Avansurile tehnologice evoluează la un ritm vertiginos, care implică faptul că societățile, lucrătorii autonomi și cetățenii, în general, se confruntă cu un abis în momentul gestionării documentelor și / sau procedurilor lor cu administrațiile publice (AA PP). Modul în care societatea este legată de AA PP se schimbă, deși nu avansează ritmul așteptat de agențiile oficiale care s-au constatat că investiția făcută nu corespunde utilizării efective a acestei tehnologii.
Facturile sunt unul dintre documentele care au experimentat o mare transformare. Există încă o mulțime de confuzie în societatea actuală dintre diferitele concepte – electronice, digitale sau telematică – identificarea acestei operații mercantile. Cei trei termeni sunt sinonimi, deși legislația specifică a fiecărei țări este ceea ce determină limitele fiecăruia dintre cazuri.
așa-numita „diviziune digitală”, lipsa de informații și incertitudinea care poate provoca Acest nou mod de a se referi la PP AA sunt câteva dintre motivele pentru care multe companii mici și mijlocii încă nu folosesc această tehnologie. Pe de altă parte, companiile mari au o infrastructură adecvată pentru a le folosi.
În acest moment, este necesar să demisim convingerea că numai organizațiile de volum mari pot achiziționa software de tehnologie documentară. Pe piață există instrumente competente care sunt adecvate atât dimensiunile, cât și nevoile specifice ale fiecărei afaceri. În plus, altul o resursă utilă poate fi aceea de a merge la aceste companii specializate în managementul documentelor pentru a dezvolta un proiect de consultanță și, în acest fel, consiliază despre procedurile de primire Ó, custodie, depozitare și recuperare a informațiilor, printre altele.
Ce este EFATE (/ H3>
O factură electronică sau EFAD este un document digital care înlocuiește unul tradițional. Adică este reprezentarea calculatorului de hârtie, generată și menținută electronic, care înlocuiește documentul fizic, dar cu valoare juridică identică.
la acest fișier electronic, care conține toate datele unei facturi, Sunt aplicate formulele matematice și se adaugă un șir sau o secvență de caractere numită semnătură electronică. Prin aceasta, factura electronică dobândește o validitate fiscală și legală completă, deci nevoia de a imprima documentul este eliminată pentru ao menține destinatarului.
Pentru o factură electronică care trebuie valabilă numai pentru a respecta două cerințe : Garantează autenticitatea originii și integritatea conținutului său. Aceasta înseamnă că emitentul poate fi identificat fără echivoc și că este certitudinea că documentul primit nu a fost modificat. Ambele cerințe sunt îndeplinite dacă prin generarea facturii electronice, Emitentul încorporează o semnătură electronică care respectă specificațiile minime stabilite de autoritățile fiscale ale fiecărei țări sau în cazul Europei UE.
H3> eliminarea tipăririi
Utilizarea facturilor electronice implică faptul că natura obligatorie a imprimării acestora este eliminată pentru a fi expediată la destinatarii lor respectivi. În acest mod, nu numai costurile asociate cu generarea și manipularea documentelor tipărite sunt reduse drastic, dar, în același timp, calitatea în gestionarea și controlul întregului proces de facturare și colectare este considerabil crescut.
Chiar și așa, legea obligă să salveze în cursul unei perioade de prescripție documentul facturii împreună cu datele de semnătură electronică și certificatul. Legislația impune, de asemenea, necesitatea emitenților, cât și a beneficiarilor de conservare a facturilor electronice, împreună cu datele asociate (semnătură și certificat) în formatul său original; Asigurați lizibilitatea aceluiași în formatul său original; și să garanteze accesul complet (vizualizare, căutare selectivă, copie sau imprimare online) la date.
Statele membre ale Uniunii Europene au până la 31 decembrie 2012 să respecte și să adopte în sistemele sale, Directiva 2010 / 45 / UE, în ceea ce privește standardele de facturare. Acest punct de cotitură presupune un moment ideal pentru companiile care nu au ridicat utilizarea dovezilor care să se alăture acestui mod de funcționare, deoarece acestea vor fi mai ușor să adopte propunerile noi și îmbunătățite de la începutul acestei restructurări.
Practici inadecvate pe efacture
Unele dintre cele mai frecvente erori detectate în utilizarea Efectului care comite, fundamental, întreprinderi mici și mijlocii împreună cu lucrătorii care desfășoară activități independente la Timpul de efectuare a facturării electronice, ele sunt după cum urmează:
- ia în considerare efate ca un document fără valabilitate legală, atunci când factura electronică este un echivalent funcțional de hârtie.
- Grant la Un PDF document valabilitatea unei efuziuni, deoarece acestea nu îndeplinesc cerințele legale deoarece ar trebui să includă, de asemenea, o semnătură electronică și, prin urmare, respectă cerințele de autentificare, integritate și non-sursă.
- cred că Factura electronică este utilă numai pentru companiile mari, care este departe de realitate, deoarece este, de asemenea, foarte practică pentru companiile de volum mai mici și lucrătorii care desfășoară activități independente pentru a menține o relație directă și fluidă cu administrația.
- Menținerea credinței că metodele tradiționale sunt mai sigure decât electronica, când În ceea ce privește securitatea, documentul digital permite copii de rezervă în conformitate cu reglementările legale.
Julio A. Olivares
Președinte și fondator al Docpath