24 horas você ter o dia parecer alcançar menos e menos. Estamos todos à procura de um dado truque por especialistas ou um conselho miraculoso que nos permite dar mais tempo ou nos tornar render mais no trabalho; Muitas vezes ao custo de nossa saúde.
Você dorme quatro horas por dia, a fim de ir para a ioga ou ler antes de ir trabalhar? Certamente sim. Ou não ter que se preocupar em preparar comida ou fila em restaurantes, você bebe liquefeito em refeições? É possível, mas definitivamente não é muito apetitoso.
Embora essas práticas efetivamente tornem mais tempo, elas também comprometem sua saúde e bem-estar. Não há razão para que você não possa dormir oito horas seguidas ou para que você possa sentir que você não tem tempo suficiente para fazer tudo o que quiser. Há momentos em seu dia que você pode reajustar para combinar suas horas mais produtivas.
em vez de experimentar com medidas extremas, tente implementar esses quatro ajustes simples em sua rotina e conseguir que seu tempo produza mais. Tal vez sólo puedas ahorrar 10 minutos por aquí y por allá, pero cuando lo sumas todo, ya se convierte en algo significativo.
Convirtiendo el tiempo perdido en tiempo útil
Todos sabemos muy bien cuáles son las actividades en las que se pierde más tiempo en el trabajo: reuniones y correos… También están las actividades en las que se subestima el tiempo que se pierde, como la fatiga de tomar decisiones o hacer la misma tarea una y outra vez. E embora seja difícil eliminar esses maus hábitos de tags, você pode mudar sua perspectiva sobre eles e, assim, alcançar mais tempo:
Aqui estão algumas atividades mais do que tempo e como você pode aproveitar-se para render mais No trabalho:
vamos agendar uma reunião para rever esse assunto … novamente
Se você acha que participar de reuniões se tornou um emprego em tempo integral, deixe-me dizer-lhe que você não é o único.
As reuniões aumentaram em tempo e frequência nos últimos 50 anos, e executivos agora atribuí-los uma média de quase 23 horas por semana (comparado a menos de 10 horas que foram atribuídas a eles nos anos sessenta ).
e também, a maioria das reuniões não é muito útil. De acordo com o relatório do estado de reuniões (estado das reuniões) de 2019, realizado pela aplicação do Doodle que serve para agendar e fazer horários, praticamente 71% dos profissionais parecem perder tempo a cada semana devido a reuniões desnecessárias ou canceladas. Quando as reuniões são realizadas, 43% disseram que os pontos de ação não são claros e produzem confusão, 38% disseram que a má organização resulta na perda da abordagem nos projetos, e 31% acreditam que os participantes irrelevantes atrasam Progresso.
Como tomar mais no trabalho:
Na próxima vez que você receber um convite para uma reunião que não seja relevante ou seria melhor desenvolvido em uma conversa rápida através de um bate-papo, apenas … espere … Diga não. Embora as reuniões estejam envolvidas na cultura do trabalho, lembre-se disso: ainda é um convite por um motivo. Alguém está solicitando uma reunião e você tem o direito de dizer que não se você considerar que não é a pessoa certa ou que você pode usar seu tempo de uma maneira mais valiosa.
Harvard Business Review oferece algumas opções Para saber gentilmente uma reunião:
- “é um tópico interessante. Com base em nossas prioridades atuais, não tenho certeza se estamos prontos para ter uma conversa. Seria possível atrasar isso Encontro para o grupo ser capaz de avançar antes de nos reunir? ”
- “Estou animado para tomar decisões sobre este assunto. Para o que vi do convite para conhecer, não parece que a equipe de produção esteja envolvida. Eu gostaria de esperar até que alguém produziu Nós éramos um. Caso contrário, não podemos tomar qualquer decisão. “
- ” Baseado nas informações que surgem no convite, parece que esta reunião é para fins informativos. Seria possível Eu vou enviar um resumo em vez de fazer uma reunião?
Você sente que você não pode rejeitar uma reunião? De qualquer maneira há esperança; você pode economizar pontas preciosas, mesmo quando você tem que participar da reunião.
primeira experiência com a regra 20/50. A maioria das reuniões de 30 ou 60 minutos pode ser encurtada entre 20 ou 50 minutos. Os 10 minutos minutos da reunião são geralmente menos produtivos porque As pessoas revisam outras reuniões ou falam sobre questões que não chegam ao caso.Se você excluir os últimos 10 minutos, poderá chegar a uma decisão mais rapidamente.
segundo, altere o ambiente do ambiente. Quando todos estão sentados na mesa de conferência em uma pequena sala, é fácil continuar falando. Em vez disso, programe uma reunião em que todo mundo é interrompido ou ir a andar, então você mudará o ritmo e a dinâmica da reunião.
