Guía práctica sobre os límites de uso e tamaños de SharePoint

Hai algo que todos os usuarios de SharePoint deben ter en conta: os límites da ferramenta que están a usar. Algúns deles poden ser realmente molestos, pero a maioría non lle dará problemas … polo menos nun gran e medido.

Este é o caso ata que descubra a súa existencia só no momento en que Están terminando un proxecto, ou quizais cando queiras compartilo ou cando teñas que envialo. Se coñeces estas limitacións con antelación, podes evitar un mal tempo no futuro. No caso de que te atopes cun destes límites nunha situación importante, seguramente recordareuno para sempre.
Pero é mellor seguir a regra de ouro: comproba ben antes de usalo. SharePoint
non é infinito.

Déixeme repetir:

Cada sistema ten os seus propios límites, pero, en xeral, os estándares
son similares ou incluso os mesmos. O seu departamento de TI pode cambiar a algúns destes valores; De todos os xeitos, debes asegurarte de que sabes ben de todo o que estás implementando, de xeito que non descubresen tempo, demasiado tarde, que os límites que menciono aquí non son realmente aqueles que foron debidos por ti.

(moitos dos límites poden ser restrinxidos posteriormente polo seu equipo de TI e, polo tanto, non se pode expandir – Teña en conta que, se fan un cambio

, xeralmente non estará no seu favor).

Microsoft ofrece unha lista en profundidade dos seus límites, pero é un recurso que pode ser superado.
Ademais, case todo o elemento é irrelevante para os usuarios habituais da ferramenta. Esta é a razón pola que decidín facer unha selección dos límites que poden afectar a un día do usuario pola plataforma.

Quizais o día que pares diante cun límite, non sexa tan traumático, ti Recordará as perlas da sabedoría que viches nesta publicación.
Porque, por suposto, es unha cousa moi boa e consciente de SharePointer!

Un último recordatorio:

Tipos de límites

Microsoft define tres tipos de límites en SharePoint 2013 e SharePoint Online:

• Límites
  Máximo: son límites estáticos que non deben ser excedidos no deseño.
• Thresholds: son límites configurables que poden ser de superado para atender requisitos específicos.
• Límites
  admitido S: son límites configurables que foron definidos por defecto baseados en valores comprobados e comprobados.

Non estou de acordo de xeito respectuoso, creo: coa necesidade de facer estes tres Definicións, aínda que os limiares e os límites admitidos son prácticamente iguais. Aquí está a miña interpretación destes conceptos:

• Límites máximos: estes son límites que non poden cambiar ou o seu propio ou o propietario do TI ou o equipo de TI. O feito de que sexa máis ou menos rigorosamente depende do tipo de sistema de SharePoint foi implementado
  polo departamento de TI:
  • SharePoint
    On-Locais: Si
    as empresas EUA SharePoint 2013 Os seus propios servidores, entón as revisións e as actualizacións da plataforma poden producir melloras nos límites. Pero, en xeral, é necesario unha actualización completa do sistema (por exemplo, desde SP2010 a SP2013) para producir cambios positivos en relación a estas limitacións.
  • SharePoint
    en liña: se usa SharePoint Online en Office 365, pode obter melloras nos límites cando Microsoft decide facelo. É algo así como cando ten unha conta en Gmail: o límite aumenta cando Google quere ser unha competitiva e proporcionando máis espazo para os seus usuarios. Entón, sorrir, pode obter un luns pola mañá á oficina e sorprender-se cunha boa taxa de espazo adicional.
• Umbrales e límites admitidos: ambos
  son límites suxeridos Isto pode ser modificado ou superado, pero que Microsoft recomenda non modificar en función dos resultados das baterías de probas realizadas na plataforma. Queres romper un límite?
  Entón, terás que supoñer que podes penalizar o rendemento da túa granxa de evolución. Os límites baséanse na capacidade de SharePoint para desenvolver unha determinada acción: por exemplo, pode cargar
  un ficheiro de 2GB -a SharePoint non lle importará, pero é posible que teña moito que cargar e quizais o buscador Dea un erro
  durante o proceso; Por este motivo, o límite establécese de xeito práctico, e moitas veces é algo que o propio SharePoint pode controlar.Tamén pode configurar estes límites para controlar os problemas de rendemento do lado do usuario: ter millóns de arquivos en unha biblioteca afectará a velocidade de velocidade cada vez que intente acceder a ela.

