condus la o colaborare mai ușoară, dar înregistrările de audit ale documentelor automate îi ajută, de asemenea, să respecte reglementările guvernamentale. Odată cu vizibilitatea tuturor acțiunilor documentului, inclusiv opiniile și modificările, fiecare aplicație, formă de impozitare sau deducere rămâne în siguranță și în conformitate cu
ca Oficiul auditorului imobiliar și Oficiul de la secretarul Utilizare GlobalSearch În fiecare zi, acum totul este automatizat. Nu mai este necesar să se echilibreze încasările, deducerile și fișierele duplicate pot fi găsite pur și simplu prin căutarea unui nume, iar o persoană poate finaliza lucrările administrative pentru toate cele 1.000 de linii de canalizare în câteva zile. În plus, economiile de la contribuabil au crescut, mai mult de 25% din documentele de birou au fost eliminate, iar Județul Floyd a reușit să angajeze un angajat cu fracțiune de normă în loc să ocupe vacant cu normă întreagă, salvându-i în jur de 18.000 de dolari pe an.
În timp ce este încă în procesul de scanare a fișierelor, Județul Floyd este încântat de schimbarea la Globalseuarch. Ei intenționează să extindă sistemul de gestionare a documentelor pe partea financiară a biroului auditorului, astfel încât aceștia să poată scana cererile și alte documente care trebuie să fie căutate de mai multe ori pe zi sau în cursul anului.Cu Globalsearch În schimb, Județul Floyd se poate concentra mai puțin la înlocuirea documentației pierdute și mai mult în furnizarea serviciului de calitate pe care îl caută. Pentru mai multe informații despre grefierul Județului Floy, vizitați http://www.floydcountyclerk.org.
Interviu: Amanda Pahmeier, primul auditor atașat, secretar de județ Floyd
p. Ce provocări de afaceri ați luat la Globalsearch?
Amanda Pahmeier: Software-ul nostru anterior de gestionare a documentelor nu a fost ușor de utilizat. Când introducem date în sistem, am avut multe erori de intrare manuală de date care ne-au determinat să căutăm în mod constant ceea ce a mers prost. Am avut o mulțime de cutii pline de hârtie peste tot în birou, ceea ce a făcut dificil pentru căutare și recuperare și a fost scump atunci când trebuia să le înlocuim pentru că nu am găsit ceea ce căutam.
p. Cum s-au schimbat procesele de la implementarea Globalsearch?
pahmeier: La început am căutat doar ceva de a ne atenua datele, în acest fel, în fiecare trimestru atunci când vine timpul să facem copii ale mii de documente Cei care trebuie să adauge taxe, pot fi ușor comandate. Dar, odată ce am văzut indexarea cheiului și a abilităților sale, am realizat beneficiul care implică. Ședința și învățarea Un nou sistem este întotdeauna intimidant, dar odată ce tehnicianul ne-a luat prin formare, el a reușit să adapteze procesul de introducere a datelor și să-l personalizeze pentru a lucra în biroul nostru. El a făcut o adăugare incredibilă la procesul nostru de clasificare.
P. Cum a îmbunătățit pachetul de produse Pătrat 9 performanță comercială?
pahmeier: Globalsearch a făcut munca zilnică mult mai ușoară pentru noi. Cu acest nou sistem, primesc liniile de la biroul registratorului, scanarea, indiciul de traseu și apoi exportă datele către Excel. Datele pot fi manipulate pentru un fișier .txt pe care îl pot importa în sistemul nostru. Nu numai că am eliminat o mulțime de cutii, dar acum, când primim linii de 1.000 în fiecare trimestru, o persoană poate extrage și combina toate informațiile de care au nevoie în câteva zile. În plus față de import, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la soldul și erorile de introducere a datelor umane. Căutarea aplicațiilor lipsă a fost redusă la aproape zero datorită faptului că putem extrage copii scanate și le imprima pur și simplu la fața locului.
P. Ați recomanda Globalseuarch?
Pahmeier: De când am început să folosim Globalseuarch, am primit mai multe complimente pe curățarea biroului nostru. Suntem încântați de schimbare și absolut i-aș recomanda altora. De fapt, am spus deja alte județe care au avut probleme de scanare similare despre Globalseuarch și despre diferența enormă pe care o face atunci când documentele de alfabetizare și datele acestora. Nu putem doar să scanați, să stocăm și să ne recuperăm rapid documentele, dar, de asemenea, ne ajută să salvăm cutiile de 3-4 pe an și să eliminăm cutiile stivuite în fața peretelui nostru. Acum nu pare că vindem cutii pentru a trăi!