Ao xestionar un proxecto, intente evitar que sexa demasiado pequeno ou Demasiado grande. Pola contra, o ideal é que ten o tamaño correcto: é o suficientemente grande como para capturar todas as entregas do proxecto e, á súa vez, o suficientemente pequeno como para alcanzar os seus obxectivos.
A mellor forma de lograr É de definir o alcance do seu proxecto. Definir o ámbito axuda a cumprir as entregas do proxecto a tempo e dentro do orzamento, sen sobrecargar o equipo. Neste artigo, incluiremos todo o que precisa saber para definir e xestionar o alcance do seu proxecto.
Cal é o alcance dun proxecto?
O alcance do proxecto permite Establecer límites no seu proxecto e definir con precisión os obxectivos, prazos e entregas do proxecto que desexa alcanzar. Ao definir claramente o alcance do seu proxecto, pode asegurarse de alcanzar os obxectivos e obxectivos do seu proxecto sen sufrir atrasos ou sobrecarga de traballo.
Definir o alcance do seu proxecto non é unha tarefa que debe realizar unha soa persoa. Pola contra, debes aliñarte cos principais participantes do proxecto e asegurarte de que todos estean en sintonía. Se está a traballar nunha versión de marketing dun produto, por exemplo, asegúrese de estar aliñado cos participantes dos equipos máis relevantes da súa empresa, como o produto, deseño e equipos de contido. Dependendo da complexidade do seu proxecto, tamén pode ser importante definir un proceso de control de cambio; Pero non te preocupes, falaremos máis tarde.
Cal é a declaración de alcance dun proxecto?
Unha declaración do alcance do proxecto é simplemente un documento escrito que especifica o Alcance dese proxecto. Dependendo da complexidade do proxecto, a declaración de alcance podería ser unha sección do plan de proxecto ou un documento independente. Ademais, se está a traballar cun equipo ou axencia externo, pode converter a declaración de alcance nunha declaración de traballo (semente) para consolidar o acordo co seu fornecedor.
Cal é a corrupción do alcance?
Unha corrupción no rango ocorre cando as entregas superan o alcance do proxecto. Imaxina, por exemplo, que está a traballar no lanzamento dun produto, pero non escribiu unha declaración do alcance do proxecto. De súpeto, no medio do proxecto, un implicado engade unha entrega adicional: escribir un comunicado de prensa. Poucos días despois, outro implicado solicitar unha publicación no blog no novo produto. Estas entregas adicionais que o seu equipo do proxecto non esperaba ou non estaba preparado para realizar, podería causar estrés innecesario ou incluso as entregas orixinais do proxecto.
Cando o seu proxecto sofre unha corrupción ao seu alcance, acabará Traballando en tarefas que non tiña previsto ao comezo do proxecto. Isto pode causar atrasos, sobrecarga de traballo ou entregas de menor calidade.
A mellor forma de previr a corrupción no alcance é crear unha declaración de alcance claro ao comezo do proxecto e compartilo con todos os implicados Pronto como sexa posible. Deste xeito, todos serán informados sobre o que se inclúe no proxecto e que non.
Os beneficios de definir o alcance do seu proxecto durante a fase inicial
a definición de O alcance do proxecto é un elemento fundamental no proceso de planificación. Sen unha declaración de alcance claramente establecida, o proxecto podería desviar e superar a capacidade produtiva do seu equipo, causando atrasos ou esgotamento. O alcance do proxecto permítelle visualizar o ciclo de vida completo do proxecto e garantir que se poidan alcanzar os obxectivos establecidos. En concreto, definir o alcance do seu proxecto permítelle:
- Asegúrese de que todos os implicados comprendan claramente os límites do proxecto
- controlar as expectativas dos implicados e gañar adeptos
- Reducir os riscos do proxecto
- Establecer un orzamento e realizar a planificación dos recursos correctamente
- Aliñar o seu proxecto en torno aos obxectivos principais
- Evite a corrupción no alcance
- Establecer un proceso de envío formal para solicitudes de cambio (para grandes proxectos)
8 pasos para definir o alcance do seu proxecto
1. Comezar cos obxectivos do seu proxecto
Antes de que poida definir o alcance, primeiro ten que supoñer os obxectivos do proxecto. Os obxectivos do proxecto son os activos que pretende entregar ao final do seu proxecto. Ao determinar o alcance do proxecto axuda a alcanzar os seus obxectivos, primeiro debes saber que son eses obxectivos.
2. Planificación de recursos elaborada Se aínda non o fixo
Ademais dos obxectivos do proxecto, tamén cómpre saber que recursos terá á súa disposición. Na xestión de proxectos, un recurso pode ser calquera cousa, desde o orzamento do proxecto ata a dispoñibilidade de traballo do equipo. Un plan de xestión de recursos establece os recursos que ten dispoñible para este proxecto e como se usarán.
Planificar para definir o seu plan de xestión de recursos antes de crear o alcance do proxecto. Deste xeito, saberás exactamente cales son os recursos dispoñibles no momento de escribir a declaración de alcance do teu proxecto e podes axustar o alcance en función desta dispoñibilidade.
3. Considere os requisitos adicionais do proxecto
Hai outros elementos importantes que debes considerar durante a planificación do proxecto precoz, pero polo momento, debes concentrarte en todo o que poida afectar o alcance do teu proxecto. Lembre que o alcance é a súa forma de documentar os límites do seu proxecto, así como os principais obxectivos, orzamentos, recursos e entregas. Se hai outros factores que poden afectar estes recursos, como o horario de proxectos, é importante consideralos nesta fase.
4. Crear un borrador da declaración de alcance do seu proxecto
Este é o momento de consolidar todos os elementos que recolleu durante a investigación nun só lugar: a declaración de alcance do seu proxecto. A declaración debe detallar o que fará e o que non vai facer e explicar por que.
Dependendo da complexidade do proxecto, a declaración de alcance pode escribirse de diferentes xeitos: pode ser unha lista con Viñetas, un parágrafo máis detallado ou unha declaración de traballo completa (semente). Independentemente da súa extensión, a declaración de alcance debe establecer cales son os obxectivos do proxecto e indicar o que se dirixirá no proxecto e que non.
Se precisa axuda para definir o alcance, comezar a responder Estas preguntas:
- Por que estamos a traballar neste proxecto? Cales son os nosos obxectivos e entregas finais?
- Cales son as nosas limitacións? Cal é o orzamento? Cantos empregados e recursos dispoñemos? Que membros do equipo traballarán neste proxecto?
- Cales son as datas das entregas? Que calendario deberiamos afastarnos?
- Que elementos están fóra de alcance?
Exemplo de Declaración de alcance dun proxecto
Supoña que é vostede Rediseñar o sitio web da túa empresa? A continuación, mostramos-lle como o alcance do seu proxecto podería ser:
Obxectivos do proxecto: migrar o backend do sitio web á plataforma CMS para aumentar a velocidade e flexibilidade da páxina.
Recursos:
- Web Equipment (Tres persoas): 30 horas de traballo por semana durante 6 semanas
- xestor de enxeñería (unha persoa): 10 horas de traballo por semana para 6 semanas
- Revisión e asuntos legais (dous equipos): 5 horas de traballo ad hoc unha semana
- $ 7000 para un sistema de xestión de contidos (CMS)
Entregas:
- Formación para todos os editores de contido a finais de maio de 2021
- Migrar todo o sitio web para o novo CMS para xuño 2021
Mapa de estrada do proxecto e calendario:
- 26 de abril: comece por definir o alcance do CMS
- do 17 ao 3 de xuño: migración de e Web Quipe
- 31 de maio: formación aos editores de contido
- 4 de xuño: lanzamento do novo CMS
10 de maio: Revisión por Equipo de TI e asuntos legais
fóra do alcance:
- Novo sistema de xestión de activos dixitais (presa)
- páxinas web personalizables no novo CMS
5. Obtén a aceptación e aprobación da persoa involucrada
antes aprobada a declaración do ámbito do proxecto, asegúrese de obter a aceptación de todos os participantes do proxecto. Isto dálle a oportunidade de facer os axustes finais, reconsiderar os obxectivos do seu proxecto e decidir que forma parte do proxecto e que non. Unha vez que o seu proxecto está en marcha, será máis difícil cambiar calquera elemento da declaración de alcance. Polo tanto: asegúrese de comunicar o alcance do proxecto a todos os implicados.
6. Establece un proceso de control de cambio se é necesario
Se o seu proxecto ten moitos participantes ou se está a xestionar unha iniciativa complexa, pode ser moi útil establecer un proceso de control de cambio. En proxectos grandes ou complexos, é inevitable que se realicen os cambios. Quizais o horario estivese demasiado optimista ou quizais recibise novos comentarios de clientes para que debes axustar varias entregas importantes.Non é aconsellable ter un proxecto imposible de modificar, pero tampouco se recomenda que todos poidan facer cambios facilmente, xa que podería causar corrupción no ámbito.
Un proceso de control de cambio consiste nun Conxunto de procesos establecidos que deben seguir os implicados antes de que o seu cambio sexa aprobado. Para crear un proceso de control de cambio, establece un método para o equipo do proxecto e os outros implicados poden enviar as súas solicitudes de cambio. Pode configurar, por exemplo, un formulario de solicitude centralizado. A continuación, un grupo de clave implicado debe revisar o cambio e analizar se a solicitude de cambio é suficientemente importante como para ter en conta no proxecto. Se é así, verifique se pode reconsiderar a prioridade doutros procesos de traballo para evitar o sufrimento da corrupción de alcance.
7. Comparte a declaración do alcance do proxecto co teu equipo
Unha vez que o principal implicado visto e aprobou o alcance do proxecto, compartilo co teu equipo de proxecto. Asegúrese de que o seu equipo ten un lugar central onde pode acceder a todo o traballo, como unha ferramenta de xestión de traballo.
8. Comprobe a declaración de alcance durante o proxecto
Recoméndase frecuentemente para considerar o documento de alcance do proxecto con frecuencia para garantir que todo está baixo control e non correr o risco de que o alcance será desviado. Se alguén quere engadir novos elementos no proxecto sen pasar polo proceso de control de cambio, amosa a declaración do alcance do proxecto e pídelles que envíen as súas ideas a través do formulario como unha aplicación rápida ou seguimento.
Usar o alcance Do proxecto para definir límites claros
A declaración do ámbito do proxecto é unha gran ferramenta para garantir que o proxecto de progreso sexa planificado e triunfado. Tamén é unha excelente forma de apoiar o equipo do proxecto e evitar o esgotamento. Non obstante, o alcance do proxecto só é útil se se comunicou de forma eficaz. Asegúrese de compartir o documento do ámbito do proxecto ao comezo e consultar con frecuencia durante o curso do proxecto.