Ás veces creo que as recomendacións de Microsoft non teñen moito que ver coas probas, senón coa súa capacidade de resolver esas situacións para os seus propios medios. Ben, sabes que? Redmond prefire estar seguro de lamentar-lo e despois. Estes límites protexelos de calquera acción legal que queiran realizar clientes. Por suposto, iso non significa que Microsoft estea a salvo dos procesos xudiciais.

SharePoint 2013 vs.
SharePoint Online

Primeiro, se non ten unha clara diferenza entre SharePoint e Office
365, podes revisar aquí o meu artigo anterior. Seguramente, axudarache a entender como estes límites poden afectarte.

No caso de que a túa organización teña unha infraestrutura propia de SharePoint 2013, as limitacións que experimentas serán estáticas, mentres que dura a súa vida útil ou ata O sistema actualízase a SharePoint
2016. Tamén pode contar con estes límites ata que migre a SharePoint en liña como parte dunha migración / actualización a Office 365. SharePoint é frecuentemente actualizado, xeralmente cada trimestre e o seu departamento | facelo sen que se decaten. Desafortunadamente, aquelas melloras escavou non lle darán todos os beneficios que pode obter cunha actualización de versión completa.

de todos os xeitos, SharePoint Online-que é xestionado e xestionado por r / Microsoft, ás veces beneficiarase do rendemento actualizacións e recursos como Microsoft mellora do produto e pantallas pequenas e lanzamentos segmentados que normalmente fanse cada 3 anos para SharePoint no lugar (SharePoint 2007, 2010, 2013, 2016. vostede dadas a conta patrón?).

Isto significa que se ten Office 365 con SharePoint Online e OneDrive
para a empresa, pode ver as melloras grazas ás actualizacións das funcións
que se fan máis periódicamente; Polo tanto, non terás que esperar a que o Departamento de TI actualice a SharePoint. Aínda que parece apropiado actualizar unha plataforma como SharePoint cada 3 anos, en moitas ocasións ocorre que a actualización
pode levar dous ciclos de produtos: todo depende do equipo en tecnoloxía
. Por exemplo, a súa empresa pode estar a traballar con SharePoint 2007
durante tanto tempo, decide omitir SharePoint 2010 e ir directamente a SharePoint 2013. É o máis seguro que é ben recibido polos usuarios, pero significaría estar estancada A versión de 2007 por moito tempo.

SharePoint Online é unha mellor opción cando se trata de obter melloras nas funcións, pero tamén significa que terá que estar actualizado a partir dos cambios que se publican En Blogs de Microsoft e SharePoint. Entón, pode coñecer todo sobre esas novidades e tamén sobre degradación ou eliminación dalgunha función, que pode estar a suceder só baixo os seus pés.

Sitios e coleccións de sitios

Todos os sitios de SharePoint son parte dunha familia de sitios,
chamada colección de sitios. Normalmente, o departamento de TI é o que crea as coleccións de sitios. Sitios, netos, bisnietos, etc., que se atopan nesa colección (pensan que son como as ramas dunha árbore de árbore única), adoitan ser creadas polo equipo de TI e outros, por calquera usuario que o necesite .. Todo depende das regras que estableza o seu departamento de TI.

O departamento de TI pode crear moitas coleccións en sitios. En xeral, designan un para cada organización da súa empresa (por exemplo, departamento, oficina xeográfica, ese tipo de cousas). Planifique este
con tempo é unha boa arquitectura de información (AI) intelixente,
algo que, aínda que non entre os seus pensamentos diarios, realmente afecta a forma de que está a buscar o que necesita facer o seu traballo. A arquitectura de información eficiente é unha que non se decata, simplemente porque ten sentido.

Os sitios e as coleccións de sitios son dúas cousas distintas e traballan de xeito diferente. Polo tanto, os seus límites varían.

Microsoft recomenda que as coleccións de sitios non deben:

1. conteñen máis de 250.000 sitios (límite admitido), algo que, por certo, é un número incrible grande.
2. conteñen máis de:
   1. 100 GB de información (unha cantidade relativamente pequena, en comparación cos sitios que se poden admitir) en SharePoint 2013;
      ou
   2. 1 TB de información en SharePoint Online (a cantidade estándar
      comeza a 1 GB, polo que ten que solicitar un aumento ao seu administrador de TI).
3. Con máis de 2 millóns de usuarios (límite admitido), que é, de novo, un número xigantesco (e probablemente só é importante para iso, porque controlan quen son eses usuarios).
4. tendo Máis
   5.000 usuarios nun grupo en
   SharePoint (límite
   admitido), algo que, en realidade, está contradicido co elemento anterior;
   e
5. Use máis
   10.000 grupos de SharePoint.

