24 horas parecen chegar ao día cada vez menos. Todos estamos a buscar un truco dado por expertos ou un consello milagroso que nos permite dar máis tempo ou facernos renderse máis no traballo; Moitas veces ao custo da nosa saúde.
Dormes catro horas ao día para ir a ioga ou ler antes de ir a traballar? Seguramente si. Ou non ter que preocuparse de preparar alimentos ou cola en restaurantes, bebe licuado en comidas? É posible, pero definitivamente non é moi apetitoso.
Aínda que estas prácticas efectivamente fan que faga máis tempo, tamén comprometen a súa saúde e benestar. Non hai ningunha razón pola que non podes durmir oito horas seguidas ou así podes sentir que non tes tempo suficiente para facer todo o que queiras. Hai momentos no seu día que pode que poida reactustir as súas horas máis produtivas.
No canto de experimentar con medidas extremas, intente implementar estes catro axustes simples na súa rutina e conseguir que o seu tempo cede máis. Quizais só poida aforrar 10 minutos por aquí e alí, pero cando resumes todo, convértese en algo significativo.
Tornando o tempo perdido en tempo útil
Todos sabemos moito Ben, cales son as actividades nas que se perde máis tempo no traballo: reunións e publicacións … Hai tamén as actividades en que o tempo que se perde, como a fatiga de tomar decisións ou facer a mesma tarefa de novo. E aínda que sexa difícil eliminar estes malos hábitos de etiquetas, pode cambiar a súa perspectiva sobre eles e así conseguir máis tempo:
Aquí están algunhas actividades máis que tempo e como pode aproveitar-los para renderizar máis No traballo:
Imos programar unha reunión para revisar ese asunto … de novo
Se pensas que as reunións de asistencia converteuse nun traballo a tempo completo, déixame dicirlle que non é o único.
As reunións aumentaron a tempo e frecuencia nos últimos 50 anos e os executivos asignáronlles unha media de case 23 horas á semana (en comparación coas menos de 10 horas que foron asignadas a eles nos anos sesenta ).
e tamén, a maioría das reunións non son moi útiles. Segundo o informe do Estado de reunións (estado das reunións) de 2019, realizado pola aplicación doodle que serve para programar e facer horarios, prácticamente o 71% dos profesionais parecen perder tempo cada semana debido a reunións innecesarias ou canceladas. Cando se realizan as reunións, o 43% dixo que os puntos de acción non están claros e producen confusión, o 38% dixo que a mala organización resulta na perda do enfoque nos proxectos e o 31% cren que os participantes irrelevantes atrasan a progreso.
Como levar máis no traballo:
A próxima vez que reciba unha invitación para unha reunión que non sexa relevante ou que se desenvolva mellor nunha conversa rápida a través dun chat, só … espera … digamos que non. Aínda que as reunións estiveron involucradas na cultura do traballo, recordade isto: aínda é unha invitación por unha razón. Alguén está solicitando unha reunión e ten dereito a dicir que non se considera que non é a persoa adecuada ou que pode usar o seu tempo de forma máis valiosa.
Harvard Business Review ofrece algunhas opcións Para coñecer amablemente unha reunión:
- “é un tema interesante. Baseado nas nosas prioridades actuais, non estou seguro de que esteamos preparados para ter unha conversa aínda. Sería posible atrasar isto Reunión para que o grupo poida avanzar antes de reunirse connosco? ”
- “Estou emocionado de tomar decisións sobre este asunto. Polo que vin da invitación a coñecer, non parece que o equipo de produción estea involucrado. Gustaríame esperar ata que alguén produciu Fomos un. En caso contrario, non podemos tomar ningunha decisión. “
- ” en función da información que vén na invitación, parece que esta reunión é para fins informativos. Sería posible que Vou enviar un resumo en vez de facer unha reunión?
Sente que non pode rexeitar unha reunión?
De todos os xeitos hai esperanza; pode aforrar minutos preciosos mesmo cando vostede ten que asistir á reunión.
Primeira experiencia coa regra 20/50. A maioría das reunións de 30 ou 60 minutos poden ser reducidas entre 20 ou 50 minutos. Os 10 minutos da reunión adoitan ser o menos produtivo porque A xente revisa outras reunións ou fala sobre cuestións que non chegan ao caso.Se eliminas eses últimos 10 minutos, podes acadar unha decisión de forma máis rápida.
