Le bureau du secrétaire du comté de Floyd constitue un service cohérent et de qualité aux contribuables du grand public et de l’Indiana d’une manière efficace et honnête. Il se concentre sur le travail d’équipe impartial, l’efficacité et le professionnalisme qui rend le bureau de la secrétaire du comté de Floyd un établissement fiable et fiable. En tant qu’entité du gouvernement, le comté de Floyd gère toutes les déductions de biens immobiliers, de transferts de propriété, de ventes fiscales et bien plus encore. Responsable du maintien des dossiers publics du comté conformément aux statuts de l’État de l’Indiana, le comté de Floyd exploite dans un environnement avec une grande densité de documents et de documents.
Chaque trimestre, le comté de Floyd reçoit la clôture de 1 000 commandes de ligne d’égout Documents. Un membre du personnel en fait une copie et stocke le document original alphabétiquement dans leurs fichiers. Ensuite, calculez toutes les charges, extrayant toutes les propriétés qui seront affectées et entrent manuellement les montants qui seront inclus dans la facture fiscale. Avec un système de gestion de documents obsolètes qui n’était pas facile à utiliser, le comté de Floyd n’a pas pu trouver les fichiers source d’origine, car les données ont été entrées de manière incorrecte, ce qui a fait des documents publics.
tâches consommées plus de temps et de collaboration devenait plus de temps et de collaboration Difficile, qui a laissé le bureau du secrétaire au pouvoir pour localiser les données dont ils avaient besoin pour fournir un premier service à la clientèle. Le système de gestion de documents visait à les aider à équilibrer et à rejoindre ces chiffres, mais la saisie manuelle des données est restée la même, laissant les employés avec une gestion de documents fastidieux et inefficace d’un mois.
Réalisant qu’il était temps de faire Un changement, le comté de Floyd a trouvé une solution de gestion de documents avancée appelée GlobalSearch® par Square 9® Softworks. Conçu pour automatiser les processus métier et supprimer la saisie de données manuelle répétitive, GlobalSearch se présente en standard avec les caractéristiques qui augmentent la productivité tout en garantissant la conformité réglementaire. Mais ce qui a vraiment vendu le comté de Floyd était la fonctionnalité avancée intégrée qui contribuerait à améliorer le traitement quotidien des documents, qui n’était pas possible avec sa solution précédente.
comté de Floyd non seulement implémenté GlobalSearch pour supprimer l’espace de stockage Au bureau, mais sans clé d’indexation gratuite, un module globalSarch supplémentaire assisté par OCR, a permis d’améliorer considérablement l’indexation des processus d’application et la recherche de fichiers par nom. Quel que soit le format ou la structure des documents, l’indexation clés extrait des informations basées sur son emplacement dans un document et la classifie les erreurs de saisie, en réduisant les erreurs de saisie, en accélérant la saisie de données, en améliorant le traitement et le flux de travail, tout en permettant au personnel d’archiver des enregistrements sans effort dans une affaire de secondes.
Avec GlobalSearch, les documents peuvent être trouvés dans une recherche rapide sur le système et sont collectées immédiatement et imprimées sur la loi, ce qui élimine le risque de paperasse perdue. Cela a non seulement conduit à une collaboration plus facile, mais les enregistrements d’audit des documents automatisés les aident également à se conformer à la réglementation gouvernementale. Avec la visibilité de toutes les actions du document, y compris les vues et les modifications, chaque application, taxe ou déduction reste en sécurité et conformément.
Le bureau de l’auditeur immobilier et le bureau de la secrétaire utilisent Globalesarch tous les jours, tout est automatisé. Il n’est plus nécessaire de trouver des recettes, des déductions et des fichiers en double que vous recherchiez simplement un nom et une personne peut compléter le travail administratif pour toutes les 1 000 lignes d’égout dans quelques jours. En outre, les économies des contribuables ont augmenté, plus de 25% des documents de bureaux ont été éliminés et que Floyd County a pu embaucher un employé à temps partiel au lieu d’occuper un vacant à temps plein, ce qui les sauve d’environ 18 000 dollars par an.
