24 de ore Ziua pare să ajungă mai puțin și mai puțin. Noi toți căutăm un truc dat de experți sau un sfat miraculos care ne permite să oferim mai mult timp sau să ne facem mai mult la locul de muncă; De multe ori la costul sănătății noastre.
dormi patru ore pe zi pentru a merge la yoga sau pentru a citi înainte de a merge la lucru? Cu siguranță da. Sau să nu trebuie să vă faceți griji cu privire la pregătirea alimentelor sau a coadă în restaurante, beți lichefiate în mese? Este posibil, dar cu siguranță nu este foarte apetisant.
Deși aceste practici o fac în mod eficient, să facă mai mult timp, ei compromită, de asemenea, sănătatea și bunăstarea. Nu există niciun motiv pentru care nu puteți dormi opt ore la rând sau astfel încât să simțiți că nu aveți suficient timp pentru a face tot ce doriți. Există momente în ziua în care puteți să vă redactați să vă potriviți orele mai productive.
În loc să experimenteze cu măsuri extreme, încercați să implementați aceste patru ajustări simple în rutina dvs. și să realizați că timpul dvs. dă mai mult. Poate că puteți salva doar 10 minute aici și acolo, dar când rezumați totul, devine ceva semnificativ.
Turnarea timpului pierdut în timp util
Știm cu toții foarte mult Ei bine, care sunt activitățile în care se pierd mai mult timp la locul de muncă: întâlniri și posturi … Există, de asemenea, activitățile în care timpul este pierdut, ca oboseală de a lua decizii sau a face aceeași sarcină din nou. Și, deși este dificil să eliminați aceste obiceiuri de etichetare proastă, puteți schimba perspectiva asupra lor și astfel obțineți mai mult timp:
Iată câteva activități mai mult decât timpul și cum puteți profita de ei pentru a face mai mult La locul de muncă:
vom programa o întâlnire pentru a revizui această chestiune … din nou
Dacă simți că participarea la întâlniri a devenit un loc de muncă cu normă întreagă, permiteți-mi să vă spun că nu sunteți singurul.
Întâlnirile au crescut în timp și frecvență în ultimii 50 de ani, iar directorii îi atribuie acum o medie de aproape 23 de ore pe săptămână (comparativ cu cele mai puțin de 10 ore le-au fost atribuite în anii șaizeci ).
și, de asemenea, majoritatea întâlnirilor nu sunt foarte utile. Potrivit raportului de stat al reuniunilor (stat al reuniunilor) din 2019, realizat de aplicația Doodle care servește la program și de a face programe, practic 71% dintre profesioniști par să piardă timp în fiecare săptămână din cauza întâlnirilor inutile sau anulate. Când se desfășoară întâlnirile, 43% au spus că punctele de acțiune nu sunt clare și produc confuzie, 38% au declarat că organizația proastă are ca rezultat pierderea abordării în proiecte, iar 31% consideră că participanții irelevanți întârzie Progress.
Cum să luați mai mult la locul de muncă:
data viitoare când primești o invitație pentru o întâlnire care nu este relevantă sau ar fi mai bine dezvoltată într-o conversație rapidă printr-o chat, doar … așteptați … Spune nr. Deși întâlnirile au fost implicate în cultura muncii, amintiți-vă: este încă o invitație pentru un motiv. Cineva solicită o întâlnire și aveți dreptul să spuneți că nu dacă considerați că nu este persoana potrivită sau că ați putea folosi timpul într-un mod mai valoros.
Harvard Business Review oferă câteva opțiuni Pentru a cunoaște o întâlnire:
- „este un subiect interesant. Pe baza priorităților noastre actuale, nu sunt sigur că suntem gata să avem încă o conversație. Ar fi posibil să întârziem acest lucru Întâlnire pentru grup pentru a putea merge mai departe înainte de a ne aduna? ”
- „Sunt încântat să iau decizii cu privire la această chestiune. Pentru ceea ce am văzut despre invitația de a se întâlni, nu pare că echipa de producție este implicată. Aș dori să aștept până când cineva a produs Am fost unul. În caz contrar, nu putem lua nicio decizie. „
- ” Pe baza informațiilor care intră în invitație, se pare că această întâlnire este în scop informativ. Ar fi posibil ca Voi trimite un rezumat în loc să facă o întâlnire?
Simți că nu puteți respinge o întâlnire?
oricum există speranță; puteți salva minute prețioase chiar și atunci când tu trebuie să participe la întâlnire. Oamenii revizuiesc alte întâlniri sau vorbesc despre probleme care nu vin în caz.Dacă ștergeți în ultimele 10 minute, puteți ajunge la o decizie mai rapidă.
În al doilea rând, schimbați mediul de mediu. Când toată lumea stă la masă într-o cameră mică, este ușor să continuați să vorbiți. În schimb, programați o întâlnire în care toată lumea este oprită sau va merge la plimbare, astfel încât veți schimba ritmul și dinamica întâlnirii.
