Quando si gestisce un progetto, prova a impedirlo di essere troppo piccolo o Troppo grande. Al contrario, l’ideale è che ha le dimensioni corrette: è abbastanza grande da catturare tutte le consegne del progetto e, a sua volta, abbastanza piccola da raggiungere i tuoi obiettivi.
Il modo migliore per raggiungere È definire la portata del tuo progetto. Definire la portata ti aiuta a soddisfare le consegne del progetto in tempo e nel budget, senza sovraccaricare la squadra. In questo articolo, includeremo tutto ciò che devi sapere per definire e gestire la portata del tuo progetto.
Qual è lo scopo di un progetto?
Lo scopo del progetto consente Devi stabilire limiti sul tuo progetto e definire accuratamente gli obiettivi, le scadenze e le consegne del progetto che desideri raggiungere. Definitivamente definendo lo scopo del tuo progetto, puoi assicurarti di raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi del tuo progetto senza ritardi sufficienti o sovraccarichi di lavoro.
Definizione dello scopo del tuo progetto non è un’attività che devi eseguire una sola persona. Al contrario, devi allinearti con i principali partecipanti al progetto e assicurati che tutti siano in sintonia. Se stai lavorando su un rilascio di marketing di un prodotto, ad esempio, assicurati di essere allineato con i partecipanti dei team più pertinenti della tua azienda, come prodotti, progettazione e apparecchiature di contenuto. A seconda della complessità del tuo progetto, potrebbe anche essere importante definire un processo di controllo delle modifiche; Ma non preoccuparti, ne parleremo più tardi.
Qual è la dichiarazione di portata di un progetto?
Una dichiarazione dello scopo del progetto è semplicemente un documento scritto che specifica il Portata di quel progetto. A seconda della complessità del progetto, la dichiarazione del campo potrebbe essere una sezione del piano del progetto o di un documento indipendente. Inoltre, se stai lavorando con un team o un’agenzia esterna, puoi convertire la dichiarazione di portata in un’istruzione di lavoro (Sow) per consolidare l’accordo con il tuo provider.
Qual è la corruzione della portata?
Una corruzione nell’intervallo avviene quando le consegne superano la portata del progetto. Immagina, ad esempio, che stai lavorando al lancio di un prodotto, ma non hai scritto una dichiarazione della portata del progetto. All’improvviso, nel mezzo del progetto, un coinvolto aggiunge una consegna aggiuntiva: scrivere un comunicato stampa. Alcuni giorni dopo, un altro coinvolto richiede un post sul blog sul nuovo prodotto. Queste consegne aggiuntive che il tuo team di progetto non si aspettava o non è stato disposto a svolgere, potrebbe causare uno stress inutile o anche le consegne originali del progetto.
Quando il tuo progetto subisce una corruzione nella tua portata, finisci Lavorando in compiti che non hai previsto all’inizio del progetto. Ciò può causare ritardi, sovraccarico di lavoro o consegne di qualità inferiore.
Il modo migliore per evitare che le corruzioni nello scopo consentano una chiara dichiarazione di ambito all’inizio del progetto e condividerlo con tutti i pretendenti coinvolti Presto possibile. In questo modo, tutti saranno informati su ciò che è incluso nel progetto e cosa no.