Você tem um e-mail
um gasto médio profissional 28 % do seu dia de trabalho lendo e respondendo e-mails, de acordo com uma análise realizada pelo Instituto McKinsey Global. Isso adiciona um montante incrível de 2,6 horas gastos e 120 mensagens recebidas por dia.
Nós gastamos muito tempo pensando sobre os e-mails que estão chegando, que esquecemos de otimizar os e-mails que saem de partida. Você pode ser um mestre de etiquetas, pastas e ordem, mas escrevendo um e-mail removendo o tempo, e vê-lo bem, é uma perda de tempo em que você acha que esse tipo de trabalho pode ser automatizado.
nenhum Número de regras no Outlook ou Backups Automatic irá recuperar o tempo que você usou clicando em “Resposta”, escreva uma mensagem e clique em “Enviar”.
Como desistir do tempo:
Uma das maneiras mais fáceis de fazer tempo entre em relação à sua caixa de entrada, evitando responder a e-mails que não contribuem com nada. Por exemplo, digamos que você esteja envolvido em uma discussão com um colega com relação a um problema. Ela responde ao seu e-mail mais recente dizendo: “Excelente, obrigado por enviar todas essas informações. Continuaremos com isso em alguns dias, após a reunião com todos”.
A convenção social dita que você deve responder com outro e-mail dizendo: “Obrigado” ou “Obrigado pela atualização”. Este é um exemplo clássico de correio inútil. Sua resposta não agrega valor ou leva mais uma conversa. Em vez de responder, você deve ter coragem apagada ou movido para outra pasta.
Se você acha que “você deve” responder aos e-mails com um “obrigado”, “vejo você”, ou “bom saber”, criar templo para sua correspondência e respostas automáticas para não ter que escrever A mesma resposta o tempo todo.
Muitas … Decisões
Tomamos centenas de pequenas decisões todos os dias, de escolher um conjunto de roupas até o dia escolhendo o dia por Comendo um biscoito com faíscas de chocolate ou brownie como sobremesa.
No trabalho, decisões fáceis estão se acumulando, e isso irá forçá-lo a decidir quais tarefas você vai trabalhar primeiro, como você vai acabar com um e-mail ou como responder a pergunta de um colega. Para cuando llega la hora de dormir, una persona promedio ya ha tomado 35 000 decisiones.
Entre más decisiones tomas durante o dia. Mais difícil, torna-se para o seu cérebro.
Este fenômeno, chamado fadiga para a tomada de decisão, foi cunhado pelo psicólogo social Roy F. Baumeister e é uma conseqüência que seu cérebro procura atalhos. Existem duas opções, você se torna imprudente e impulsiva, ou você não faz nada. Ambos os atalhos adicionam tempo ao seu dia, forçando você a retornar e organizar uma decisão imprudente ou gastar tempo desnecessário pensando sobre opções sobre uma decisão que você vai adiar.
Como tomar mais no trabalho:
Existem duas maneiras de enfrentar a fadiga de tomar decisões: reduzir a quantidade de tempo para tomar decisões e limitar suas opções.
A estratégia mais fácil é limitar o número de opções que você deve avaliar . Por exemplo, digamos que você esteja encarregado de encontrar uma nova agência para apoiar a equipe de marketing. É muito fácil perder tempo e acabar comparando todas as agências em um raio de 30 milhas ao redor do seu escritório.
Esta abordagem faz você acumular ansiedade e estresse e, embora você faça uma decisão, provavelmente No final, você não convence você o resultado.
“terminamos menos satisfeitos com o resultado da eleição do que se tivéssemos menos opções”, diz o psicólogo e professor de teoria social Barry Schwartz em um artigo do guardião.
Em vez de fazer isso, pergunte recomendações dos colegas que você tem e apenas comparar as melhores três agências. E uma vez que você tomasse a decisão, ele se desculpou com ela.