Non son límites máximos. Se decide ir máis aló, pode facelo, pero o rendemento e as operacións de copia de seguridade poden verse afectadas de forma negativa, como se explica Redmond.

Os límites para sitios non son mencionados explícitamente individuos,
Excepto que as páxinas de SharePoint están limitadas a 25 elementos web por páxina (limiar). Isto sorprendeume porque creou páxinas que probablemente se acheguen a ese límite. Definitivamente, hai casos nos que se poden xustificar os 25 elementos web. Polo tanto, teña presente isto se é propenso a usar moitos elementos web nas páxinas de SharePoint.

Algo que ten que ter en conta é que os sitios comparten o tamaño
permitido para toda a colección. Isto significa que un sitio moi pesado pode “roubar o espazo” a outros que están dentro da mesma colección. Viu que isto ocorre na práctica e créame que non é nada bonito.
especialmente porque, moitas veces, os propietarios de Os sitios “que a competencia” nin sequera saben sobre a existencia do outro ata que se dan a darse conta de que é monopolizar o espazo. Non sexa esa persoa.

Só hai dúas solucións para este problema: 1) Eliminar contido ou 2) Mover en calquera dos sitios (ser o agresor ou a vítima). Ambas opcións son terribles. Moito. Ninguén quere revisar contido e borralo. E mover os datos pode ser un verdadeiro pesadelo se non ten unha ferramenta custosa para facer a migración. E, aínda que o tiña, pode seguir sendo unha complicada.

Bibliotecas |
Ten unha gran idea para un produto? Un cartafol de SharePoint Libriónta. Contén a historia das versións, metadatos personalizados (por exemplo, categorías e outros elementos similares), estrutura do cartafol e outras ferramentas. Aquí probablemente investirás a maior parte do teu tempo, porque trata sobre a preparación, edición e eliminación de ficheiros
que se publican en SharePoint. O propietario dun sitio pode crear unha gran cantidade de bibliotecas nun determinado sitio.

Microsoft recomenda que:

1. As bibliotecas de documentos non conteñen máis de 30.000.000 de documentos (límite admitidos) ). É unha cantidade moi grande. Pode obter unha maior capacidade, pero
   Microsoft non o aconsella.
2. Por defecto, o límite de tamaño do ficheiro está definido como este:
   1. SharePoint 2013: 250 MB (límite admitido) ), pero o seu departamento de TI pode aumentar esa cantidade ata 2GB (límite máximo). Ese valor de 2GB é o máximo absoluto. A diferenza do límite
      admitido 30.000.000, suxerido no punto anterior, o tamaño de 2GB
      pode ser moi limitante en certas ocasións, especialmente cando falamos de elementos e vídeos multimedia.
   2. SharePoint Online: 10 GB (límite máximo). Alí tes.

Os nomes de ficheiros e os cartafoles teñen os seguintes límites en
:

1. os nomes de Os ficheiros non poden exceder 128 caracteres en SP2013 (límite máximo) e 256
   caracteres en spo (límite máximo).
2. Os nomes

   Poden ter máis que 256 caracteres.

3. e algo importante: a combinación da ruta do cartafol Máis o nome do ficheiro está limitado a 260 caracteres. Todos estes son os límites máximos. Ten moito que ter coidado cos cartafoles aniñados! Pode traerlle problemas TRUE
   en diante.

(Nota: A fonte deste límite está baseada nun artigo SP 2010, pero,
despois dunha investigación, Parece que non houbo cambios en SP2013 / Spot).

e por que é importante este último número? Porque a xente ama os cartafoles. Por algunha razón, unha árbore interminable de cartafoles parece dar calor aos corazóns de moitas persoas. E iso pode levar a ter un gran día. Por que?

Pense neste exemplo: unha árbore de cartafol que ten a seguinte estrutura

• orzamento
  Departamento de finanzas anuais para 2016
  • documentación
    Soporte Para o orzamento de 2016
    • Easer Inicial 2016 Orzamento para a revisión do comité executivo
      • Documentos
        Orzamento asinado do orzamento de 2016 para compartir internamente
        • Mary Iniciar comentarios sobre o orzamento
          • documentinitalirvisionparfirmoposteriorevisioncfo-mary.docx

Isto non se abrirá correctamente no seu navegador, así que busque os niveis máis profundos. En total, supera o límite de 260 caracteres.

Se pensas que a estrutura do cartafol está tola, está ben. Agora, mira aos teus compañeiros de clase. A maioría deles non o pensan. Confía en min. Isto ocorre todo o tempo.

