Documentario del file e documento di supporto del file

I documenti del file sono nati ai processi amministrativi. Ciò accade perché gli autori di questi processi devono giustificare le loro decisioni, esprimendo il rispetto della legge, l’opportunità per il criterio adottato e logico e la coerenza della procedura seguita.

Trattamento e filosofia documentale sono stati adottati dagli archivi.

Saremo definire il documento dei file con la legge del 4/1993 dei file del 21 aprile e del patrimonio documentario da Madrid (T. 1, art. 1): “Comprendere il file del documento qualsiasi espressione testimoniale delle attività di uomini e gruppi umani in qualsiasi lingua e in qualsiasi tipo di supporto materiale. La documentazione multipla di una natura non informativa è esclusa e che, per la sua natura, fa parte del patrimonio bibliografico. “

Le caratteristiche del documento dei file sono:

• Collegamento al produttore del soggetto (Istituto o Persona): I documenti nascono da un processo naturale, ecco perché hanno un collegamento con cui ha Prodotto, perché sono il riflesso della vita di quella persona o istituzione.
• carattere seriale: è il risultato di azioni ripetitive determinate da funzioni specifiche. I documenti dei file corrispondono a un’attività che viene ripetuta continuamente, in modo che tali documenti costituiscano una serie, ad esempio la corrispondenza. Ogni documento a sua volta può causare altri documenti diversi. Questo ci fa pensare che il documento del file non sia qualcosa di isolato ma fa parte della serie a cui appartiene e solo troveremo il vero significato. Ma quella serie ha senso quando li relazioniamo, a loro volta, con il resto della serie.
• Unicità: i documenti del file sono univoci, cioè sono originali e autentici.
  • Originale, quando è completo in tutte le sue parti (interno ed esterno)
  • autentico quando risponde alla data, all’autore e al posto che è impostato. Ciò ha permesso di verificare che ci siano documenti autentici ma hanno dati falsi.

Documenti di supporto informativi, sono una serie di documenti che sono stati raccolti e supporto Dan con il suo contenuto a compiti amministrativi. Questi documenti devono essere eliminati una volta che hanno soddisfatto la loro funzione. Questi documenti possono essere fotocopie, documenti di un’altra amministrazione, legislazione, ecc.

Per comprendere un po ‘meglio il documento amministrativo e il documento di supporto informativo Queste sono le loro differenze: