Atunci când gestionați un proiect, încercați să îl împiedicați să fie prea mic sau Prea mare. Dimpotrivă, idealul este că are dimensiunea corectă: este suficient de mare pentru a captura toate livrările proiectului și, la rândul său, suficient de mic pentru a vă atinge obiectivele.
cel mai bun mod de a realiza Este de a defini domeniul de aplicare al proiectului dvs. Definirea domeniului de aplicare vă ajută să îndepliniți livrările proiectului la timp și în cadrul bugetului, fără a supraîncărca echipa. În acest articol, vom include tot ce trebuie să știți pentru a defini și gestiona scopul proiectului dvs.
Care este domeniul de aplicare al unui proiect?
Domeniul de aplicare al proiectului permite Pentru a stabili limitele proiectului dvs. și definiți cu exactitate obiectivele, termenele și livrările proiectului pe care doriți să le atingeți. Prin definirea clară a domeniului dvs. de aplicare al proiectului dvs., vă puteți asigura că atingeți obiectivele și obiectivele proiectului dvs. fără a suferi întârzieri sau supraîncărcarea muncii.
Definirea domeniului de aplicare al proiectului dvs. nu este o sarcină pe care trebuie să o efectuați o singură persoană. Dimpotrivă, trebuie să vă aliniați cu principalii participanți ai proiectului și să vă asigurați că toată lumea este în ton. Dacă lucrați la o lansare de marketing a unui produs, de exemplu, asigurați-vă că sunteți aliniate la participanții din cele mai relevante echipe ale companiei dvs., cum ar fi echipamentul produsului, designului și conținutului. În funcție de complexitatea proiectului dvs., poate fi, de asemenea, important să se definească un proces de control al schimbării; Dar nu vă faceți griji, vom vorbi despre asta mai târziu.
Care este situația de aplicare a unui proiect?
O declarație a domeniului de aplicare a proiectului este pur și simplu un document scris care specifică Domeniul de aplicare al proiectului respectiv. În funcție de complexitatea proiectului, declarația de aplicare ar putea fi o secțiune a planului de proiect sau a unui document independent. De asemenea, dacă lucrați cu o echipă sau o agenție externă, puteți converti declarația de aplicare într-o declarație de lucru (SOW) pentru a consolida acordul cu furnizorul dvs.
Care este corupția REACH?
O corupție în intervalul se întâmplă atunci când livrările depășesc domeniul de aplicare al proiectului. Imaginați-vă, de exemplu, că lucrați la lansarea unui produs, dar nu ați scris o declarație a domeniului de aplicare al proiectului. Dintr-o dată, în mijlocul proiectului, o implicare adaugă o livrare suplimentară: scrierea unui comunicat de presă. Câteva zile mai târziu, o altă solicitare implicată o postare pe blog pe noul produs. Aceste livrări suplimentare pe care echipa dvs. de proiect nu le-a așteptat sau nu a fost pregătit să efectueze, ar putea provoca stres inutil sau chiar livrările originale ale proiectului.
Când proiectul dvs. suferă o corupție la îndemâna dvs., ajungeți Lucrul în sarcini pe care nu le-ați prevăzut la începutul proiectului. Acest lucru poate provoca întârzieri, suprasarcină de muncă sau livrări de calitate inferioară.
Cea mai bună modalitate de a preveni corupția în domeniul de aplicare este de a crea o declarație clară de domeniu la începutul proiectului și de ao împărtăși cu toate acestea relevante implicate cât mai curând posibil. În acest fel, toată lumea va fi informată despre ceea ce este inclus în proiect și ce nu.
Beneficiile definirii domeniului dvs. de aplicare a proiectului dvs. în timpul etapei inițiale
Definiția Domeniul de aplicare al proiectului este un element fundamental în procesul de planificare. Fără o declarație de domeniu clar stabilită, proiectul ar putea să devină și să depășească capacitatea productivă a echipei dvs., provocând întârzieri sau epuizare. Domeniul de aplicare al proiectului vă permite să vizualizați întregul ciclu de viață al proiectului și să vă asigurați că obiectivele stabilite pot fi atinse. În mod specific, definirea domeniului de aplicare al proiectului dvs. vă permite să:
- Asigurați-vă că toți cei implicați înțeleg clar limitele proiectului
- control așteptările celor implicați și câștigați adepții
- reducerea riscurilor proiectului
- Stabiliți un buget și efectuați planificarea resurselor în mod corespunzător
- aliniați proiectul dvs. în jurul obiectivelor principale
- Evitați corupția în REACH
- Stabiliți un proces de expediere formal pentru solicitările de schimbare (pentru proiecte mari)
8 pași pentru a defini domeniul de aplicare al proiectului dvs.
1. Începeți cu obiectivele proiectului dvs.
Înainte de a defini domeniul de aplicare, trebuie mai întâi să puneți obiectivele proiectului. Obiectivele proiectului sunt activele pe care intenționați să le livrați la sfârșitul proiectului dvs. În timp ce determină scopul proiectului vă ajută să vă atingeți obiectivele, trebuie să știți mai întâi ce sunt aceste obiective.
2. Elaborarea planificării resurselor dacă nu ați făcut-o încă
În plus față de obiectivele proiectului, trebuie, de asemenea, să știți ce resurse veți avea la dispoziția dumneavoastră. În managementul proiectelor, o resursă poate fi orice, de la bugetul proiectului la disponibilitatea de muncă a echipei. Un plan de gestionare a resurselor stabilește ce resurse aveți la dispoziție pentru acest proiect și modul în care acestea vor fi utilizate.
Planul de a defini planul dvs. de gestionare a resurselor înainte de a crea domeniul de aplicare al proiectului. În acest fel, veți ști exact ce resurse aveți la dispoziție la momentul scrierii declarației de aplicare a proiectului dvs. și puteți ajusta domeniul de aplicare bazat pe o astfel de disponibilitate.
H5> 3. Luați în considerare cerințele suplimentare ale proiectului
Există și alte elemente importante pe care ar trebui să le luați în considerare în timpul planificării anticipate a proiectului, dar pentru moment, ar trebui să vă concentrați asupra tot ceea ce poate afecta domeniul de aplicare al proiectului dvs. Amintiți-vă că domeniul de aplicare este modul dvs. de a documenta limitele proiectului dvs., precum și principalele obiective, buget, resurse și livrări. Dacă există și alți factori care pot afecta aceste resurse, cum ar fi programul de proiect, este important să le considerați în această etapă.
H5> 4. Crearea unui proiect de declarație de domeniu a proiectului dvs.
Acesta este momentul pentru a consolida toate elementele pe care le-ați colectat în timpul cercetării într-un singur loc: declarația de aplicare a proiectului dvs. Declarația trebuie să detalieze ceea ce veți face și ce nu veți face și să explicați de ce.
În funcție de complexitatea proiectului, declarația de aplicare poate fi scrisă în moduri diferite: poate fi o listă cu VIGNETTES, un paragraf mai detaliat sau o declarație completă de lucru (SOW). Indiferent de extensia sa, declarația de aplicare ar trebui să stabilească ceea ce sunt obiectivele proiectului și să indice ceea ce va fi abordat în proiect și ce nu.
Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a defini domeniul de aplicare, începeți să răspundeți Aceste întrebări:
- De ce lucrăm la acest proiect? Care sunt obiectivele noastre și livrările finale?
- Care sunt limitările noastre? Care este bugetul? Câți angajați și resurse avem disponibilă? Ce membri ai echipei vor lucra la acest proiect?
- Care sunt datele de livrare? Ce program ar trebui să ne lipim?
- ce elemente nu sunt accesibile? Redistribuirea site-ului companiei dvs.? Apoi, vă arătăm cum ar putea fi domeniul dvs. de aplicare al proiectului dvs.:
Obiectivele proiectului: Migrați Backendul site-ului web la platforma CMS pentru a mări viteza și flexibilitatea paginii.
