Comment faire plus de téléchargement votre temps au travail (vraiment)

remettez votre temps au travail

24 heures vous avoir la journée semble atteindre de moins en moins. Nous recherchons tous un tour donné par des experts ou un conseil miraculeux qui nous permet de donner plus de temps ou de nous rendre plus à nous rendre plus au travail; Plusieurs fois au coût de notre santé.
Dormez-vous quatre heures par jour afin d’aller au yoga ou de lire avant d’aller au travail? Sûrement oui. Ou de ne pas avoir à s’inquiéter de la préparation de la nourriture ou de la file d’attente dans les restaurants, buvez-vous liquéfié dans les repas? C’est possible, mais ce n’est certainement pas très appétissant.
Bien que ces pratiques le rendent efficacement rendu plus de temps, ils compromettent également votre santé et votre bien-être. Il n’y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas dormir huit heures de suite ou vous pouvez donc sentir que vous n’avez pas assez de temps pour faire tout ce que vous voulez. Il y a des moments sur votre journée que vous pourriez éventuellement réajuster pour correspondre à vos heures plus productives.
Au lieu d’expérimenter des mesures extrêmes, essayez de mettre en œuvre ces quatre ajustements simples de votre routine et de réaliser que votre temps cède plus. Tal vez sólo puedas ahorrar 10 minutos por aquí y por allá, pero cuando lo sumas todo, ya se convierte en algo significativo.

Convirtiendo el tiempo perdido en tiempo útil

Todos sabemos muy bien cuáles son las actividades en las que se pierde más tiempo en el trabajo: reuniones y correos… También están las actividades en las que se subestima el tiempo que se pierde, como la fatiga de tomar decisiones o hacer la misma tarea una y encore une fois. Et bien qu’il soit difficile d’éliminer ces mauvaises habitudes d’étiquette, vous pouvez modifier votre perspective sur eux et ainsi atteindre plus de temps:

Voici quelques activités plus de temps et comment vous pouvez en tirer parti pour rendant plus au travail:

Nous allons planifier une réunion pour examiner cela … encore

Si vous pensez que les réunions suivantes sont devenues un emploi à temps plein, laissez-moi vous dire que vous n’êtes pas le seul.

Les réunions ont augmenté dans le temps et la fréquence au cours des 50 dernières années et les dirigeants leur attribuent maintenant une moyenne de près de 23 heures par semaine (par rapport à moins de 10 heures, elles leur ont été attribuées dans les années soixante. ).

Et aussi, la plupart des réunions ne sont pas très utiles. Selon le rapport de l’état des réunions (état des réunions) de 2019, menée par la demande de Doodle qui sert à planifier et à faire des horaires, pratiquement 71% des professionnels semblent perdre du temps chaque semaine en raison de réunions inutiles ou d’annulées. Lorsque les réunions sont effectuées, 43% ont déclaré que les points d’action ne sont pas clairs et produisent une confusion, 38% ont déclaré que la mauvaise organisation entraîne la perte de l’approche dans les projets et 31% estiment que les participants non pertinents retardent la Progrès.

Don de la réunion qui aurait pu être un email

Comment prendre plus de travail au travail:

La prochaine fois que vous recevez une invitation pour une réunion qui n’est pas pertinente ou serait mieux développée dans une conversation rapide à travers une conversation, tout simplement … dites non. Bien que les réunions soient impliquées dans la culture du travail, rappelez-vous ceci: c’est toujours une invitation pour une raison. Quelqu’un demande une réunion et vous avez le droit de dire que non si vous considérez que ce n’est pas la bonne personne ou que vous pourriez utiliser votre temps de manière plus précieuse.

Harvard Business Examen offre des options connaître gobilement une réunion:

  1. « est un sujet intéressant. Basé sur nos priorités actuelles, je ne suis pas sûr que nous sommes toujours prêts à avoir une conversation. Serait-il possible de retarder cette réunion du groupe pour pouvoir avancer avant de nous rassembler?  »
  2. « Je suis ravi de prendre des décisions concernant cette affaire. Pour ce que j’ai vu de l’invitation à rencontrer, il ne semble pas que l’équipe de production soit impliquée. J’aimerais attendre que quelqu’un a produit Nous en étions un. Sinon, nous ne pouvons prendre aucune décision. « 
  3.  » Sur la base des informations qui figurent dans l’invitation, il semble que cette réunion soit à des fins d’information. Serait-il possible que Je vais-je envoyer un résumé au lieu de faire une réunion?

Vous sentez-vous que vous ne pouvez pas rejeter une réunion?
Il y a de l’espoir; vous pouvez sauver des minutes précieuses même lorsque vous avoir à assister à la réunion.

Première expérience de la règle 20/50. La plupart des réunions de 30 ou 60 minutes peuvent être raccourcies entre 20 ou 50 minutes. Les minutes de 10 minutes de la réunion sont généralement les moins productives parce que Les gens examinent d’autres réunions ou discutent de problèmes qui ne sont pas atteints de l’affaire.Si vous supprimez ces 10 dernières minutes, vous pouvez accéder à une décision plus rapidement.