Aveți un e-mail
o cheltuială profesională medie 28 % din ziua de lucru prin citirea și răspunsul la e-mailuri, conform unei analize efectuate de Institutul Global McKinsey. Aceasta adaugă o cantitate uimitoare de 2,6 ore petrecute și 120 de mesaje primite o zi.
Am petrecut atât de mult timp gândindu-ne la e-mailurile care sosesc, că uităm să optimizăm e-mailurile care ies din plecare. Puteți fi un maestru de etichete, foldere și ordine, dar scrieți un timp de eliminare a e-mailului și văzând bine, este o pierdere de timp când credeți că acest tip de muncă poate fi automatizat.
Nici unul Numărul de reguli în Outlook sau Backups automate vă va recupera timpul utilizat făcând clic pe „Răspuns”, scrieți un mesaj și faceți clic pe „Trimitere”.
Cum să renunți la timp:
Una dintre cele mai ușoare modalități de a face timp să se predea în ceea ce privește căsuța de e-mail, evită să răspundă la e-mailuri care nu contribuie nimic. De exemplu, să spunem că sunteți angajat într-o discuție cu un coleg cu privire la o problemă. Ea răspunde la cele mai recente e-mailuri, „Excelent, vă mulțumesc pentru trimiterea tuturor acestor informații. Vom continua cu aceasta în câteva zile, după întâlnire cu toți”.
Convenția socială dictează că trebuie să răspundeți cu o altă corespondență, „vă mulțumesc” sau „mulțumesc pentru actualizare”. Acesta este un exemplu clasic de corespondență inutilă. Răspunsul dvs. nu adaugă valoare sau nu va lua o conversație ulterioară. În loc să răspundă, ar fi trebuit să ștergeți poștă sau mutați într-un alt dosar.
Dacă simțiți că „trebuie să” răspundeți la e-mailurile cu „vă mulțumesc”, „vă vedeți” sau „Bine de știut”, creați templu pentru mesajele dvs. și răspunsurile automate pentru a nu trebuie să scrieți același răspuns în același timp.
prea multe … decizii
Luăm sute de decizii mici în fiecare zi, de la alegerea unui set de haine până în ziua alegerii zilei de către Mâncarea unui cookie cu scântei de ciocolată sau un brânză ca desert.
La locul de muncă, deciziile ușoare se acumulează, și care vă vor forța să decideți ce sarcini veți lucra mai întâi, cum veți încheia un e-mail sau cum să răspundeți la întrebarea unui coleg. Până când timpul ajunge la somn, o persoană medie a luat deja 35.000 de decizii.
iv Id = „B5ED29F3B0” Motive de oboseală de decizie
între mai multe decizii! În timpul zi. Mai dificil devine pentru creierul tău.
Acest fenomen, numit oboseală pentru luarea deciziilor, a fost inventat de psihologul social Roy F. Baumeister și este o consecință ca creierul dvs. să caute comenzi rapide. Există două opțiuni, deveniți nesăbuit și impulsiv sau nu faceți nimic. Ambele comenzi rapide se adaugă timp în ziua dvs., forțându-vă să vă întoarceți și să organizați o decizie nesăbuită sau să petreceți timp inutil gândindu-vă la opțiunile despre o decizie pe care o veți amâna.
Cum să luați mai mult la locul de muncă:
Există două modalități de a face față oboselii de luare a deciziilor: reducerea timpului pentru a lua decizii și limitarea opțiunilor.
Cea mai ușoară strategie este de a limita numărul de opțiuni pe care ar trebui să le evaluați . De exemplu, să spunem că sunteți responsabil de găsirea unei noi agenții pentru a sprijini echipa de marketing. Este foarte ușor să pierdeți timpul și să se comparăm toate agențiile de pe o rază de 30 de mile în jurul biroului dvs.
Această abordare vă face să acumulați anxietate și stres și, deși veți lua o decizie, cel mai probabil În cele din urmă, nu vă convingi rezultatul. „Am terminat mai puțin mulțumit de rezultatul alegerilor decât dacă am avea mai puține opțiuni”, spune psihologul și profesorul de teoria socială Barry Schwartz într-un articol al tutorelui.
În loc să faceți acest lucru, solicitați recomandărilor colegilor pe care le aveți și comparați numai cele mai bune trei agenții. Și odată ce ați luat decizia, el îi cere scuze.
Nu contează dacă doar scădea doar 20 de secunde la fiecare decizie, la final se adaugă cu sute de decizii pe care le luăm în fiecare zi. Cheia este de a practica această abordare cu decizii minore și scalare până când veți ajunge la cele mai importante decizii.
Antrenorul de decizie Nell Wulfhart spune într-un articol de Muse:
DIV id = „2B7C3EF9B4”>
„Dacă vă costați multe pentru a lua decizii, instruiți mușchiul de luare a deciziilor începând cu puțin. Data de 30 de secunde pentru a decide ce doriți să luați masa, la ce film doriți să vedeți sau dacă doriți să ieșiți la noapte. Dă-ți la decizia aceea.Repeta. Apoi el vede pentru lucruri mai mari. „Luați decizii mici într-un timp scurt vă va ajuta să vă antrenați creierul să vă gândiți mai repede la întrebări.”
