Al gestionar un proyecto, trata de evitar que este sea demasiado pequeño o trop gros. Au contraire, l’idéal est qu’il a la taille correcte: il est assez grand pour capturer toutes les livraisons du projet et, à son tour, suffisamment petite pour atteindre vos objectifs.
Le meilleur moyen de réaliser Il est de définir la portée de votre projet. La définition de la portée vous aide à répondre aux livraisons du projet à temps et dans le budget, sans surcharger de l’équipe. Dans cet article, nous inclurons tout ce que vous devez savoir pour définir et gérer la portée de votre projet.
Quelle est la portée d’un projet?
La portée du projet permet Vous devez établir des limites de votre projet et définissez avec précision les objectifs, les délais et les livraisons du projet que vous souhaitez réaliser. En définissant clairement la portée de votre projet, vous pouvez vous assurer de réaliser les objectifs et objectifs de votre projet sans souffrir de retards ni surcharge de travail.
Définir la portée de votre projet n’est pas une tâche que vous devez effectuer une seule personne. Au contraire, vous devez vous aligner sur les principaux participants du projet et assurez-vous que tout le monde est en phase. Si vous travaillez sur une version marketing d’un produit, par exemple, assurez-vous d’être aligné sur les participants des équipes les plus pertinentes de votre entreprise, telles que les équipements de produits, de conception et de contenu. En fonction de la complexité de votre projet, il peut également être important de définir un processus de contrôle des modifications; Mais ne vous inquiétez pas, nous en parlerons plus tard.
Quel est l’énoncé d’application d’un projet?
Un relevé de la portée du projet est simplement un document écrit qui spécifie la Portée de ce projet. En fonction de la complexité du projet, la déclaration de portée pourrait être une section du plan de projet ou d’un document indépendant. En outre, si vous travaillez avec une équipe ou une agence externe, vous pouvez convertir l’instruction de portée dans une déclaration de travail (SOW) pour consolider l’accord avec votre fournisseur.
Quelle est la corruption de REACH?
Une corruption dans la gamme arrive lorsque des livraisons dépassent la portée du projet. Imaginez, par exemple, que vous travaillez sur le lancement d’un produit, mais vous n’avez pas écrit de déclaration de la portée du projet. Soudainement, au milieu du projet, un impliqué ajoute une livraison supplémentaire: écrire un communiqué de presse. Quelques jours plus tard, une autre impliquée demande un message de blog sur le nouveau produit. Ces livraisons supplémentaires que votre équipe de projet ne s’attendaient pas ou n’était pas prête à effectuer, pourrait provoquer un stress inutile ou même les livraisons originales du projet.
Lorsque votre projet subit une corruption à votre portée, vous vous retrouvez. Travailler dans des tâches que vous n’aviez pas prévu au début du projet. Cela peut causer des retards, une surcharge de travail ou des livraisons de qualité inférieure.
Le meilleur moyen d’empêcher la corruption dans le champ d’application est de créer une déclaration de portée claire au début du projet et de la partager avec toutes les personnes concernées. Dès que possible. De cette manière, tout le monde sera informé de ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne sera pas.
Les avantages de définir la portée de votre projet au cours de la phase initiale
la définition de la définition de La portée du projet est un élément fondamental du processus de planification. Sans une déclaration de portée clairement établie, le projet pourrait dévier et surmonter la capacité de production de votre équipe, causant des retards ou de l’épuisement. La portée du projet vous permet de visualiser le cycle de vie complet du projet et de vous assurer que les objectifs établis peuvent être atteints. Plus précisément, la définition de la portée de votre projet vous permet de:
- Assurez-vous que tous impliqués comprennent clairement les limites du projet
- contrôler les attentes des personnes impliquées et gagnent des adeptes
- Réduisez les risques du projet
- Établissez un budget et effectuez la planification des ressources correctement
- Alignez votre projet autour des objectifs principaux
- Évitez la corruption à portée de main
- Établissez un processus d’expédition formel pour les demandes de changement (pour les grands projets)
8 étapes pour définir la portée de votre projet
1. Commencez avec les objectifs de votre projet
Avant de pouvoir définir la portée, vous devez d’abord poser les objectifs du projet. Les objectifs du projet sont les actifs que vous envisagez de livrer à la fin de votre projet. Tout en déterminant que la portée du projet vous aide à atteindre vos objectifs, vous devez d’abord savoir quels sont ces objectifs.
2. Planification des ressources élaborées Si vous ne l’avez pas encore fait
Outre les objectifs du projet, vous devez également savoir quelles ressources vous aurez à votre disposition. Dans la gestion de projet, une ressource peut être n’importe quoi, du budget de projet à la disponibilité au travail de l’équipe. Un plan de gestion des ressources établit les ressources que vous avez disponibles pour ce projet et comment elles seront utilisées.
Planifiez pour définir votre plan de gestion des ressources avant de créer la portée du projet. De cette façon, vous saurez exactement quelles ressources vous disposez au moment de la rédaction de l’état de la portée de votre projet et vous pouvez ajuster la portée en fonction de cette disponibilité.
3. Considérez les exigences supplémentaires du projet
Il existe d’autres éléments importants que vous devriez prendre en compte lors de la planification précoce du projet, mais pour le moment, vous devriez vous concentrer sur tout ce qui peut affecter la portée de votre projet. N’oubliez pas que la portée est votre façon de documenter les limites de votre projet, ainsi que les principaux objectifs, budget, ressources et livraisons. S’il existe d’autres facteurs pouvant affecter ces ressources, tels que le calendrier de projet, il est important de les considérer à ce stade.