Deuxièmement, changez l’environnement de l’environnement. Lorsque tout le monde est assis à la table de la conférence dans une petite pièce, il est facile de continuer à parler. Au lieu de cela, programmez une réunion dans laquelle tout le monde est arrêté ou allant marcher, vous allez donc changer le rythme et la dynamique de la réunion.

Vous avez un email

une conspusion professionnelle moyenne 28 % de votre journée de travail en lisant et en répondant aux courriels, selon une analyse réalisée par l’Institut McKinsey Global. Cela ajoute une quantité incroyable de 2,6 heures dépensées et 120 messages reçus une journée.

Nous avons passé beaucoup de temps à penser aux courriels qui arrivent, que nous oublions d’optimiser les courriels qui sortent du départ. Vous pouvez être un maître des étiquettes, des dossiers et des commandes, mais d’écrire un temps de retrait de courrier électronique et de la voir bien, c’est une perte de temps lorsque vous pensez que ce type de travail peut être automatisé.

Aucun Le nombre de règles dans Outlook ou les sauvegardes automatiques vous permettra de récupérer le temps que vous avez utilisé en cliquant sur « Réponse », écrivez un message et cliquez sur « Envoyer ».

Comment abandonner le temps:

L’un des moyens les plus faciles de faire du temps sur votre boîte de réception, il évite de répondre aux courriels qui ne contribuent rien. Par exemple, disons que vous êtes engagé dans une discussion avec un collègue en ce qui concerne un problème. Elle répond à votre courriel le plus récent en disant: « Excellent, merci d’avoir envoyé toutes ces informations. Nous continuerons avec cela dans quelques jours, après la rencontre avec tous. »

La Convention sociale dicte que vous devez répondre avec un autre courrier en disant: « Merci » ou « Merci pour la mise à jour ». Ceci est un exemple classique de courrier inutile. Votre réponse n’ajoute pas de valeur ni de conversation ultérieure. Au lieu de répondre, vous devriez avoir effacé le courrier ou déplacé vers un autre dossier.

Si vous sentez que «vous devez» répondre aux courriels avec un «merci», vous «vous voit» ou «bon à savoir», créez un temple pour votre courrier et vos réponses automatiques à ne pas avoir à écrire la même réponse tout le temps.

trop nombreux … Décisions

Nous prenons des centaines de petites décisions quotidiennes, du choix d’un ensemble de vêtements jusqu’à la journée en choisissant la journée en choisissant la journée Manger un cookie avec des étincelles de chocolat ou d’un brownie comme dessert.

Au travail, les décisions faciles s’accumulent et cela vous obligera à décider des tâches que vous allez travailler en premier, comment vous allez mettre fin à un courrier électronique ou sur la manière de répondre à la question d’une collègue. Para cuando llega la hora de dormir, una persona promedio ya ha tomado 35 000 decisiones.

razones de la fatiga de decisión
Entre más decisiones tomas au cours de la journée. Plus difficile, il devient pour votre cerveau.

Ce phénomène, appelé fatigue pour la prise de décision, a été inventé par le psychologue social Roy F. Baumeister et est une conséquence que votre cerveau cherche des raccourcis. Il y a deux options, vous devenez imprudent et impulsif, ou vous ne faites rien. Les deux raccourcis ajoutent du temps à votre journée, vous forçant à revenir et à organiser une décision imprudente ou à passer du temps inutile en pensant aux options sur une décision que vous allez reporter.

Comment prendre plus de travail:

Il existe deux façons de faire face à la fatigue des décisions: réduire la durée pour prendre des décisions et limiter vos options.

La stratégie la plus facile consiste à limiter le nombre d’options que vous devriez évaluer . Par exemple, disons que vous êtes responsable de la recherche d’une nouvelle agence pour soutenir l’équipe marketing. Il est très facile de perdre du temps et de faire de la comparaison de toutes les agences d’un rayon de 30 milles autour de votre bureau.

Cette approche vous permet d’accumuler de l’anxiété et du stress et, bien que vous preniez une décision, bien que vous preniez une décision, probablement En fin de compte, vous ne vous convainquez pas le résultat.

« Nous avons fini moins satisfait du résultat de l’élection que si nous avions moins d’options », déclare le psychologue et le professeur de la théorie sociale Barry Schwartz dans un article du tuteur.

Au lieu de cela, demandez aux recommandations de collègues que vous avez et comparez uniquement les trois meilleures agences. Et une fois que vous avez pris la décision, il s’excuse d’elle.

Peu importe si vous ne souscrivez que 20 secondes à chaque décision, à la fin, il est ajouté avec les centaines de décisions que nous prenons chaque jour. La clé consiste à pratiquer cette approche avec des décisions mineures et scalaire jusqu’à ce que vous atteigniez les décisions les plus importantes.
Coach de décision Nell Wulfhart dit dans un article de la Muse:

« Si vous vous avez beaucoup coûté pour prendre des décisions, formez le muscle de la prise de décision à partir d’un peu. Date 30 secondes pour décider de ce que vous voulez dîner, quel film vous voulez voir ou si vous voulez sortir à nuit. Donnez-vous à cette décision.Répéter. Puis il voit pour des choses plus grandes. « Prenez de petites décisions en peu de temps vous aidera à former votre cerveau pour réfléchir aux questions plus rapidement. »

Tâches manuelles (Ctrl + C, Ctrl + V, CTRL + C, CTRL + V)

Une grande partie du travail des personnes implique de traiter des outils et des systèmes, de faire des tâches telles que la collecte d’informations, des accords et des mises à jour de partage. Bien que beaucoup de gens apprennent à Utilisez les touches de raccourci et d’autres astuces pour gagner du temps, ce n’est pas suffisant.

