Al gestionar un proyecto, trata de evitar que este sea demasiado pequeño o demasiado grande. Pelo contrário, o ideal é que tem o tamanho correto: é grande o suficiente para capturar todas as entregas do projeto e, por sua vez, pequena o suficiente para atingir seus objetivos.
A melhor maneira de alcançar É para definir o escopo do seu projeto. Definir o escopo ajuda você a atender as entregas do projeto a tempo e dentro do orçamento, sem sobrecarregar a equipe. Neste artigo, incluiremos tudo o que você precisa saber para definir e gerenciar o escopo do seu projeto.
Qual é o escopo de um projeto?
O escopo do projeto permite Você estabelecer limites em seu projeto e definir com precisão os objetivos, prazos e entregas do projeto que você deseja alcançar. Ao definir claramente o escopo do seu projeto, você pode certificar-se de obter as metas e objetivos do seu projeto sem sofrer atrasos ou sobrecarga de trabalho.
Definindo o escopo do seu projeto não é uma tarefa que você deve executar uma única pessoa. Pelo contrário, você deve se alinhar com os principais participantes do projeto e garantir que todos estejam em sintonia. Se você estiver trabalhando em um lançamento de marketing de um produto, por exemplo, certifique-se de estar alinhado com os participantes das equipes mais relevantes da sua empresa, como produto, design e equipamento de conteúdo. Dependendo da complexidade do seu projeto, também pode ser importante definir um processo de controle de mudança; Mas não se preocupe, vamos falar sobre isso mais tarde.
Qual é a declaração de escopo de um projeto?
Uma declaração do escopo do projeto é simplesmente um documento escrito que especifica o Escopo desse projeto. Dependendo da complexidade do projeto, a declaração de escopo poderia ser uma seção do plano de projeto ou um documento independente. Além disso, se você estiver trabalhando com uma equipe ou agência externa, você pode converter a declaração de escopo em uma declaração de trabalho (semear) para consolidar o contrato com seu provedor.
Qual é a corrupção do alcance?
Uma corrupção no intervalo acontece quando as entregas excedem o escopo do projeto. Imagine, por exemplo, que você está trabalhando no lançamento de um produto, mas não escreveu uma declaração do escopo do projeto. De repente, no meio do projeto, um envolvido adiciona uma entrega adicional: escrevendo um comunicado de imprensa. Alguns dias depois, outro envolvido solicitar uma postagem no novo produto. Essas entregas adicionais que sua equipe de projeto não esperava ou não estava preparada para executar, poderia causar estresse desnecessário ou até mesmo as entregas originais do projeto.
Quando seu projeto sofre uma corrupção em seu alcance, você acaba Trabalhando em tarefas que você não tinha previsto no início do projeto. Esto puede provocar retrasos, sobrecarga de trabajo o entregas de menor calidad.
La mejor manera de prevenir corrupciones en el alcance es crear una declaración clara del alcance al inicio del proyecto y compartirla con todos los involucrados relevantes tan pronto como é possivel. Desta forma, todos serão informados sobre o que está incluído no projeto e o que não faz.
Os benefícios de definir o escopo do seu projeto durante o estágio inicial
a definição de O escopo do projeto é um elemento fundamental no processo de planejamento. Sem uma declaração de escopo claramente estabelecida, o projeto poderia desviar e superar a capacidade produtiva de sua equipe, causando atrasos ou esgotamento. O escopo do projeto permite visualizar o ciclo de vida completo do projeto e garantir que os objetivos estabelecidos possam ser alcançados. Especificamente, definir o escopo do seu projeto permite:
- Certifique-se de que todos os envolvidos entendam claramente os limites do projeto
- Controle as expectativas dos envolvidos e ganhe adeptos
- estabelecer um orçamento e executar o planejamento de recursos adequadamente
- Alinhe seu projeto em torno dos principais objetivos
- Evitar a corrupção no alcance
- Estabelecer um processo de envio formal para solicitações de mudança (para grandes projetos)
Reduzir os riscos do projeto
8 etapas para definir o escopo do seu projeto
1. Comece com as metas do seu projeto
Antes que você possa definir o escopo, primeiro você precisa representar as metas do projeto. Os objetivos do projeto são os ativos que você planeja entregar no final do seu projeto. Ao determinar o escopo do projeto ajuda você a alcançar seus objetivos, você deve primeiro saber o que são esses objetivos.
2. Elaborar planejamento de recursos Se você ainda não o fez
Além dos objetivos do projeto, você também precisa saber quais recursos você terá à sua disposição. No gerenciamento de projetos, um recurso pode ser qualquer coisa, desde o orçamento do projeto para a disponibilidade de trabalho da equipe. Um plano de gerenciamento de recursos estabelece quais recursos você tem disponível para este projeto e como eles serão usados.
planeje definir seu plano de gerenciamento de recursos antes de criar o escopo do projeto. Dessa forma, você saberá exatamente quais recursos você tem disponível no momento de escrever a declaração do escopo do seu projeto e você pode ajustar o escopo com base em tal disponibilidade.
3. Considere os requisitos adicionais do projeto
Existem outros elementos importantes que você deve considerar durante o planejamento inicial do projeto, mas por enquanto, você deve se concentrar em tudo o que pode afetar o escopo do seu projeto. Lembre-se de que o escopo é a sua maneira de documentar os limites do seu projeto, bem como os principais objetivos, orçamento, recursos e entregas. Se houver outros fatores que possam afetar esses recursos, como o cronograma do projeto, é importante considerá-los nesta fase.
