A aprovação do pagamento de faturas é uma das etapas que estão presentes dentro do processo de compra ou processo de aquisição, o que permite que seja uma empresa comprar produtos ou serviços de forma transparente e controlada, para um provedor externo para atender às suas necessidades e requisitos internos.
No próximo parágrafo explicaremos o que este estágio consiste e por que é tão importante em uma empresa:
Qual é a aprovação do pagamento da fatura?
conhecido em inglês como “aprovação da fatura”, a aprovação do pagamento de faturas é um processo em que eles são revisados e aprovam as faturas dos provedores antes O pagamento é processado.
Normalmente, este procedimento é iniciado assim que o departamento de compras recebe via e-mail ou software de gerenciamento de compras, um provedor de faturas.
então, esta fatura é classificada na categoria específica e é enviado para o departamento que corresponde a sua respectiva aprovação, neste caso, o Departamento de Finanças ou Contabilidade.
No final deste processo, é que o departamento de compras ou o mesmo de finanças, pode pagar a fatura emitida pelo fornecedor para os bens e serviços fornecidos.
Deve-se notar que, embora algumas empresas usem uma pessoa financeira ou um membro da equipe contábil para processar faturas, existem outras empresas que Um departamento específico chamado Departamento de Contas para pagar (AP) para cuidar do processo de aprovação da fatura.
Contas pagantes são documentos em que todas as faturas aprovadas são centralizadas e estão pendentes. Nestas tabelas, o Departamento de Compras assume o controle de pagamentos a fornecedores, suas dívidas, fertilizantes feitos, entre outros.
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Quais são as etapas que devem ser feitas antes de aprovar o pagamento das faturas?
Nas etapas do processo de compra, aprovar faturas é uma das últimas etapas, por assim dizer essa parte, você tem que verificar quais outras ações foram atingidas com sucesso como:
- crie a solicitação de compra.
- enviá-lo para o departamento de compras para ser aprovado e pode se tornar um pedido de compra
- aprovar a ordem de compra e orçamento para ele.
- Envie o pedido para fornecedores e receba citações e citações.
- negociar com os provedores escolhidos e realizar o contratos.
- Receba os produtos e serviços acordados, receba a fatura de coleta.
- aprovar l Para faturar para que ele possa ser pago.
Isso é para dizer que antes de pagar as faturas, uma correspondência de 3 vias deve ser feita na qual é verificada que essa fatura corresponde à compra Ordem enviada e com a confirmação que confirma que a mercadoria foi recebida e, portanto, você pode sem problemas continuar a fazer o pagamento correspondente. Graças a esses três documentos, você pode verificar se todo o processo de compra foi realizado com sucesso.
Por que a aprovação da fatura é tão importante?
Esta fase do processo de compra é muito importante, porque impede que as empresas desembolsem dinheiro de seu capital que não foram recebidos ou que tinham Algumas complicações.
Também permite que você audite que cada uma das etapas antes de ter sido feita corretamente para fechar o fluxo de aprovação com sucesso.
Também é uma maneira de prevenir ou evitar a fraude no departamento de compras, fazendo pagamentos a fornecedores incorretos e realmente pagando o que foi recebido, uma vez que, se um provedor não enviou algo que foi contemplado na ordem de Compra e, por sua vez, o orçamento, então o montante total não deve ser pago, mas descontar o preço do produto ou serviço que não foi entregue.
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