Aprobarea plății facturilor este una dintre etapele care sunt prezente în procesul de achiziție sau procesul de achiziție, care le permite unei companii cumpara produse sau servicii transparent și controlate, unui furnizor extern pentru a vă satisface nevoile și cerințele interne.
În paragraful următor vom explica care este această etapă și de ce este atât de importantă într-o companie:
Care este aprobarea plății facturii?
cunoscut în limba engleză ca „aprobare factură”, aprobarea plății facturilor este un proces în care sunt revizuite și aprobă facturile furnizorilor înainte Plata este procesată.
În mod normal, această procedură începe odată ce departamentul de cumpărături primește prin e-mail sau software de gestionare a achizițiilor, un furnizor de facturi.
atunci, această factură este clasificată în categoria specifică și este trimis la departamentul care corespunde aprobării sale respective, în acest caz, Departamentul de Finanțe sau Contabilitate.
La sfârșitul acestui proces, este că departamentul de cumpărături sau același de finanțare poate plătiți factura emisă de furnizor pentru bunurile și serviciile furnizate.
Trebuie remarcat faptul că, deși unele companii folosesc o persoană financiară sau un membru al echipei contabile pentru a procesa facturi, există și alte companii care au Un departament specific numit Departamentul de Conturi să plătească (AP) să aibă grijă de procesul de aprobare a facturii.
Conturile de plată sunt documente în care toate facturile care au fost aprobate sunt centralizate și sunt în așteptare. În aceste tabele, departamentul de achiziție preia controlul asupra furnizorilor, datoriilor lor, îngrășămintelor făcute, printre altele.
poate că sunteți interesat să citiți: 4 erori pe care ar trebui să le evitați la plata unei facturi
Care sunt pașii care trebuie făcuți înainte de a aproba plata facturilor?
În etapele procesului de cumpărare, aprobă facturile este unul dintre ultimii pași, astfel încât să ajungeți la acea parte, tu trebuie să verifice ce alte acțiuni au fost îndeplinite cu succes ca:
- Creați cererea de cumpărare.
- trimiteți-l la departamentul de cumpărături pentru a fi aprobat și poate deveni o comandă de cumpărare
- aprobați comanda de achiziție și bugetul pentru aceasta.
- trimite ordinul către furnizori și primesc citate și citate.
- negocieri cu furnizorii aleși și efectuează relevante Contracte.
- Primiți produsele și serviciile convenite, primiți factura de colectare.
- aprobă l la factură, astfel încât să poată fi plătită.
Adică, înainte de a plăti facturile, trebuie să se facă o potrivire cu 3 căi în care se verifică faptul că factura respectivă se potrivește cu achiziția Comanda trimisă și cu confirmarea care confirmă faptul că mărfurile au fost primite și, prin urmare, puteți să continuați fără probleme să faceți plata corespunzătoare. Datorită acestor trei documente, puteți verifica dacă întregul proces de cumpărare a fost efectuat cu succes.
De ce este aprobarea facturii atât de importantă?
Această etapă a procesului de achiziție este foarte importantă, deoarece împiedică companiile să plătească bani din capitalul lor care nu au fost primite sau că au avut Unele complicații.
vă permite, de asemenea, să auditați că fiecare dintre pașii înainte de a fi făcut corect pentru a închide fluxul de aprobare cu succes.
Este, de asemenea, o modalitate de a preveni sau de a evita frauda în departamentul de cumpărături, făcând plăți furnizorilor incorecți și plătesc cu adevărat ceea ce a fost primit, deoarece, dacă un furnizor nu a trimis ceva care a fost considerat în ordinea Achiziționarea și, la rândul său, la buget, atunci suma totală nu ar trebui plătită, ci reducerea prețului produsului sau serviciului care nu a fost livrat.
Poate sunteți interesat citiți: 5 sfaturi pentru a evita frauda în Departamentul de cumpărături
în Yaydoo Am creat un software de gestionare a cumpărăturilor în care puteți audita toate etapele procesului de achiziție pentru a decide în cele din urmă dacă factura ar trebui plătită sau nu. În plus, pe platforma noastră vă puteți centraliza comenzile de achiziție, confirmarea încasărilor și facturile electronice primite, pentru a obține un meci de succes cu 3 căi.