Não importa se você só está subtraindo 20 segundos para cada decisão, no final, é adicionado com as centenas de decisões que tomamos todos os dias. A chave é praticar essa abordagem com pequenas decisões e escalar até atingir as decisões mais importantes. O técnico de decisão Nell Wulfhart diz em um artigo da musa:
“Se você te custar muito para tomar decisões, treine o músculo da tomada de decisão começando um pouco. Data 30 segundos para decidir o que você quer jantar, que filme você deseja ver ou se você quiser sair noite. Dê-se a essa decisão.Repita. Então ele vê para coisas maiores. “Tome pequenas decisões em um curto período de tempo ajudará você a treinar seu cérebro a pensar sobre as perguntas mais rapidamente.”
tarefas manuais (Ctrl + C, Ctrl + V, ctrl + c, ctrl + v)
Uma grande parte do trabalho de pessoas envolve lidar com ferramentas e sistemas, fazendo tarefas, como coleta de informações, acordos e compartilhamento de atualizações. Embora muitas pessoas aprendam a Use as teclas de atalho e outros truques para economizar tempo, não é suficiente.
De acordo com um relatório de automação do Office, feito pelo software SmartSheet no gerenciamento de trabalho, mais de 40% dos trabalhadores pesquisados eles gastam pelo menos quarto de sua semana de trabalho em tarefas repetitivas, sendo os e-mails, a coleta de informações e dados, o que leva mais tempo.
Isso não só afeta apenas contribuintes individuais. Um serviço agora relatório descobriu que quase 70% de gerentes dizem que os processos do homem As uaals levam tempo para iniciativas estratégicas, e mais de um terceiro dizem que usam principalmente processos manuais em seu trabalho.
Como executar mais no trabalho:
no mesmo estudo do smartsheet, quase 60% dos trabalhadores estimam que eles poderiam economizar 6 ou mais horas por semana (quase um dia inteiro de trabalho!) Se as partes repetitivas de seu trabalho pudessem ser automatizadas.
Automatize o trabalho pode ser intimidante – Você teve que aprender a agendar ou conhecer um programa de computação para criar regras e soluções complexas. Hoje em dia, existem aplicativos poderosos e intuitivos, que permitem que todos automatizem tarefas manuais.
Estes são alguns:
- trello tem uma automação com o mordomo que pode economizar tempo em tarefas de rotina sobre gerenciamento de projetos. Butler vai mesmo dar a você “recomendações” ou sugestões com base no que você costuma fazer, para que você possa economizar tempo automagicamente!
- Zapier permite que você se conecte com os aplicativos que você usa todos os dias. Você pode encontrar seus aplicativos favoritos (como Trello) e escolher aqueles que lhe interessam em uma lista de “ZAPs” (integrações) ou criam seu próprio fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode criar automaticamente cartões trello de Renglones nos folhas do Google ou de mensagens de folga que são verificadas.
- ifttt permite encontrar integrações para fora dos aplicativos comuns, chamadas applets ou criar Sua. Você pode escolher integrações específicas para Trello ou Connect Apps como Instagram, Twitter, Salesforce e muito mais.
- para automatizar tarefas no Mac, tente com o Automator. Não há necessidade de aprender a programar – no lugar disso, escolha a partir de uma lista de ações feitas para criar fluxos de trabalho, como redimensionar imagens, saia de todos os aplicativos ao mesmo tempo ou cole vários arquivos PDF.
- para usuários do Windows, já existe um planejador de tarefas do Windows. Isso permite que você crie uma tarefa, defina uma freqüência para essas tarefas (diárias, semanais, mensalmente, etc.) e definir um detonador. Por exemplo, você pode automatizar o backup na nuvem ou até mesmo abrir os mesmos programas toda vez que ligar o computador.
e o que fazer com esse tempo que você salvou?
Parabéns, graças a essas pequenas configurações, você economizou muitas horas por semana. O que você faz com esse tempo extra é crucial.
O objetivo de encontrar mais tempo oculto é ter minutos adicionais para fazer trabalho estratégico ou fazer o que você está interessado e você gosta. No entanto, é tão importante quanto fazer tempo para fazer absolutamente qualquer coisa.
Sim, leia corretamente. O tempo de carregamento da mão para ter “espaço em branco” na sua agenda permite que você se acalme, recarregue e retome a energia. A chave é evitar tentador olhar para o seu telefone, conversar com um colega ou pesquisar na Internet. Em vez disso, permita que sua mente divar. Ir uma sala livre e sonha acordado, ou vá dar uma volta.
“Não faço nada com um propósito específico. Eu sei que se eu não tiver um freio, não posso ser eficiente”, diz Manfred Kets de Vries, um professor em desenvolvimento de liderança e mudança organizacional no Insead of Paris, em um artigo de New York Times.
Eu ficaria surpreso em saber quanto você pode obter minutos de corte de suas tarefas regulares e tomar esse tempo para fazer qualquer coisa.
Independentemente de ser bom ou ruim, gostaríamos de ouvir sua opinião. Você pode nos encontrar no Twitter (@trello) ou você pode nos escrever para [email protected]
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