4. Crie um rascunho da declaração de escopo do seu projeto
Esta é a hora de consolidar todos os elementos que você coletou durante a pesquisa em um só lugar: a declaração de escopo do seu projeto. A declaração deve detalhar o que você fará e o que você não fará e explicará porquê.
Dependendo da complexidade do projeto, a declaração de escopo pode ser escrita de diferentes maneiras: pode ser uma lista com Vignettes, um parágrafo mais detalhado ou uma declaração completa de trabalho (semear). Independentemente da sua extensão, a declaração de escopo deve estabelecer quais são as metas do projeto e indicar o que será abordado no projeto e o que não.
Se você precisar de ajuda para definir o escopo, começar por responder Estas questões:
- Por que estamos trabalhando neste projeto? Quais são os nossos objetivos e entregas finais?
- Quais são as nossas limitações? Qual é o orçamento? Quantos funcionários e recursos temos disponíveis? Quais membros da equipe trabalharão neste projeto?
- Quais são as datas de entregas? Que horário devemos nos aderir?
- Quais elementos estão fora de alcance?
Exemplo de Declaração de escopo de um projeto
Suponha o que você é redesenhar o site da sua empresa? Em seguida, mostramos como o escopo do seu projeto poderia ser:
Objetivos do projeto: migrar o back-end do site para a plataforma CMS para aumentar a velocidade e flexibilidade da página.
Recursos:
- Equipamento da Web (três pessoas): 30 horas de trabalho por semana por 6 semanas
- gerente de engenharia (uma pessoa): 10 horas de trabalho por semana para 6 semanas
- Revisão e assuntos legais (duas equipes): 5 horas de trabalho ad hoc por semana
- $ 7000 para um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS)
- treinamento para todos os editores de conteúdo no final de maio de 2021
- migrar todo o site para o novo CMS para junho 2021
Project Road Map and Schedule:
- 26 de abril: comece definindo o escopo do CMS
- a partir de 17 de maio a 3 de junho: migração de E Web Quip
- 31 de maio: treinamento para editores de conteúdo
- 4 de junho: lançamento do novo CMS
10 de maio: revisão por TI e assuntos legais de TI
fora do alcance:
- novo sistema de gestão de ativos digitais (barragem)
- Páginas da Web personalizáveis no novo CMS
5. Obter aceitação e aprovação da pessoa envolvida
antes de aprovar a declaração do escopo do projeto, certifique-se de obter a aceitação de todos os participantes do projeto. Isso lhe dá a oportunidade de fazer os ajustes finais, reconsiderar os objetivos do seu projeto e decidir o que faz parte do projeto e do que não. Uma vez que seu projeto esteja em andamento, será mais difícil alterar qualquer elemento da declaração de escopo. Portanto: Certifique-se de comunicar o escopo do projeto a todos os envolvidos.
6. Ele estabelece um processo de controle de mudança, se necessário,
Se o seu projeto tiver muitos participantes ou se você estiver gerenciando uma iniciativa complexa, pode ser muito útil estabelecer um processo de controle de mudança. Em projetos grandes ou complexos, é inevitável que as mudanças sejam feitas. Talvez a programação tenha sido muito otimista ou talvez você tenha recebido novos comentários de clientes para ajustar várias entregas importantes.Não é aconselhável ter um projeto impossível de modificar, mas também não é recomendado que todos possam fazer mudanças facilmente, pois poderia causar corrupção no escopo.
Um processo de controle de mudança consiste em Conjunto de processos estabelecidos que devem seguir os envolvidos antes que sua mudança seja aprovada. Para criar um processo de controle de mudança, ele estabelece um método para a equipe do projeto e os outros envolvidos podem enviar suas solicitações de mudança. Você pode configurar, por exemplo, um formulário de solicitação centralizado. Em seguida, um grupo de chave envolvido deve revisar a mudança e analisar se a solicitação de mudança é importante o suficiente para ser levado em conta no projeto. Em caso afirmativo, verifique se você pode reconsiderar a prioridade de outros processos de trabalho para evitar o sofrimento da corrupção do escopo.
7. Compartilhe a declaração do escopo do projeto com sua equipe
Uma vez que o principal envolvido tenha visto e aprovado o escopo do projeto, compartilhá-lo com sua equipe de projeto. Certifique-se de que sua equipe tenha um lugar central onde você possa acessar todo o trabalho, como uma ferramenta de gerenciamento de trabalho.
8. Verifique a declaração do escopo durante o projeto
com freqüência para considerar o documento do escopo do projeto com freqüência para garantir que tudo esteja sob controle e não execute o risco de que o escopo seja desviado. Se alguém quiser adicionar novos itens no projeto sem passar pelo processo de controle de mudança, mostrar a instrução do escopo do projeto e pedir-lhes para enviar suas ideias através do formulário como um aplicativo rápido ou rastreamento.
Use o escopo Do projeto para definir limites claros
A declaração do escopo do projeto é uma ótima ferramenta para garantir que o projeto de progresso seja planejado e ter sucesso. É também uma excelente maneira de apoiar a equipe do projeto e evitar a exaustão. No entanto, o escopo do projeto só é útil se tiver sido comunicado de forma eficaz. Certifique-se de compartilhar o documento de escopo do projeto no início e consulte-o frequentemente durante o projeto.