S’il est toujours en train de numériser vos fichiers, le comté de Floyd est ravi de son changement à GlobalSearch. Ils envisagent d’élargir le système de gestion de documents sur le côté financier du bureau du vérificateur afin qu’ils puissent analyser les réclamations et autres documents à rechercher plusieurs fois par jour ou au cours de l’année.Avec GlobalSearch à la place, le comté de Floyd peut se concentrer moins sur le remplacement de la documentation perdue, et plus encore en fournissant le service de qualité qu’ils recherchent. Pour plus d’informations sur Floy County Greffier, visitez http://www.floydcountyclerk.org.
Interview: Amanda Pahmeier, premier vérificateur attaché, Secrétaire du comté de Floyd
p. Quels défis d’activité avez-vous pris à GlobalSearch?
Amanda Pahmeier: Notre logiciel de gestion de documents précédent n’était pas facile à utiliser. Lorsque nous entrons des données dans le système, nous avons eu de nombreuses erreurs de saisie de données manuelles qui nous ont amenés à rechercher constamment ce qui s’est mal passé. Nous avons eu beaucoup de boîtes pleines de papier partout dans le bureau, ce qui rendait difficile la recherche et la récupération, et c’était cher lorsque nous devions les remplacer car nous ne pouvions pas trouver ce que nous recherchions.
p. Comment les processus ont-ils changé depuis la mise en œuvre de globalalearch?
Pahmeier: Au début, nous n’avons demandé que quelque chose à atténuer nos données, de cette façon, chaque trimestre lorsqu’il s’agit de faire des copies des milliers de documents pour Ceux qui doivent ajouter des accusations peuvent être facilement commandés. Mais une fois que nous avons vu l’indexation de clés libres et ses capacités, nous avons réalisé l’avantage qui implique. Assis et apprendre Un nouveau système est toujours intimidant, mais une fois que le technicien nous a pris grâce à une formation, il a été capable d’adapter le processus de saisie de données et de le personnaliser pour travailler dans notre bureau. Il a fait un ajout incroyable à notre processus de classification.
p. Comment l’ensemble de produits Square 9 a-t-il amélioré les performances commerciales?
Pahmeier: GlobalSearch a réalisé un travail quotidien beaucoup plus facile pour nous. Avec ce nouveau système, je reçois les lignes du bureau du registraire, de la numérisation, des indices clés des clés, puis de l’exportation des données sur Excel. Les données peuvent être manipulées pour un fichier .txt que je peux importer dans notre système. Nous avons non seulement éliminé beaucoup de boîtes, mais maintenant, lorsque nous recevons des lignes 1 000 chaque trimestre, une personne peut extraire et combiner toutes les informations dont il a besoin quelques jours. En plus de l’importation, vous n’avez pas à vous soucier de l’équilibre et des erreurs de la saisie des données humaines. La recherche d’applications manquantes a été réduite à presque zéro en raison du fait que nous pouvons extraire des copies numérisées et simplement les imprimer sur place.
p. Voulez-vous recommander GlobalSearch?
Pahmeier: Depuis que nous avons commencé à utiliser GlobalSearch, nous avons reçu plusieurs compliments sur le nettoyage de notre bureau. Nous sommes excités par le changement et je le recommanderais absolument à d’autres. En fait, j’ai déjà raconté d’autres comtés qui ont eu des problèmes de numérisation similaires sur GlobalSearch et l’énorme différence qu’il fait lorsque des documents d’alphabétisation et leurs données. Nous pouvons non seulement numériser, stocker et récupérer rapidement nos documents, mais nous aide également à économiser des cases de 3-4 par an et d’éliminer les boîtes empilées devant notre mur. Maintenant, il ne semble pas que nous vendions des boîtes à vivre!