Selon un rapport de bureau Automatisation, effectué par SmartSheet Software sur la gestion de travail, plus de 40% des travailleurs ont passé au moins une quart de leur semaine de travail dans des tâches répétitives, étant les courriels, la collecte d’informations et de données, qui prend plus de temps.

Cela n’affecte que non seulement les contributeurs individuels. Un service maintenant a révélé que près de 70% des gestionnaires disent que l’homme traite Les États-Unis prennent du temps aux initiatives stratégiques, et plus d’un troisième disent qu’ils utilisent principalement des processus manuels dans leur travail.

Comment effectuer davantage au travail:

dans la même étude SmartSheet, presque 60% des travailleurs estiment qu’ils pouvaient économiser 6 heures ou plus par semaine (presque toute une journée de travail!) Si les parties répétitives de leur travail pourraient être automatisées.

Automatiser le travail peut être intimidant – Vous deviez apprendre à planifier ou à connaître un programme informatique pour créer des règles et des solutions complexes. De nos jours, il existe des applications puissantes et intuitives, permettant à chacun d’automatiser les tâches manuelles.

Celles-ci sont quelques-unes:

  • Trello dispose d’une automatisation avec Butler qui peut vous faire économiser du temps sur des tâches de routine sur la gestion de projet. Butler vous donnera même des « recommandations » ou des suggestions basées sur ce que vous faites habituellement, afin que vous puissiez gagner du temps automocellement!
  • Zapier vous permet de vous connecter avec les applications que vous utilisez tous les jours. Vous pouvez trouver vos applications préférées (telles que TLLLO) et choisissez celles qui vous intéressent dans une liste de «zaps» (intégrations) ou créez votre propre flux de travail. Par exemple, vous pouvez créer automatiquement des cartes Trello à partir de Renglones dans Google Feuilles ou de Slack Messages vérifiés.
  • IFTTT vous permet de trouver des intégrations pour les applications ordinaires, appelle des appels d’appels ou de créer le tiens. Vous pouvez choisir des intégrations spécifiques pour Trello ou Connecter des applications sous forme d’Instagram, Twitter, Salesforce et plus.
  • Pour automatiser les tâches sur Mac, essayez avec l’automatiseur. Il n’est pas nécessaire d’apprendre à programmer – à la place de celle-ci, choisissez parmi une liste d’actions effectuées pour créer des flux de travail, tels que redimensionnement des images, sortie toutes les applications en même temps, ou coller plusieurs fichiers PDF.
  • Pour les utilisateurs Windows, il existe déjà un planificateur de tâches Windows. Cela vous permet de créer une tâche, de définir une fréquence pour ces tâches (quotidiennement, hebdomadaire, mensuelle, etc.), et définissez un détonateur. Par exemple, vous pouvez automatiser la sauvegarde dans le cloud ou même ouvrir les mêmes programmes chaque fois que vous allumez votre ordinateur.

et que faire avec ce temps que vous avez enregistré?

Félicitations, grâce à ces petits paramètres, vous avez sauvé beaucoup d’heures par semaine. Ce que vous faites avec ce temps supplémentaire est crucial.

Le but de trouver plus de temps caché est d’avoir des minutes supplémentaires pour effectuer des travaux stratégiques ou de faire ce qui vous intéresse et que vous l’aimez. Cependant, il est tout aussi important de prendre le temps de faire absolument n’importe quoi.

faire n'importe quoi

Oui, lisez correctement. Temps de téléchargement de la main pour avoir «espace vide» à votre horaire vous permet de vous calmer, de recharger et de reprendre l’énergie. La clé est d’éviter de tenter de regarder votre téléphone, de parler avec un collègue ou de rechercher sur Internet. Au lieu de cela, laissez votre esprit de divier. Allez une chambre gratuite et des rêves éveils ou allez vous promener.

« Je ne fais rien avec un but spécifique. Je sais que si je n’ai pas de frein, je ne peux pas être efficace », déclare Manfred Kets de Vries, enseignant en développement de leadership et changement d’organisation à la Insead de Paris, dans un article de New York Times.

Je serais surpris de savoir combien vous pouvez obtenir des minutes de coupe de vos tâches régulières et de prendre ce temps pour faire quoi que ce soit.

Qu’il s’agisse de savoir si c’est bon ou mauvais, nous aimerions écouter votre opinion. Vous pouvez nous trouver sur twitter (@Trello) ou vous pouvez nous écrire à [email protected]

Lire également: utilisez des techniques de gestion du temps et devenir professeur de gestion de votre emploi du temps

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