L’approvazione del pagamento delle fatture è una delle fasi che sono presenti nel processo di acquisto o del processo di approvvigionamento, che gli consente a un’azienda acquistare prodotti o servizi in modo trasparente e controllato, a un fornitore esterno per soddisfare le tue esigenze e i requisiti interni.
Nel paragrafo successivo spiegheremo cosa consiste in questa fase e perché è così importante in un’azienda:
Qual è l’approvazione del pagamento della fattura?
noto in inglese come “approvazione della fattura”, l’approvazione del pagamento delle fatture è un processo in cui sono rivisti e approvano le fatture dei fornitori prima Il pagamento viene elaborato.
Normalmente, questa procedura inizia una volta che il reparto shopping riceve tramite e-mail o software di gestione degli acquisti, un fornitore di fatturato.
Quindi, questa fattura è classificata nella categoria specifica e viene inviato al dipartimento che corrisponde alla sua rispettiva approvazione, in questo caso, il Dipartimento di finanza o contabilità.
Alla fine di questo processo, è che il reparto commerciale o lo stesso finanza, lattina Paga la fattura emessa dal Fornitore per i beni e i servizi forniti.
Va notato che sebbene alcune aziende utilizzino una persona finanziaria o un membro del team di contabilità per elaborare fatture, ci sono altre società che hanno Un dipartimento specifico ha chiamato Department of Account per pagare (AP) per prendersi cura del processo di approvazione della fattura.
I conti di pagamento sono documenti in cui tutte le fatture approvate sono centralizzate e sono in sospeso. In queste tabelle, il dipartimento acquisti prende il controllo dei pagamenti ai fornitori, i loro debiti, i fertilizzanti fatti, tra gli altri.
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Quali sono i passaggi che devono essere eseguiti prima approvati il pagamento delle fatture?
Nelle fasi del processo di acquisto, approvare le fatture è uno degli ultimi passaggi, quindi per raggiungere quella parte, tu Devo verificare quali altre azioni sono state soddisfatte con successo come:
- Creare la richiesta di acquisto.
- Invialo al reparto shopping per essere approvato e può diventare un ordine di acquisto
- approva l’ordine di acquisto e il budget per questo.
- Invia l’ordine ai fornitori e ricevi preventivi e citazioni.
- Negozia con i fornitori scelti e esegue il relativo Contratti.
- Ricevi i prodotti e i servizi concordati, riceve la fattura di raccolta.
- approva l Per fatturare in modo che possa essere pagata.
vale a dire che prima di pagare le fatture, è necessario eseguire una corrispondenza a 3 vie in cui è verificato che tale fattura corrisponda all’acquisto Ordina inviata e con il riconoscimento che conferma che la merce è stata ricevuta e quindi, è possibile senza problemi continuare a effettuare il pagamento corrispondente. Grazie a questi tre documenti, è possibile verificare che l’intero processo di acquisto sia stato effettuato con successo.
Perché l’approvazione della fattura è così importante?
Questa fase del processo di acquisto è molto importante, perché impedisce alle aziende di erogare denaro dal loro capitale che non sono state ricevute o che avevano ricevuto Alcune complicazioni.
Consente anche di controllare che ciascuno dei passaggi prima di essere stato eseguito correttamente per chiudere correttamente il flusso di approvazione.
È anche un modo per prevenire o evitare frodi nel reparto shopping, effettuando pagamenti a fornitori errati e pagare davvero ciò che è stato ricevuto, poiché, se un fornitore non ha inviato qualcosa che è stato contemplato nell’ordine di Acquisto e a sua volta il budget, quindi l’importo totale non dovrebbe essere pagato ma di scontare il prezzo del prodotto o del servizio che non è stato consegnato.
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