O Escritório do Secretário do Condado de Floyd proporciona um serviço consistente e de qualidade para os contribuintes públicos e indiana de maneira eficiente e honesta. É seu foco em trabalho em equipe imparcial, eficiência e profissionalismo que torna o escritório do Secretário do Condado de Floyd um estabelecimento confiável e confiável. Como entidade governamental, o condado de Floyd lida com todas as deduções de imóveis, transferências de propriedade, vendas fiscais e muito mais. Responsável por manter os registros públicos do condado, conforme exigido pelos Estatutos do Estado de Indiana, o Condado de Floyd opera em um ambiente com uma grande densidade de documentos e documentos.
Cada trimestre, o condado de Floyd recebe fechamento de 1.000 ordens de linha de esgoto documentos. Um membro da equipe faz uma cópia e armazena o documento original alfabeticamente em seus arquivos. Em seguida, calcule todas as cobranças, extraindo todas as propriedades que serão afetadas e inserirão manualmente os montantes que serão incluídos na fatura fiscal. Com um sistema obsoleto de gerenciamento de documentos que não foi fácil de usar, o condado de Floyd não conseguiu encontrar os arquivos de origem originais, uma vez que os dados foram inseridos incorretamente, que fez documentos públicos.
Tarefas consumidas mais tempo e colaboração tornam-se mais Difícil, que deixou o escritório do secretário lutando para localizar os dados que precisavam para fornecer primeiro atendimento ao cliente. O sistema de gerenciamento de documentos destinou-se a ajudá-los a equilibrar e unir esses números, mas a entrada manual de dados permaneceu a mesma, deixando os funcionários com um gerenciamento de documentos tedioso e ineficiente de um mês.
Percebendo que era hora de fazer Uma mudança, o Floyd County encontrou uma solução avançada de gerenciamento de documentos chamada GlobalSearch® pelo Square 9® SoftWorks. Projetado para automatizar os processos de negócios e excluir a entrada de dados manual repetitiva, o GlobalSearch vem como padrão com as características que aumentam a produtividade, garantindo a conformidade regulatória. Mas o que realmente vendeu o condado de Floyd foi a funcionalidade avançada interna que ajudaria a melhorar o processamento diário de documentos, o que não foi possível com sua solução anterior.
condado floyd não só implementou o espaço de armazenamento No escritório, mas a indexação da KeyFree, um módulo GlobalSearch adicional assistido pela OCR, permitiu melhorar significativamente o processo de inscrição de indexação e procurando arquivos pelo nome. Independentemente do formato ou estrutura dos documentos, a indexação keyfree extrai informações com base em sua localização dentro de um documento e classifica-a, reduzindo erros de entrada, acelerando a entrada de dados, melhorando o processamento e o fluxo de trabalho, permitindo que o pessoal arquive sem esforço em um assunto de segundos.
Com o GlobalSearch, os documentos podem ser encontrados através de uma pesquisa rápida no sistema e são coletadas imediatamente e impressas no ato, o que elimina o risco de papelada perdida. Isso não apenas levou a uma colaboração mais fácil, mas os registros de auditoria de documentos automatizados também os ajudam a cumprir os regulamentos do governo. Com a visibilidade de todas as ações do documento, incluindo as exibições e modificações, cada formulário de aplicação, imposto ou dedução permanece seguro e de acordo com o escritório do imobiliário e o escritório do Secretário GlobalSearch todos os dias, agora tudo é automatizado. Não é mais necessário equilibrar receitas, deduções e arquivos duplicados podem ser encontrados simplesmente procurando um nome, e uma pessoa pode concluir o trabalho administrativo para todas as 1.000 linhas de esgoto em alguns dias. Além disso, a poupança do contribuinte aumentaram, mais de 25% da documentação do escritório foi eliminada, e o condado de Floyd foi capaz de contratar um funcionário de meio período em vez de ocupar a vida inteira vaga, salvá-las em torno de US $ 18.000 por ano.
Embora ainda esteja no processo de digitalizar seus arquivos, o Floyd County está encantado com sua mudança no GlobalSearch. Eles planejam expandir o sistema de gerenciamento de documentos sobre o lado financeiro do escritório do auditor para que possam digitalizar as reivindicações e outros documentos que precisam ser pesquisados várias vezes ao dia ou durante o ano.Com o GlobalSearch em vez disso, o Condado de Floyd pode se concentrar menos na substituição da documentação perdida e, mais no fornecimento do serviço de qualidade que eles estão procurando. Para mais informações sobre o Floy County Charx, visite http://www.floydcountyclerk.org.
entrevista: Amanda Pahmeier, primeiro auditor anexado, secretário do condado de Floyd
p. Quais desafios de negócios você levou para GlobalSearch?
Amanda Pahmeier: Nosso software anterior de gerenciamento de documentos não foi fácil de usar. Quando inserimos dados no sistema, tínhamos muitos erros de entrada manual de dados que nos levou a procurar constantemente o que deu errado. Nós tínhamos muitas caixas cheias de papel em todos os lugares no escritório, o que tornou difícil para a busca e recuperação, e era caro quando tivemos que substituí-los porque não conseguimos encontrar o que estávamos procurando.
p. Como os processos foram alterados desde a implementação do GlobalSearch?
Pahmeier: No começo, só procuramos algo para aliviar nossos dados, dessa maneira, a cada trimestre, quando chegar tempo para fazer cópias dos milhares de documentos para Aqueles que têm que adicionar taxas, podem ser facilmente encomendados. Mas uma vez que vimos a indexação de keyfree e suas habilidades, percebemos o benefício que implica. Sentado e aprender um novo sistema é sempre intimidante, mas uma vez que o técnico nos levou através do treinamento, ele foi capaz de adaptar o processo de entrada de dados e personalizá-lo para trabalhar em nosso escritório. Ele fez uma adição incrível ao nosso processo de classificação.
p. Como o pacote do produto 9 do produto melhorou o desempenho comercial?
Pahmeier: GlobalSearch fez o trabalho diário muito mais fácil para nós. Com este novo sistema, obtenho as linhas do escritório, digitalização, índices keyfree e, em seguida, exporta os dados para o Excel. Os dados podem ser manipulados para um arquivo .txt que eu possa importar para o nosso sistema. Nós não apenas eliminamos muitas caixas, mas agora, quando recebemos linhas 1.000 a cada trimestre, uma pessoa pode extrair e combinar todas as informações necessárias dentro de alguns dias. Além da importação, você não precisa se preocupar com o saldo e erros da entrada de dados humanos. A busca por aplicativos ausentes foi reduzida a quase zero devido ao fato de que podemos extrair cópias digitalizadas e simplesmente imprimi-las no local.
p. Você recomendaria GlobalSearch?
Pahmeier: Desde que começamos a usar o GlobalSearch, recebemos vários elogios na limpeza do nosso escritório. Estamos animados com a mudança e absolutamente eu recomendaria aos outros. Na verdade, já contei outros condados que tiveram problemas de digitalização semelhantes sobre o GlobalSearch e a enorme diferença que ele faz quando documentos de alfabetização e seus dados. Nós não podemos apenas digitalizar, armazenar e recuperar rapidamente nossos documentos, mas também nos ajuda a salvar caixas de 3-4 por ano e eliminar caixas empilhadas na frente da nossa parede. Agora não parece que vendemos caixas para viver!