i vantaggi della definizione della portata del tuo progetto durante la fase iniziale
la definizione di Lo scopo del progetto è un elemento fondamentale nel processo di pianificazione. Senza una dichiarazione di portata chiaramente stabilita, il progetto potrebbe deviare e superare la capacità produttiva del team, causando ritardi o esaurimento. La portata del progetto ti consente di visualizzare il ciclo di vita completo del progetto e garantire che gli obiettivi stabiliti possano essere raggiunti. Nello specifico, definendo lo scopo del tuo progetto ti consente di:
- Assicurarsi che tutti i coinvolti capiino chiaramente i limiti del progetto
- controllano le aspettative di coloro che sono coinvolti e vincono Adepts
- Ridurre i rischi del progetto
- Stabilisci un budget ed eseguire correttamente la pianificazione delle risorse
- Allineare il progetto attorno agli obiettivi principali
- Evita la corruzione a Reach
- Stabilisci un processo di spedizione formale per le richieste di modifica (per progetti di grandi dimensioni)
8 passaggi per definire lo scopo del progetto
1. Inizia con gli obiettivi del tuo progetto
Prima di poter definire lo scopo, devi prima rappresentare gli obiettivi del progetto. Gli obiettivi del progetto sono i beni che hai intenzione di consegnare alla fine del tuo progetto. Durante la determinazione della portata del progetto ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi, devi prima sapere cosa sono quegli obiettivi.
2. Pianificazione delle risorse elaborate Se non lo hai ancora fatto
Oltre agli obiettivi del progetto, è necessario sapere quali risorse avrai a tua disposizione. Nella gestione del progetto, una risorsa può essere qualsiasi cosa, dal budget del progetto alla disponibilità del lavoro della squadra. Un piano di gestione delle risorse stabilisce quali risorse disponibili per questo progetto e come verranno utilizzate.
Plan per definire il piano di gestione delle risorse prima di creare la portata del progetto. In questo modo, saprai esattamente quali risorse hai a disposizione al momento della scrittura della dichiarazione del tuo progetto e puoi regolare lo scopo in base a tale disponibilità.
3. Considera i requisiti aggiuntivi del progetto
Ci sono altri elementi importanti che dovresti prendere in considerazione durante la pianificazione anticipata del progetto, ma per il momento, dovresti concentrarti su tutto ciò che può influire sulla portata del tuo progetto. Ricorda che lo scopo è il tuo modo di documentare i limiti del tuo progetto, nonché i principali obiettivi, budget, risorse e consegne. Se ci sono altri fattori che possono influire su queste risorse, come il programma del progetto, è importante considerarli in questa fase.
4. Creare una bozza della dichiarazione del tuo progetto del tuo progetto
Questo è il momento di consolidare tutti gli elementi che hai raccolto durante la ricerca in un unico luogo: la dichiarazione del campo del progetto. La dichiarazione deve descrivere ciò che farai e ciò che non farai, e spiegherai perché.
A seconda della complessità del progetto, la dichiarazione del campo di applicazione può essere scritta in modi diversi: può essere un elenco con vignette, un paragrafo più dettagliato o una dichiarazione di lavoro completa (SOW). Indipendentemente dalla sua estensione, la dichiarazione dell’ambito dovrebbe stabilire ciò che gli obiettivi del progetto sono e indicano ciò che verrà affrontato nel progetto e cosa no.
Se è necessario aiutare a definire l’ambito, iniziando rispondendo Queste domande:
- Perché stiamo lavorando su questo progetto? Quali sono i nostri obiettivi e consegne finali?
- Quali sono i nostri limiti? Qual è il budget? Quanti dipendenti e risorse abbiamo a disposizione? Quali membri del team funzionerà su questo progetto?
- Quali sono le date delle consegne? Quale programma dovremmo attaccarci?
- quali elementi sono fuori portata?
Esempio di dichiarazione di ambito di un progetto
Supponiamo cosa sei tu ridisegnare il sito web della tua azienda? Successivamente, ti mostriamo come potrebbe essere la portata del tuo progetto:
Project Goals: Migrare il back-end del sito Web alla piattaforma CMS per aumentare la velocità e la flessibilità della pagina.
