Os avanços tecnológicos evoluir em um ritmo vertiginoso, que implica que empresas, trabalhadores autônomos e cidadãos em geral enfrentam um abismo no momento da gestão de seus documentos e / ou procedimentos. com as administrações públicas (AA PP). A maneira em que a sociedade está relacionada ao AA PP está mudando, embora não avance ao ritmo esperado pelas agências oficiais que se verificaram que o investimento feita não corresponde ao uso real desta tecnologia.
As faturas é um dos documentos que experimentou uma grande transformação. Ainda há muita confusão na atual sociedade entre os vários conceitos – eletrônica, digital ou telemática – identificando essa operação mercantil. Os três termos são sinônimos, embora a legislação específica de cada país seja o que determina os limites em cada um dos casos.
O chamado “Digital Divide”, a falta de informação e a incerteza que podem causar Essa nova maneira de se relacionar com a AA PP são algumas das razões pelas quais muitas empresas pequenas e médias ainda não usam essa tecnologia. Por outro lado, grandes empresas têm infraestrutura adequada para fazer uso dele.
Neste ponto, é necessário desmistificar a crença de que apenas organizações de grande volume podem adquirir software de tecnologia documental. No mercado, há ferramentas competentes que são adequadas tanto o tamanho quanto as necessidades específicas de cada negócio. Além disso, outra Recurso útil pode ser para ir a essas empresas especializadas em gestão de documentos para desenvolver um projeto de consultoria e, desta forma, aconselhar os procedimentos de recepção Ó, custódia, armazenamento e recuperação de informações, entre outros.
O que é efate (/ h3>
uma fatura eletrônica ou EFAD é um documento digital que substitui o tradicional. Ou seja, é a representação do computador de papel, gerada e mantida eletronicamente, que substitui o documento físico, mas com valor legal idêntico para isso.
para este arquivo eletrônico, que contém todos os dados de uma fatura, As fórmulas matemáticas são aplicadas e uma string ou sequência de caracteres chamada assinatura eletrônica é adicionada. Ao fazer isso, a fatura eletrônica adquire a validade fiscal e legal completa, portanto, a necessidade de imprimir o documento é eliminada para mantê-la ao destinatário.
Para que uma fatura eletrônica seja válida apenas deve cumprir dois requisitos : Garantir a autenticidade de origem e a integridade de seu conteúdo. Isso significa que o emissor pode ser identificado inequivocamente e essa é a certeza de que o documento recebido não foi alterado. Ambos os requisitos estão satisfeitos se gerando a fatura eletrônica, o emissor incorpora uma assinatura eletrônica que atenda às especificações mínimas estabelecidas pelas autoridades fiscais de cada país ou no caso da Europa da UE.
Remoção da impressão / h3>
O uso de faturas eletrônicas implica que a natureza obrigatória da impressão eliminada é eliminada a ser despachada para seus respectivos destinatários. Desta forma, não apenas os custos associados à geração e manipulação de documentos impressos são drasticamente reduzidos, mas ao mesmo tempo a qualidade na gestão e controle de todo o processo de faturamento e coleta é consideravelmente aumentado.
Mesmo assim, a lei obrigou a salvar durante um período de prescrição o documento da fatura juntamente com os dados de assinatura eletrônica e o certificado. A legislação também impõe a necessidade de tanto os emissores como os beneficiários de conservação das faturas eletrônicas, juntamente com os dados associados (assinatura e certificado) em seu formato original; Assegure a legibilidade do mesmo em seu formato original; e garantir o acesso total (visualização, pesquisa seletiva, copiar ou download e impressão on-line) para os dados.
Os Estados-Membros da União Europeia têm até 31 de dezembro de 2012 para cumprir e adotar em seus sistemas, a Directiva 2010 / 45 / UE, no que diz respeito aos padrões de faturamento. Este ponto de virada supõe um momento ideal para empresas que não haviam levantado o uso de evidências para participar dessa maneira de operar, já que será mais fácil para eles adotarem as novas e melhores propostas desde o início desta reestruturação.
Práticas inadequadas na eftaltura
Alguns dos erros mais comuns detectados no uso da effactura que cometem, fundamentalmente, pequenas e médias empresas juntamente com os trabalhadores independentes em A hora de realizar o faturamento eletrônico, eles são os seguintes:
- Considere efato como um documento sem validade legal, quando a fatura eletrônica é um equivalente funcional de papel.
- conceder Um documento PDF a validade de um derrame, uma vez que não atendem aos requisitos legais porque também devem incluir uma assinatura eletrônica e, portanto, cumprir as requisitos de autenticação, integridade e não-fonte.
- Acredite que A fatura eletrônica é útil apenas para grandes empresas, que é longe da realidade, uma vez que também é muito prática para empresas menos volumes e trabalhadores independentes para manter uma relação direta e fluida com a administração.
- Confusão entre os formatos aceitos por lei, quando atualmente, aqueles que acompanham uma de uma assinatura digital reconhecida certificando a conta da conta é válida.
- Mantendo a crença de que os métodos tradicionais são mais seguros que a eletrônica, quando Em termos de segurança, o documento digital permite cópias de backup de acordo com os regulamentos legais.
Julio A. Olivares
Presidente e fundador do DocPath