Resurse:
- Echipamente web (trei persoane): 30 de ore de lucru pe săptămână timp de 6 săptămâni
- Manager de inginerie (o persoană): 10 ore de lucru pe săptămână 6 săptămâni
- it Review și probleme juridice (două echipe): 5 ore de lucru ad-hoc pe săptămână
- $ 7000 pentru un sistem de gestionare a conținutului
livrări:
- Formare pentru toți editorii de conținut la sfârșitul lunii mai 2021
- migrează tot site-ul la noul CMS pentru iunie 2021
Harta rutieră proiectului și program:
- 26 aprilie: Începeți prin definirea domeniului de aplicare al CMS
10 mai: revizuirea de către echipa IT și chestiuni juridice
- din 17 mai – 3 iunie: Migrația e Web Quip
- 31 mai: instruire la editori de conținut
- 4 iunie: Lansarea noilor CMS
la îndemâna:
- Noua sistem de gestionare a activelor digitale (DAM)
- Pagini web personalizabile în noul CMS
5. Obțineți acceptarea și aprobarea persoanei implicate
înainte de aprobarea Declarației de aplicare a proiectului, asigurați-vă că obțineți acceptarea tuturor participanților la proiect. Acest lucru vă oferă posibilitatea de a face ajustările finale, să reconsiderați obiectivele proiectului dvs. și să decideți ce face parte din proiect și ce nu. Odată ce proiectul dvs. este în curs de desfășurare, va fi mai dificil să se modifice orice element al declarației de domeniu. Prin urmare: asigurați-vă că comunicați domeniul de aplicare al proiectului la toți cei implicați.
6. Ea stabilește un proces de control al modificării, dacă este necesar
Dacă proiectul dvs. are mulți participanți sau dacă gestionați o inițiativă complexă, poate fi foarte util să se stabilească un proces de control al schimbării. În proiecte mari sau complexe, este inevitabil ca schimbările să fie făcute. Poate că programul a fost prea optimist sau poate ați primit noi comentarii clienților, astfel încât să ajustați mai multe livrări importante.Nu este recomandabil să aveți un proiect imposibil de modificat, dar nu este de asemenea recomandat ca toată lumea să poată face schimbări cu ușurință, deoarece ar putea provoca corupția în domeniul de aplicare.
Un proces de control al schimbării constă dintr-o Setul de procese stabilite care trebuie să urmeze cele implicate înainte de modificarea lor. Pentru a crea un proces de control al schimbării, acesta stabilește o metodă pentru echipa de proiect și ceilalți implicați vă pot trimite cererile de schimbare. Puteți configura, de exemplu, un formular de solicitare centralizat. Apoi, un grup de cheie implicat ar trebui să revizuiască schimbarea și să analizeze dacă cererea de schimbare este suficient de importantă pentru a fi luată în considerare în cadrul proiectului. Dacă da, verificați dacă puteți reconsidera prioritatea altor procese de lucru pentru a evita suferința de corupție de domeniu.
H5> 7. Împărtășiți Declarația domeniului de aplicare al proiectului cu echipa dvs.
Odată ce principalul implicat au văzut și a aprobat domeniul de aplicare al proiectului, împărtășiți-l cu echipa dvs. de proiect. Asigurați-vă că echipa dvs. are un loc central în care puteți accesa toate lucrările, cum ar fi un instrument de gestionare a muncii.
8. Verificați instrucțiunea de aplicare în timpul proiectului
este recomandat frecvent pentru a lua în considerare frecvent documentul de aplicare al proiectului pentru a se asigura că totul este sub control și nu riscă riscul de a fi deturnat domeniul de aplicare. Dacă cineva dorește să adauge elemente noi în proiect fără a trece prin procesul de control al schimbării, arată declarația de aplicare a proiectului și cereți-le să-și trimită ideile prin formularul ca o aplicație sau urmărire rapidă.
Utilizați domeniul de aplicare a proiectului de a defini limitele clare
Declarația de aplicare a proiectului este un instrument excelent pentru a se asigura că proiectul Progress conform planificării și reușite. Este, de asemenea, o modalitate excelentă de a susține echipa de proiect și de a evita epuizarea. Cu toate acestea, domeniul de aplicare al proiectului este util numai dacă acesta a fost comunicat eficient. Asigurați-vă că împărțiți documentul de domeniu al proiectului la începutul acesteia și consultați-l frecvent pe parcursul proiectului.