DIV ID = „101289FCF7”>
Sarcini manuale (CTRL + C, CTRL + V, CTRL + C, CTRL + V)
O mare parte a muncii oamenilor implică tratarea instrumentelor și sistemelor, făcând sarcini cum ar fi colectarea de informații, acorduri și partajarea actualizărilor. Deși mulți oameni învață să Utilizați tastele de comenzi rapide și alte trucuri pentru a economisi timp, nu este suficient.
Potrivit unui raport de automatizare a biroului, realizat de software smartsheet privind gestionarea muncii, mai mult de 40% dintre lucrătorii chestionați pe care îi petrec cel puțin sfert din săptămâna lor de muncă în sarcini repetitive, fiind e-mailurile, colectarea de informații și date, care necesită mai mult timp.
Acest lucru nu numai că afectează numai contribuabilii individuali. Un raport serviciu acum a constatat că aproape 70% de manageri spun că procesele omului Uaalii au nevoie de timp pentru inițiativele strategice, iar mai mult de o treime declară că folosesc în mare parte procesele manuale în activitatea lor.
Cum se efectuează mai mult la locul de muncă:
în același studiu de smartsheet, aproape 60% dintre lucrători estimează că ar putea salva 6 sau mai multe ore pe săptămână (aproape o întreagă zi de lucru!) Dacă părțile repetitive ale muncii lor ar putea fi automatizate.
Automatizați munca poate fi intimidantă – A trebuit să învățați să programați sau să cunoașteți un program de calcul pentru a crea reguli și soluții complexe. În zilele noastre, există aplicații puternice și intuitive, care permit tuturor să automatizeze sarcinile manuale.
Acestea sunt unele:
- trello are o automatizare cu Butler care vă poate economisi timp pe sarcini de rutină despre managementul proiectelor. Butler vă va da chiar „recomandări” sau sugestii pe baza a ceea ce faceți de obicei, astfel încât să puteți economisi timp automat!
- zapier vă permite să vă conectați cu aplicațiile pe care le utilizați în fiecare zi. Puteți găsi aplicațiile preferate (cum ar fi trello) și alegeți cele care vă interesează într-o listă de „Zaps” (integrare) sau creați propriul flux de lucru. De exemplu, puteți crea automat carduri de trello de la Renglones în Google Foile sau de la mesaje slack care sunt verificate. a ta. Puteți alege integrații specifice pentru APP-urile TRELLO sau Conectați ca Instagram, Twitter, Salesforce și multe altele.
- Pentru a automatiza sarcini pe Mac, încercați cu Automator. Nu este nevoie să învățați cum să programați – în locul acesteia, alegeți dintr-o listă de acțiuni efectuate pentru a crea fluxuri de lucru, cum ar fi redimensionarea imaginilor, ieșiți din toate aplicațiile în același timp sau lipiți mai multe fișiere PDF.
/ / Li> - Pentru utilizatorii Windows, există deja un planificator de activități Windows. Acest lucru vă permite să creați o sarcină, să setați o frecvență pentru acele sarcini (zilnic, săptămânal, lunar, etc.) și setați un detonator. De exemplu, puteți automatiza copia de rezervă în nor sau chiar deschideți aceleași programe de fiecare dată când porniți computerul.
și ce să faci cu acel moment salvat?
Felicitări, datorită acestor setări mici, ați salvat o mulțime de ore pe săptămână. Ce faceți cu acel timp suplimentar este crucial.
Scopul găsirii timpului mai ascuns este de a avea câteva minute suplimentare pentru a face o muncă strategică sau pentru a face ceea ce vă interesează și vă place. Cu toate acestea, este la fel de important să luați timp pentru a face absolut orice.
da, citiți corect. Încărcarea mâinilor timp Pentru a avea „spațiu gol” la programul dvs. vă permite să vă liniștiți, să reîncărcați și să reluați energia. Cheia este de a evita tentant să vă uitați la telefonul dvs., să discutați cu un coleg sau să căutați pe Internet. În schimb, permiteți-vă mintea lui Divar. Du-te o cameră gratuită și un vis treaz sau du-te să dai o plimbare.
„Nu fac nimic cu un scop specific. Știu că, dacă nu am o frână, nu pot fi eficientă”, spune Manfred Kets de Vries, profesor în dezvoltarea conducerii și schimbările organizaționale la INSEAD din Paris, într-un articol din New York Times.
Aș fi surprins să știu cât de mult puteți obține minute de la sarcinile obișnuite și luați acel moment pentru a face ceva.
Indiferent dacă este bun sau rău, am dori să vă ascultăm opinia. Ne puteți găsi pe Twitter (@Trello) sau ne puteți scrie la [email protected]
citiți și: Utilizați tehnicile de gestionare a timpului și deveniți un profesor de gestionare a programului dvs.