En segundo lugar, cambia o ambiente ambiental. Cando todos están sentados na mesa da conferencia nunha pequena sala, é fácil manter a falar. En vez diso, programa unha reunión na que todos están parados ou van camiñar, así que cambiará o ritmo e a dinámica da reunión.
Ten un correo electrónico
un gasto profesional medio 28 % da súa xornada laboral lendo e respondendo correos electrónicos, segundo unha análise realizada polo Instituto Global McKinsey. Que engade unha incrible cantidade de 2,6 horas pasadas e 120 mensaxes recibidas ao día.
Pasamos tanto tempo pensando nos correos electrónicos que están chegando, que esquecemos de optimizar os correos electrónicos que saen da saída. Pode ser un mestre de etiquetas, carpetas e pedidos, pero escribindo un tempo de eliminación de correo electrónico e velo ben, é unha perda de tempo cando pensas que este tipo de traballo pode ser automatizado.
Ningún Número de regras en Outlook ou copias de seguridade automáticas obterá recuperar o tempo que usou premendo en “Responder”, escribir unha mensaxe e facer clic en “Enviar”.
Como renunciar a tempo:
Unha das formas máis sinxelas de facer que o tempo entregase con respecto á súa caixa de entrada, está evitando responder a correos electrónicos que non aporten nada. Por exemplo, digamos que estás involucrado nunha discusión cun colega con respecto a un problema. Ela responde ao seu correo electrónico máis recente dicindo: “Excelente, grazas por enviar toda esta información. Seguiremos con isto nun par de días, despois da reunión con todos”.
A convención social dicta que debes responder con outro correo electrónico dicindo: “Grazas” ou “Grazas pola actualización”. Este é un exemplo clásico de correo inútil. A túa resposta non engade valor ou fai unha nova conversa. En lugar de responder, debes ter borrado por correo ou trasladado a outro cartafol.
Se pensas que “debes” responder aos correos electrónicos cun “grazas”, “verte” ou “bo saber”, crear un templo para o teu correo e as respostas automáticas para non ter que escribir a mesma resposta todo o tempo.
Demasiado … Decisións
Tomamos centos de pequenas decisións todos os días, de escoller un conxunto de roupa ata o día escollendo o día por Comer unha galleta con chispas de chocolate ou brownie como sobremesa.
No traballo, as decisións fáciles acumulan, e iso obrigarache a decidir as tarefas que vai traballar primeiro, como vai acabar cun correo electrónico ou como responder a unha pregunta dun colega. Cando o tempo chega a durmir, unha persoa media xa tomou 35.000 decisións.
entre máis decisións! Durante o día. Máis difícil convértese no seu cerebro.
Este fenómeno, chamado fatiga para a toma de decisións, foi acuñado polo psicólogo social Roy F. Baumeister e é consecuencia que o seu cerebro busca atallos. Hai dúas opcións, voltas imprudente e impulsivo, ou non fas nada. Ambos atallos engaden tempo ao seu día, obrigándoos a devolver e organizar unha decisión imprudente ou gastar tempo innecesario pensando en opcións sobre unha decisión que vai pospoñer.
Como levar máis no traballo:
Hai dúas formas de afrontar a fatiga de tomar decisións: reducir a cantidade de tempo para tomar decisións e limitar as súas opcións.
A estratexia máis sinxela é limitar o número de opcións que debes avaliar .. Por exemplo, digamos que está a cargo de atopar unha nova axencia para apoiar o equipo de marketing. É moi fácil perder tempo e acaba en comparar todas as axencias nun radio de 30 millas ao redor da súa oficina.
Este enfoque fai que acumule ansiedade e estrés e, aínda que tomará unha decisión, probablemente Ao final non o convence o resultado.
“Terminamos menos satisfeitos co resultado da elección que se tivésemos menos opcións”, di o psicólogo e profesor de teoría social Barry Schwartz Nun artigo de The Guardian.
No canto de facelo, pregunta ás recomendacións dos compañeiros que ten e só comparar as mellores tres axencias. E unha vez que tomaches a decisión, pídelle desculpas con ela.
Non importa se está a restar 20 segundos a cada decisión, ao final engádese coas centos de decisións que tomamos todos os días. A clave é practicar este enfoque con decisións menores e escalar ata chegar ás decisións máis importantes.
Coach de decisión Nell Wulfhart di nun artigo da MUSE:
“Se che custa moito para tomar decisións, adestrar o músculo de decisión facendo que inicie un pouco. Data 30 segundos para decidir o que quere cear, que película quere ver ou se quere saír en noite. Dérese a esa decisión.Repetir. Entón ve por cousas máis grandes. “Tomar pequenas decisións en pouco tempo axudarache a adestrar o teu cerebro a pensar sobre as preguntas máis rápido.”