Agora, a historia das versións permite ata 400.000 versións máis grandes (límite para admitir) e 511 versións menores (límite máximo). Ambos números están a man.
Pode ler o meu artigo completo sobre o historial de versións desta publicación do blog.

Cando hai co-autores dun documento, Microsoft recomenda que non funcionen máis de 10 autores
Documento simultáneo (límite de limiar) no mesmo documento de palabra ou nunha presentación de PowerPoint. De todos os xeitos, este valor pódese cambiar para que 99 persoas traballen ao mesmo tempo (límite máximo). Microsoft sinala que o rendemento
pode converterse nun problema. Pero, é evidente que é unha cuestión de loxística: Imaxina que unha ducia de persoas editan un documento á vez.
Se non enfrenta conflitos en edición completa, sería un verdadeiro milagre.

Finalmente, as opinións en SharePoint están limitadas a 5.000 elementos. Que inclúe ficheiros e cartafoles. Isto quere dicir que pode ter 30 millóns de documentos nunha biblioteca, pero non pode mostrar máis de 5.000 deles (ou cartafoles sobre os que se quedan) por vista. Isto é, decididamente, o talón de Aquiles de SharePoint, coñecido como
o limiar de visualización da lista. E se non sabes nada diso, asegúrate de buscalo en Google. Internet estará feliz de explicar esa pequena molestia. Parece que non é un gran problema, pero pode afectarche nalgún momento.

Ferramentas para
Compartir en SharePoint

The Perfil Fotos de Delve (Office 365) Mellor carga se teñen unha resolución de 96×96 píxeles. SP2013 suxire 300×300 píxeles, pero hai un problema coñecido con estas imaxes: son borradas. De todos os xeitos, facer unha guarnición cadrada sempre será a mellor alternativa.

As publicacións de subministración de novas non poden exceder 512 caracteres (non nin Twitter nin Facebook). As imaxes deben ser de 300 x 300 píxeles, así é como comeza cun tamaño maior. Cada publicación pode ter un máximo de 100 respostas.

Algúns intereses: Se usa un blog, hai un límite de 5.000 publicacións por blog e
1.000 comentarios por correo. Os documentos din que este é o límite admitido, de xeito que, técnicamente, pode ser maior. Pero o uso do termo “número máximo”
na descrición faime pensar que realmente é un límite máximo. Non se di que non hai nada sobre se este problema ten un impacto similar no seu blog o meu sitio. Asumir
Si, pero non hai nada explícito sobre iso. Para saber máis sobre facer blogs no traballo e por que é bo para ti e para os teus empregados, Le a miña publicación anterior.

Ademais, ti pode seguir ata 400.000 “cousas” en SharePoint, ser un compañeiro, un documento, un sitio, un elemento dunha lista, etc. Isto é moito. Se estás preocupado coa posibilidade de superar ese importe, quizais sexa hora de repensar a forma de traballar.

Tamaño do ficheiro en
Office 365 Video

a partir de febreiro de 2016, Os vídeos poden ser cargados ata 10GB no portal de Office 365. O portal de video é, esencialmente, unha biblioteca máis grande, polo que funciona baixo as mesmas regras que as bibliotecas do documento, polo menos na súa maior parte.

Notablemente, o tellado de 10 GB é de 5 veces maior que o límite máximo de 2GB que se mencionou anteriormente. Por certo, é un tamaño realmente pequeno para os ficheiros de vídeo, pero entendo que SharePoint non se preocupa por saber se o ficheiro é un elemento multimedia que consume moito espazo ou se é un pequeno documento típico.

Conclusión

SharePoint pode ser moi útil para cousas infinitas. Pero, como calquera outro produto, ten as súas limitacións. E, ás veces, eses límites son moi molestos, especialmente cando se usa a outras ferramentas menos restrictivas, como Google Drive e Dropbox.

Neste sentido, os límites non che molestarán se sabes o que son tratados ou,
polo menos, dedicás-se a revisalo antes de facer algo parvo, como crear unha estrutura profunda con 15 Carpetas, para incluír un único documento que coñeces sobre
debe ir alí. Pero, un momento, e iso non me pasa.

Para rematar, algo moi importante: falta algo? Presentei datos incorrectos? Dime! Resolto. Prometo. Póñase en contacto comigo a través de mestura
a Twitter @icansharepoint.

Nota do autor

Este artigo foi traducido do artigo orixinal en inglés do blog do autor.

Matt Wade

DigitalForce Expert and Consultant [email protected]
@ thatmattwade (http://icansharepoint.com/)