A Secretaría do Condado de Floyd ofrece un servizo consistente e de calidade aos contribuíntes públicos en xeral e Indiana de forma eficiente e honesta. É o seu foco no traballo en equipo imparcial, eficiencia e profesionalidade que fai que a oficina do secretario do condado de Floyd sexa un establecemento fiable e fiable. Como entidade gobernamental, o condado de Floyd manexa todas as deducións de inmobles, transferencias de propiedade, vendas fiscais e moito máis. Responsado de manter os rexistros públicos do condado segundo o requirido polos estatutos do Estado de Indiana, o condado de Floyd opera nun ambiente cunha gran densidade de documentos e documentos.
Cada trimestre, o condado de Floyd recibe preto de 1.000 ordes de liña de sumidoiros Documentos. Un membro do persoal fai unha copia e almacena o documento orixinal alfabeticamente nos seus ficheiros. A continuación, calcule todas as cargas, extraendo todas as propiedades que se verán afectadas e introducen manualmente as cantidades que se incluirán na factura fiscal. Cun sistema de xestión de documentos obsoletos que non foi fácil de usar, o condado de Floyd non puido atopar os ficheiros orixinais de orixe, xa que os datos foron introducidos incorrectamente, que fixeron documentos públicos.
As tarefas consumidas máis tempo e a colaboración fíxose máis Difícil, que deixou a oficina do secretario que loita para localizar os datos que necesitaban para proporcionar primeiro servizo ao cliente. O sistema de xestión de documentos estaba destinado a axudalos a equilibrar e unirse a estes números, pero a entrada de datos manual permaneceu igual, deixando aos empregados cunha xestión de documentos tediosos e ineficientes dun mes.
Dándose conta de que era hora de facer Un cambio, o condado de Floyd atopou unha solución avanzada de xestión de documentos chamada Globalearch® por Square 9® Softworks. Deseñado para automatizar os procesos comerciais e eliminar a entrada de datos manual repetitiva, GlobalSearch vén de serie coas características que aumentan a produtividade ao garantir o cumprimento regulatorio. Pero o que realmente se vendeu o condado de Floyd foi a funcionalidade avanzada integrada que axudaría a mellorar o procesamento diario de documentos, que non era posible coa súa solución anterior.
Floyd County non só implementado globalista para eliminar o espazo de almacenamento Na oficina, pero a indexación de KeyFree, un módulo de GlobalSearch Adicional asistido por OCR, permitiulles mellorar moito o procesamento de aplicacións indexando e buscando ficheiros por nome. Independentemente do formato ou estrutura dos documentos, a indexación de KeyFree extrae a información en función da súa localización dentro dun documento e clasifícase, reducindo os erros de entrada, acelerando a entrada de datos, mellorando o procesamento e o fluxo de traballo, permitindo que o persoal poida arquivar os rexistros sen esforzo nunha materia de segundos.
Con globalesearch, os documentos pódense atopar a través dunha procura rápida no sistema e son recollidos de inmediato e impresos no acto, o que elimina o risco de trámites perdidos. Isto non só levou a unha colaboración máis fácil, pero os rexistros de auditoría de documentos automatizados tamén axudalos a cumprir coas normas gobernamentais. Coa visibilidade de todas as accións do documento, incluídas as opinións e modificacións, cada forma de aplicación, imposto ou dedución segue sendo segura e de acordo.
como a oficina do Auditor Inmobiliario e da Oficina do Secretario Uso Globalsearch cada día, agora todo está automatizado. Xa non é necesario para equilibrar os recibos, as deducións e os ficheiros duplicados pódense atopar simplemente buscando un nome e unha persoa pode completar o traballo administrativo para todas as 1.000 liñas de alcantarillado nun par de días. Ademais, os aforros do contribuínte aumentaron, máis do 25% dos documentos de oficina foron eliminados e Floyd County foi capaz de contratar un empregado a tempo parcial no canto de ocupar por a tempo completo, gardalos en torno a 18.000 dólares anual.
Aínda que aínda está en proceso de dixitalizar os seus ficheiros, o condado de Floyd está encantado co seu cambio a globalearch. Eles planean expandir o sistema de xestión de documentos no lado financeiro da oficina do auditor para que poidan escanear as reclamacións e outros documentos que deben ser buscados varias veces ao día ou durante o ano.Con GlobalSearch, en vez diso, o condado de Floyd pode centrarse menos en substituír a documentación perdida e máis ao proporcionar o servizo de calidade que están a buscar. Para obter máis información sobre o secretario do condado de Floy, visite http://www.floydcountyclerk.org.
Entrevista: Amanda Pahmeier, primeiro auditor adxunto, secretario do condado de Floyd
p. Que desafíos empresariais tomaches a globalesearch?
Amanda Pahmeier: O noso software de xestión de documentos anteriores non foi fácil de usar. Cando introducimos datos no sistema, tivemos moitos erros de entrada de datos manual que nos levaron a buscar constantemente o que foi mal. Tivemos moitas caixas cheas de papel en todas partes da oficina, o que dificultou a busca e recuperación, e era caro cando tivemos que reemplazarlos porque non puidemos atopar o que estabamos a buscar.
p. Como se cambiaron os procesos desde a implementación de GlobalSearch?
Pahmeier: Ao principio só buscamos algo para aliviar os nosos datos, deste xeito, cada trimestre cando chega a facer copias dos miles de documentos para Os que teñen que engadir cargos, pódense ordenar facilmente. Pero unha vez que vimos a indexación de Keyfree e as súas habilidades, decatámosnos / decatámonos de que o beneficio implica. Sentar e aprender un novo sistema sempre é intimidante, pero unha vez que o técnico nos levou a través do adestramento, foi capaz de adaptar o proceso de entrada de datos e personalizarlo para traballar na nosa oficina. Fixo unha increíble adición ao noso proceso de clasificación.
p. Como foi o paquete de produtos Square 9 mellorou o rendemento comercial?
Pahmeier: GlobalSearch fixo un traballo diario moito máis fácil para nós. Con este novo sistema, obtivo as liñas da oficina do Rexistro, a exploración, os índices libres libres e a continuación, exporta os datos a Excel. Os datos poden ser manipulados para un ficheiro .txt que podo importar ao noso sistema. Non só eliminamos moitas caixas, pero agora, cando recibimos liñas de 1.000 cada trimestre, unha persoa pode extraer e combinar toda a información que necesitan dentro dun par de días. Ademais da importación, non tes que preocuparte polo equilibrio e os erros da entrada de datos humanos. A busca de aplicacións que faltan reduciuse a case cero debido ao feito de que podemos extraer copias escaneadas e simplemente imprimilas no lugar.
p. Recomendarías globoalSearch?
Pahmeier: Dende que comezamos a usar GlobalSearch, recibimos múltiples eloxios sobre a limpeza da nosa oficina. Estamos entusiasmados co cambio e absolutamente que o recomendaría a outros. De feito, xa dixen a outros condados que tiveron problemas de escaneo similar sobre GlobalSearch e a enorme diferenza que fai cando os documentos de alfabetización e os seus datos. Non só podemos escanear, almacenar e recuperar rapidamente os nosos documentos, senón que tamén nos axuda a aforrar caixas de 3-4 por ano e eliminar as caixas apiladas diante da nosa parede. Agora non parece que vendemos caixas para vivir!