Gestionarea e-mailului este foarte importantă. Primește zeci de ani de mesaje pe zi și este important să știți cum să le organizați bine. O tavă de intrare dezordonată vă poate afecta negativ în munca dvs.: numiri care sunt trecute cu vederea, mesaje urgente care nu acordă atenție, informații esențiale pe care nu le obțineți localizate, etc.
Serviciul de e-mail cel mai utilizat din lume, Gmail, are numeroase instrumente gratuite, proprii și externe, pentru a se adapta la nevoile practic orice utilizator. Dar, așa cum se întâmplă foarte des (ceea ce este aceasta spune Microsoft Office) Majoritatea dintre noi abia zgâriau suprafața întregului său potențial. Cu aceste 12 sfaturi veți obține mult mai mult din contul Gmail gratuit, atât din punct de vedere personal, cât și din punct de vedere profesional.
1 . Redirecționați corespondența dvs. la Gmail.
este cel mai de bază. Dacă utilizați o adresă cu un domeniu personal sau profesional, îl puteți redirecționa în contul dvs. Google. Trebuie să introduceți datele de acces la serverul de e-mail prin conturile și intrarea de import a configurației Gmail. Acest lucru va facilita accesul la mesaje de la orice dispozitiv și le puteți eticheta, le puteți organiza, etc., deși numai cele pe care le-ați descărcat în Inbox Google. Adevărata gestionare a corespondenței și a caracteristicilor sale va depinde de serverul extern.
2. CAMOUFLA adresa dvs. Gmail.
Există servicii, cum ar fi Nuage, care vă permit să vă ascundeți adresa dvs. personală nu apare și oferă un aspect mai profesionist în contul dvs. De exemplu, în loc să utilizați „[email protected]”, îl puteți înlocui de „[email protected]”.
3. Utilizați un alias pentru abonamentele dvs.
va facilita etichetarea mesajelor pe care le primiți din listele de distribuție, pe lângă faptul că vă permite să identificați cu ușurință sursa spamului: veți ști exact unde ați realizat e-mailul. Când vă abonați, modificați adresa dvs. adăugând un semn plus (+) urmat de textul de identificare după numele de utilizator: [email protected].
4. Creați o semnătură.
Da, setarea unei semnături care este adăugată automat la toate mesajele dvs. este ceva foarte de bază, dar va îmbunătăți considerabil impresia care provoacă mesajele dvs. Nu trebuie să adăugați nimic special, suficient cu un rămas bun, numele dvs. și, dacă doriți, unele informații de contact: telefon, adresa fizică, web, rețele sociale etc.
5. Utilizați răspunsurile automate.
face munca Gmail pentru dvs. atunci când nu o puteți face și pentru a răspunde automat la mesaje prin avertizare că sunteți absent. Prin configurația puteți determina timpul dorit, subiectul și textul mesajului. Amintiți-vă că același e-mail este trimis la toate e-mailurile primite.
6. Creați șabloane pentru răspunsurile standard.
Puteți crea șabloane de e-mail pe care le trimiteți de obicei adesea. Așadar, ați putea recurge la ele atunci când nu aveți prea mult timp sau trebuie să trimiteți mesaje generice. Pentru aceasta, trebuie să accesați laboratoarele Gmail, unde puteți găsi și alte funcții experimentale pentru e-mailul dvs.
7. Strângeți utilizarea etichetelor.
sunt instrumentul perfect pentru a vă organiza e-mailurile. În acest fel, cu o privire simplă la căsuța dvs. poștală vă va servi posibil să identificați mesaje importante. În plus, funcționează ca și cum ar fi fost un dosar: Dacă apăsați pe acesta, tava va afișa numai e-mailurile. Google a creat un ghid de practică pentru a vă ajuta să le utilizați.
8. Utilizați filtrele.
În plus față de etichetarea mesajelor primite, puteți utiliza, de asemenea, reguli de filtrare Gmail pentru multe alte funcții, ca să eliminați direct unele e-mailuri, evidențiați, arhivarea acestora etc.
9. Instalați add-on-urile Gmail.
Timp de câteva luni, puteți îmbogăți funcțiile Gmail prin „Add-ons”. Grupul de lucru, organizația de sarcini, crearea facturilor, CRM … Acum, căsuța de e-mail este deschisă dezvoltatorilor externi, care poate proiecta aplicații sunt integrate direct cu aceasta. Funcționarea sa este foarte asemănătoare cu cea a extensiilor browserului. Faceți clic pe pictograma Configurare și apoi pe add-on-urile de descărcare de intrare pentru a accesa toate disponibile. Este oarecum limitată în versiunea dvs. pentru persoane fizice.
10. Utilizați extensii cromate.
Browserul Google are multe extensii concepute pentru a obține mai mult din Gmail.Ca și add-on-urile menționate mai sus, adăugați noi caracteristici în căsuța de e-mail (criptare, integrare externă a aplicațiilor, cum ar fi Dropbox, blocări publicitare, urmărirea mesajelor …), deși, în realitate, catalogul disponibil este mult mai extins în cazul în care dumneavoastră Utilizați versiunea gratuită a Gmail.
11. Ajutați filtrul de spam.
Detectorul de poștă junk Gmail funcționează foarte bine și o va face chiar mai bine dacă arunci o mână. Deși detectează automat majoritatea spamului, se va regla mai mult dacă marcați manual e-mailurile pe care nu le doriți: atunci el poate continua să facă acest lucru singur. În același mod, intră din când în când în tava de spam pentru a verifica mesajele și pentru a verifica dacă nu există nimic care a fost turnat prin eroare.
12. Du-te la un plan profesional.
Dacă în ciuda tot ceea ce vedeți tot ce veți obține scurt pentru utilizarea pe care doriți să o dați poștă, puteți să vă optați întotdeauna pentru versiunea profesională a Gmail și să o utilizați direct cu adresele poștale din domeniul dvs. personal sau cea a companiei dvs. Există planuri de bază g suite de la 40 € pe an în cont.