Tarefas manuais (Ctrl + C, Ctrl + V, Ctrl + C, Ctrl + V)
Unha gran parte do traballo das persoas implica xestionar ferramentas e sistemas, facendo tarefas como a recollida de información, acordos e compartindo actualizacións. Aínda que moitas persoas aprenden a Use as teclas de atallo e outros trucos para aforrar tempo, non é suficiente.
Segundo un informe de automatización de oficinas, feito por SmartSheet Software sobre xestión de traballo, máis do 40% dos traballadores encuestados gastan polo menos a trimestre da súa semana de traballo en tarefas repetitivas, sendo os correos electrónicos, a recollida de información e datos, que leva máis tempo.
Isto non só afecta só aos contribuíntes individuais. Un servizo agora informou que case o 70% dos xestores din que o home procesa Os EAALS levan tempo para iniciativas estratéxicas e máis dunha terceira din que utilizan principalmente procesos manuais no seu traballo.
Como realizar máis no traballo:
No mesmo estudo SmartSheet, case O 60% dos traballadores estiman que poderían aforrar 6 ou máis horas por semana (case un día de traballo). Se as partes repetitivas do seu traballo poderían ser automatizadas.
Automatizar o traballo pode ser intimidante – Tivo que aprender a programar ou coñecer un programa informático para crear regras e solucións complexas. Hoxe en día, hai aplicacións poderosas e intuitivas que permiten a todos automatizar tarefas manuais.
Estes son algúns:
- Trello ten unha automatización con mordomo que pode aforrar tempo en tarefas rutineiras sobre xestión de proxectos. Butler incluso daralle “recomendacións” ou suxestións en función do que adoita facer, para que poida aforrar tempo automático.
- zapier permítelle conectar coas aplicacións que usa todos os días. Podes atopar as túas aplicacións favoritas (como Trello) e elixir aqueles que che interesan nunha lista de “zaps” (integracións) ou crear o teu propio fluxo de traballo. Por exemplo, pode crear automaticamente tarxetas de trello de Renglones en Google Sheets ou a partir de mensaxes Slack que están marcadas.
- IFTTT permítelle atopar integracións para fóra das aplicacións comúns, chamadas applets ou crear teu. Pode escoller integracións específicas para Trello ou conectar aplicacións como Instagram, Twitter, Salesforce e moito máis.
- Para automatizar tarefas en Mac, proba con Automator. Non hai necesidade de aprender a programar – no lugar diso, elixir entre unha lista de accións feitas para crear fluxos de traballo, como redimensionar as imaxes, saír de todas as aplicacións ao mesmo tempo, ou pegar varios ficheiros PDF.
- Para usuarios de Windows, xa hai un planificador de tarefas de Windows. Isto permítelle crear unha tarefa, establecer unha frecuencia para estas tarefas (diariamente, semanal, mensual, etc.) e establecer un detonador. Por exemplo, pode automatizar a copia de seguridade na nube ou incluso abrir os mesmos programas cada vez que acende o computador.
e que facer con ese tempo que gardou?
Parabéns, grazas a esas pequenas configuracións, salvaches moitas horas á semana. O que fai con ese tempo extra é crucial.
O obxectivo de atopar máis tempo oculto é ter minutos adicionais para facer un traballo estratéxico ou facer o que che interesa e gústache. Non obstante, é tan importante ter tempo para facer absolutamente calquera cousa.
Si, lea correctamente. O tempo de carga de man para ter “espazo en branco” no seu horario permítelle calmar, recargar e retomar a enerxía. A clave é evitar a tentadora mirar o teléfono, falar cun colega ou buscar en internet. En vez diso, deixe a súa mente divar. Vaia a unha sala libre e soña acordada ou vaia a dar un paseo.
“Non fago nada con un propósito específico. Sei que se non teño un freo, non podo ser eficiente”, di Manfred Kets de Vries, un profesor en desenvolvemento de liderado e cambio de organización no Insead of Paris, nun artigo de New York Times.
Sorprenderíame saber o que pode obter minutos de corte das súas tarefas regulares e tomar ese tempo para facer calquera cousa.
Independentemente de que sexa bo ou malo, queremos escoitar a súa opinión. Pódese atopar en Twitter (@trello) ou pode escribir connosco a [email protected]
Lea tamén: Use técnicas de xestión de tempo e converteuse nun profesor de xestión da súa programación