L’approbation du paiement des factures est l’une des étapes présentes dans le processus d’achat ou le processus d’approvisionnement, ce qui lui permet d’acheter des produits d’entreprise. ou des services de manière transparente et contrôlée, à un fournisseur externe répondant à vos besoins et à vos besoins internes.
Dans le paragraphe suivant, nous expliquerons ce que cette étape consiste en et pourquoi elle est si importante dans une entreprise:
Quelle est l’approbation du paiement de facture?
connu en anglais comme « approbation de la facture », l’approbation du paiement des factures est un processus dans lequel ils sont examinés et approuvent les factures des fournisseurs avant Le paiement est traité.
Normalement, cette procédure commence une fois que le département des achats reçoit par courrier électronique ou par courrier électronique, un fournisseur de facturation.
alors, cette facture est classée dans la catégorie spécifique. et est envoyé au ministère qui correspond à son approbation respective, dans ce cas, le ministère des Finances ou de la comptabilité.
À la fin de ce processus, est que le département des achats ou la même de la finance peut payer la facture émise par le fournisseur pour les biens et services fournis.
Il convient de noter que, bien que certaines entreprises utilisent une personne financière ou un membre de l’équipe comptable pour traiter les factures, il existe d’autres entreprises qui ont Un département spécifique appelé ministère des comptes à payer (AP) pour s’occuper du processus d’approbation des factures.
Les comptes payants sont des documents où toutes les factures approuvées sont centralisées et sont en attente. Dans ces tableaux, le service des achats prend le contrôle des paiements aux fournisseurs, leurs dettes, les engrais faits, entre autres.
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Quelles sont les étapes à faire avant d’approuver le paiement des factures?
Dans les étapes du processus d’achat, approuver les factures est l’une des dernières étapes, afin d’atteindre cette partie, vous Doit vérifier quelles autres actions ont été remplies avec succès comme suit:
- Créez la demande d’achat.
- Envoyez-le au service des achats d’être approuvé et peut devenir un bon de commande
- approuve le bon de commande et le budget pour cela.
- Envoyez la commande aux fournisseurs et recevoir des devis et des citations.
- négocier avec les fournisseurs choisis et réalisez le Contrats.
- Recevez les produits et services convenus, recevez la facture de collecte.
- approuver l à la facturation de sorte qu’elle puisse être payée.
C’est-à-dire qu’il faut dire avant de payer les factures, une correspondance à 3 voies doit être effectuée dans laquelle elle est vérifiée que cette facture correspond à l’achat Commande envoyée et avec l’accusé de réception qui confirme que la marchandise a été reçue et que vous pouvez donc sans problème continuer à effectuer le paiement correspondant. Grâce à ces trois documents, vous pouvez vérifier que l’ensemble du processus d’achat a été effectué avec succès.
Pourquoi l’approbation de la facture est-elle si importante?
Cette étape du processus d’achat est très importante, car elle empêche les entreprises de déconner de l’argent de leur capitale qui n’ont pas été reçues ou qu’ils avaient Quelques complications.
vous permet également d’auditer que chacune des étapes précédemment a été effectuée correctement afin de fermer le flux d’approbation avec succès.
C’est également un moyen de prévenir ou d’éviter la fraude dans le département des achats, de faire des paiements à des fournisseurs incorrects et de payer réellement ce qui a été reçu, étant donné que, si un fournisseur n’a pas envoyé quelque chose qui a été envisagé dans l’ordre de Achat et achats du budget, le montant total ne doit pas être payé, mais pour réduire le prix du produit ou du service non livré.
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