A aprobación do pagamento das facturas é unha das etapas que están presentes no proceso de compra ou proceso de adquisición, o que permite que unha empresa compra produtos ou servizos de forma transparente e controlada, a un proveedor externo para satisfacer as súas necesidades e requisitos internos.
No seguinte parágrafo explicaremos o que esta etapa consiste en e por que é tan importante nunha empresa:
Cal é a aprobación do pagamento de facturas?
Coñecido en inglés como “Aprobación da factura”, a aprobación do pagamento das facturas é un proceso no que son revisados e aproban as facturas dos provedores antes O pagamento é procesado.
Normalmente, este procedemento comeza unha vez que o departamento de compras recibe por correo electrónico ou de xestión de xestión de compras, un provedor de facturas.
Entón, esta factura está clasificada na categoría específica e é enviado ao departamento que corresponde á súa respectiva aprobación, neste caso, o Departamento de Facenda ou Contabilidade.
Ao final deste proceso, é que o departamento de compras ou o mesmo de financiamento, pode pagar a factura emitida polo provedor para os bens e servizos prestados.
Debe notar que aínda que algunhas empresas usen unha persoa financeira ou membro do equipo de contabilidade para procesar facturas, hai outras empresas que teñen Un departamento específico chamado Departamento de contas para pagar (AP) para coidar o proceso de aprobación da factura.
As contas de pago son documentos onde todas as facturas que foron aprobadas están centralizadas e están pendentes. Nestas táboas, o departamento de compras toma o control dos pagamentos aos provedores, as súas débedas, fertilizantes feitos, entre outros.
Quizais estea interesado en ler: 4 erros que debes evitar ao pagar unha factura
Cales son os pasos que se deben facer antes aprobados o pagamento das facturas?
Nas fases do proceso de compra, aprobar as facturas é un dos últimos pasos, polo que chegar a esa parte, ti ten que verificar que outras accións foron cumpridas con éxito como:
- Crea a solicitude de compra.
- Envialo ao departamento de compras para ser aprobado e pode converterse nunha orde de compra
- aprobar a orde de compra e orzamento por el.
- Enviar a orde aos provedores e recibir presupostos e presupostos.
- Negociar cos provedores escollidos e levar a cabo o relevante contratos.
- Recibir os produtos e servizos acordados, recibir a factura de recollida.
- aprobar l a factura para que poida ser pagado.
é dicir que antes de pagar as facturas, hai que facer unha coincidencia de 3 vías en que se verifica que esa factura coincide coa compra Orde enviada e co recoñecemento que confirma que a mercadoría foi recibida e, polo tanto, pode sen problemas continuar a facer o pagamento correspondente. Grazas a estes tres documentos, podes verificar que o proceso de compra completo realizouse con éxito.
Por que a aprobación da factura é tan importante?
Esta etapa do proceso de compra é moi importante, porque impide que as empresas desembolsen o diñeiro do seu capital que non foron recibidas ou que tiñan Algunhas complicacións.
Tamén che permite auditar que cada un dos pasos antes de que teñas feito correctamente para pechar con éxito o fluxo de aprobación.
Tamén é unha forma de previr ou evitar a fraude no departamento de compras, facer pagos a provedores incorrectos e realmente pagar o que foi recibido, xa que, se un provedor non enviou algo que se contemplaba na orde de compra e á súa vez o orzamento, entón non se debe pagar o importe total senón para descontar o prezo do produto ou servizo que non foi entregado.
Quizais estea interesado en lectura: 5 consellos para evitar a fraude en O departamento de compras
En Yaydoo creamos un programa de xestión de compras onde pode auditar todas as etapas do proceso de compra para decidir finalmente se a factura debe ser pagada ou non. Ademais, na nosa plataforma pode centralizar as súas ordes de compra, o recoñecemento de recibos e facturas electrónicas recibidas, para lograr un éxito de 3 vías.