4. Créez un brouillon de la portée de votre projet
C’est le moment de consolider tous les éléments que vous avez collectés lors de la recherche au même endroit: l’état de la portée de votre projet. La déclaration doit détailler ce que vous ferez et ce que vous ne ferez pas, et expliquez pourquoi.
En fonction de la complexité du projet, l’instruction Scope peut être écrite de différentes manières: il peut s’agir d’une liste avec Vignettes, un paragraphe plus détaillé ou une déclaration de travail complète (SOW). Indépendamment de son extension, la déclaration de portée devrait établir ce que les objectifs du projet sont et indiquent ce qui sera adressé dans le projet et ce qui ne le fait pas.
Si vous avez besoin d’aide pour définir la portée, commencez par répondre Ces questions:
- Pourquoi travaillons-nous sur ce projet? Quels sont nos objectifs et nos livraisons finales?
- Quelles sont nos limitations? Quel est le budget? Combien d’employés et de ressources avons-nous disponibles? Quels membres de l’équipe travailleront sur ce projet?
- Quelles sont les dates des livraisons? Quel calendrier devrions-nous nous coller?
- quels éléments sont hors de portée?
Exemple de déclaration d’un projet
Supposons que tu es repenser le site Web de votre entreprise? Ensuite, nous vous montrons comment la portée de votre projet pourrait être:
objectifs du projet: migrer le backend du site Web sur la plate-forme CMS pour augmenter la vitesse et la flexibilité de la page.
Ressources:
- Equipement Web (trois personnes): 30 heures de travail par semaine pendant 6 semaines
- Gestionnaire d’ingénierie (une personne): 10 heures de travail par semaine pour 6 semaines
- Critiques et questions juridiques (deux équipes): 5 heures de travail ad hoc par semaine
- 7000 $ pour un système de gestion de contenu (CMS)
livraisons:
- formation pour tous les éditeurs de contenu à la fin du mois de mai 2021
- migrer tout le site Web vers le nouveau CMS pour le 20 juin 2021
Carte routière du projet et calendrier:
- 26 avril: Commencez par définir la portée du CMS
- du 17 mai au 3 juin: migration de E Web QUIP
- 31 mai: formation aux éditeurs de contenu
- Juin 4: lancement du nouveau CMS
10 mai: Examiner par l’équipe informatique et les questions juridiques
hors de portée:
- Nouveau système de gestion d’actifs numériques (barrage)
- pages Web personnalisables dans le nouveau CMS
5. Obtenez l’acceptation et l’approbation de la personne concernée
Avant d’approuver la déclaration du champ d’application du projet, assurez-vous d’obtenir l’acceptation de tous les participants du projet. Cela vous donne la possibilité de faire les ajustements finaux, de reconsidérer les objectifs de votre projet et de décider de ce qui fait partie du projet et de ce qui n’est pas. Une fois votre projet en cours, il sera plus difficile de modifier tout élément de la déclaration de portée. Par conséquent: veillez à communiquer la portée du projet à toutes les personnes concernées.
6. Il établit un processus de contrôle des modifications si nécessaire
Si votre projet a de nombreux participants ou si vous gérez une initiative complexe, il peut être très utile d’établir un processus de contrôle des modifications. Dans des projets volumineux ou complexes, il est inévitable que des changements soient faits. Peut-être que le programme a été trop optimiste ou que vous avez peut-être reçu de nouveaux commentaires des clients afin que vous puissiez ajuster plusieurs livraisons importantes.Il n’est pas conseillé de disposer d’un projet impossible à modifier, mais il n’est pas non plus recommandé que tout le monde puisse apporter des modifications facilement, car cela pourrait causer une corruption dans la portée.
Un processus de contrôle de changement consiste en une Ensemble de processus établis qui doivent suivre les personnes impliquées avant que leur changement soit approuvé. Pour créer un processus de contrôle des modifications, il établit une méthode pour l’équipe de projet et les autres personnes impliquées peuvent envoyer vos demandes de changement. Vous pouvez configurer, par exemple, un formulaire de demande centralisé. Ensuite, un groupe de clés impliquant devrait examiner le changement et analyser si la demande de changement est suffisamment importante pour être prise en compte dans le projet. Si tel est le cas, vérifiez si vous pouvez reconsidérer la priorité des autres processus de travail pour éviter de souffrir de la corruption de portée.
7. Partagez la déclaration de la portée du projet avec votre équipe
Une fois que la principale impliquée a vu et approuvé la portée du projet, partagez-la avec votre équipe de projet. Assurez-vous que votre équipe a un lieu central où vous pouvez accéder à tout le travail, tel qu’un outil de gestion de travail.
8. Vérifiez que l’instruction Scope lors du projet
est recommandé fréquemment pour examiner fréquemment le document de portée du projet pour vous assurer que tout est sous contrôle et ne pas exécuter le risque que la portée soit détournée. Si quelqu’un veut ajouter de nouveaux éléments dans le projet sans passer par le processus de contrôle des modifications, indiquez l’instruction de la portée du projet et demandez-leur d’envoyer leurs idées à travers le formulaire comme une application rapide ou un suivi.
Utilisez la portée Du projet de définir des limites claires
La déclaration du champ d’application du projet est un excellent outil pour garantir que le projet de progrès comme prévu et réussit. C’est aussi un excellent moyen de soutenir l’équipe de projet et d’éviter l’épuisement. Cependant, la portée du projet n’est utile que si elle a été communiquée efficacement. Assurez-vous de partager le document de la portée du projet au début de celui-ci et de le consulter fréquemment au cours du projet.