Gli anticipi tecnologici si evolvono in un ritmo vertiginoso, che comporta che le aziende, i lavoratori autonomi e i cittadini in generale affrontano un abisso al momento della gestione dei loro documenti e / o procedure con amministrazioni pubbliche (AA PP). Il modo in cui la società è legata all’AA PP sta cambiando, sebbene non avanza fino al ritmo atteso dalle agenzie ufficiali che si sono scoperti che l’investimento effettuato non corrisponde all’uso effettivo di questa tecnologia.
Le fatture sono uno dei documenti che ha sperimentato una grande trasformazione. C’è ancora molta confusione nella società attuale tra i vari concetti – elettronica, digitale o telematica – Identificazione di questa operazione mercantile. I tre termini sono sinonimi, sebbene la legislazione specifica di ciascun paese sia ciò che determina i limiti in ciascuno dei casi.
il cosiddetto “Divide digitale”, la mancanza di informazioni e l’incertezza che possono causare Questo nuovo modo di relazionarsi con l’AA PP è alcuni dei motivi per cui molte piccole e medie imprese non usano ancora questa tecnologia. D’altra parte, le grandi aziende hanno un’infrastruttura adeguata per utilizzarle.
A questo punto, è necessario demistificare la convinzione che solo le organizzazioni di grandi volumi possono acquisire il software di tecnologia documentale. Nel mercato ci sono strumenti competenti che sono adeguati sia le dimensioni che le esigenze specifiche di ogni azienda. Inoltre, un altro La risorsa utile può essere quella di andare a queste società specializzate nella gestione dei documenti per sviluppare un progetto di consulenza e in questo modo consiglia alle procedure di accoglienza Ó, custodia, stoccaggio e recupero di informazioni, tra gli altri.
Cos’è EFATE (/ H3>
Una fattura elettronica o EFAD è un documento digitale che sostituisce il tradizionale. Cioè, è la rappresentazione del computer di carta, generata e mantenuta elettronicamente, che sostituisce il documento fisico ma con un valore legale identico a questo.
a questo file elettronico, che contiene tutti i dati di una fattura, Le formule matematiche sono applicate e viene aggiunta una stringa o una sequenza di caratteri chiamati firma elettronica. In questo modo, la fattura elettronica acquisisce la piena validità fiscale e legale, quindi la necessità di stampare il documento viene eliminata per tenerlo al destinatario.
Per una fattura elettronica da essere valida solo deve essere conforme a due requisiti : Garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del suo contenuto. Ciò significa che l’emittente può essere identificato inequivocabilmente e questa è la certezza che il documento ricevuto non è stato modificato. Entrambi i requisiti sono soddisfatti se generando la fattura elettronica, l’emittente incorpora una firma elettronica conforme alle specifiche minime stabilite dalle autorità fiscali di ciascun paese o nel caso dell’Europa dell’UE.
Rimozione della stampa
L’uso di fatture elettroniche implica che la natura obbligatoria della stampa è stata eliminata per essere spedita ai rispettivi destinatari. In questo modo, non solo i costi associati alla generazione e alla manipolazione dei documenti stampati sono drasticamente ridotti, ma allo stesso tempo la qualità nella gestione e il controllo dell’intero processo di fatturazione e raccolta è notevolmente aumentato.
Anche così, la legge è obbligata a salvare durante un periodo di prescrizione del documento della fattura insieme ai dati della firma elettronica e al certificato. La legislazione impone anche la necessità sia agli emittenti che ai destinatari di conservare le fatture elettroniche, insieme ai dati associati (firma e certificato) nel suo formato originale; Garantire la leggibilità dello stesso nel suo formato originale; e garantire un accesso completo (visualizzazione, ricerca selettiva, copia o download e stampa online) ai dati.
Stati membri dell’Unione europea hanno fino al 31 dicembre 2012 per rispettare e adottare nei suoi sistemi, direttiva 2010 / 45 / UE, per quanto riguarda gli standard di fatturazione. Questo punto di svolta suppone un momento ideale per le aziende che non avevano aumentato l’uso delle prove per unirsi a questo modo di operare, in quanto sarà più facile per loro adottare le nuove e migliorate proposte dall’inizio di questa ristrutturazione.
pratiche inadeguate su efacture
Alcuni degli errori più comuni rilevati nell’uso dell’efacture che si impegnano, fondamentalmente, piccole e medie imprese insieme ai lavoratori autonomi Il tempo per eseguire la fatturazione elettronica, sono i seguenti:
- Considera Efate come documento senza validità legale, quando la fattura elettronica è un equivalente funzionale di carta.
- concedere a Un documento PDF La validità di un’effusione, poiché non soddisfano i requisiti legali in quanto dovrebbero includere anche una firma elettronica e, pertanto, rispettare l’autenticazione, l’integrità e i requisiti non originali.
- ci ritengono La fattura elettronica è utile solo per le grandi aziende, che è lontana dalla realtà, poiché è anche molto pratica per meno compagnie di volume e lavoratori autonomi per mantenere una relazione diretta e fluida con l’amministrazione.
- Confusione tra i formati accettati dalla legge, quando al momento, coloro che accompagnano una firma digitale riconosciuta che certificano il conto del conto sono validi.
- Mantenimento della convinzione che i metodi tradizionali siano più sicuri dell’elettronica, quando In termini di sicurezza, il documento digitale consente le copie di backup in base alle normative legali.
julio A. Olivares
Presidente e Fondatore di DOCPACK