Risorse:
- apparecchiature web (tre persone): 30 ore di lavoro a settimana per 6 settimane
- gestore ingegneristico (una persona): 10 ore di lavoro a settimana per 6 settimane
- Rivedi e materia legale (due squadre): 5 ore di avviso ad hoc a settimana
- $ 7000 per un sistema di gestione dei contenuti (CMS)
Consegne:
- Formazione per tutti gli editori di contenuti alla fine di maggio 2021
- Migra tutto il sito Web al nuovo cm per il giugno 2021
Progetto mappa stradale e programma:
- 26 aprile: Inizia definendo lo scopo del CMS
- dal 17 maggio al 3 giugno: migrazione di e Web Quip
- May 31: Formazione ai redattori di contenuti
- 4 giugno: lancio del nuovo cms
10 maggio: revisione della squadra IT e delle questioni legali
out of reach:
- Nuovo sistema di gestione delle risorse digitali (diga)
- Pagine Web personalizzabili nel nuovo CMS
5. Ottenere accettazione e approvazione della persona coinvolta
Prima approvata la dichiarazione dell’ambito del progetto, assicurarsi di ottenere l’accettazione di tutti i partecipanti al progetto. Questo ti dà l’opportunità di effettuare le regolazioni finali, riconsiderare gli obiettivi del tuo progetto e decidere cosa fa parte del progetto e cosa no. Una volta che il tuo progetto è in corso, sarà più difficile cambiare qualsiasi elemento della dichiarazione del campo di applicazione. Pertanto: assicurarsi di comunicare la portata del progetto a tutti i soggetti coinvolti.
6. Stabilisce un processo di controllo delle modifiche se necessario
Se il tuo progetto ha molti partecipanti o se stai gestendo un’iniziativa complessa, può essere molto utile stabilire un processo di controllo delle modifiche. In progetti grandi o complessi, è inevitabile che i cambiamenti siano fatti. Forse il programma è stato troppo ottimista o forse hai ricevuto nuovi commenti dei clienti in modo da regolare diverse consegne importanti.Non è consigliabile avere un progetto che è impossibile da modificare, ma non è anche raccomandato che tutti possano apportare facilmente modifiche, in quanto potrebbe causare la corruzione nell’ambito.
Un processo di controllo delle modifiche consiste di a Set di processi stabiliti che devono seguire quelli coinvolti prima che il loro cambiamento sia approvato. Per creare un processo di controllo delle modifiche, stabilisce un metodo per il team di progetto e gli altri coinvolti possono inviare le tue richieste di modifica. È possibile configurare, ad esempio, un modulo di richiesta centralizzata. Quindi, un gruppo di chiave coinvolto dovrebbe rivedere il cambiamento e analizzare se la richiesta di modifica è abbastanza importante da prendere in considerazione nel progetto. In tal caso, verificare se è possibile riconsiderare la priorità di altri processi di lavoro per evitare di soffrire di corruzione dell’ambito.
7. Condividi la Dichiarazione dell’ambito del progetto con il tuo team
Una volta che i principali coinvolti hanno visto e approvato la portata del progetto, condividerlo con il team di progetto. Assicurati che il tuo team abbia un posto centrale in cui è possibile accedere a tutti i lavori, come uno strumento di gestione del lavoro.
8. Controllare che l’istruzione di portata durante il progetto
si consiglia frequentemente per considerare spesso il documento dell’ambito del progetto per garantire che tutto sia sotto controllo e non eseguire il rischio che lo scopo verrà deviato. Se qualcuno vuole aggiungere nuovi elementi nel progetto senza passare attraverso il processo di controllo delle modifiche, mostrare la dichiarazione di ambito del progetto e chiedere loro di inviare le loro idee attraverso il modulo come un’applicazione o un monitoraggio rapido.
Usa lo scopo del progetto per definire i limiti chiari
La dichiarazione della portata del progetto è un grande strumento per garantire che il progetto di avanzamento sia pianificato e avere successo. È anche un ottimo modo per supportare il team del progetto ed evitare l’esaurimento. Tuttavia, la portata del progetto è utile solo se è stata comunicata in modo efficace. Assicurati di condividere il documento dell’ambito del progetto all’inizio e consultarlo frequentemente durante il corso del progetto.