Os avances tecnolóxicos evolucionan a un ritmo vertiginoso que implica que as empresas, os traballadores e os cidadáns autónomos enfróntanse a un abismo ao momento de xestionar os seus documentos e / ou procedementos con administracións públicas (AA pp). O xeito en que a sociedade está relacionada coa AA PP está cambiando, aínda que non avanza ao ritmo esperado polas axencias oficiais que se descubriron que o investimento feito non corresponde ao uso real desta tecnoloxía.
As facturas é un dos documentos que experimentou unha gran transformación. Aínda hai moita confusión na sociedade actual entre os distintos conceptos: electrónica, dixital ou telemática, identificando esta operación mercantil. Os tres termos son sinónimos, aínda que a lexislación específica de cada país é o que determina os límites en cada un dos casos.
A chamada “división dixital”, a falta de información e a incerteza que pode causar Esta nova forma de relacionarse coa AA PP é algunhas das razóns polas que moitas pequenas e medianas empresas aínda non usan esta tecnoloxía. Por outra banda, as grandes empresas teñen unha infraestrutura adecuada para facer uso dela.
Neste punto, é necesario desmitificar a crenza de que só as organizacións de gran volume poden adquirir software de tecnoloxía documental. No mercado hai ferramentas competentes que son adecuadas tanto o tamaño como as necesidades específicas de cada negocio. Ademais, outro O recurso útil pode ser ir a estas empresas especializadas na xestión de documentos para desenvolver un proxecto de consultoría e, deste xeito, aconsellar os procedementos de recepción Ó, custodia, almacenamento e recuperación de información, entre outros.
Que é Efate (/ H3>
Unha factura electrónica ou EFAD é un documento dixital que substitúe ao tradicional. É dicir, é a representación informática de papel, xerada e mantida por vía electrónica, que substitúe ao documento físico pero con idéntico valor legal a isto.
a este ficheiro electrónico, que contén todos os datos dunha factura, As fórmulas matemáticas son aplicadas e engádese unha cadea ou secuencia de caracteres chamada sinatura electrónica. Ao facelo, a factura electrónica adquire validez fiscal e legal completa, polo que a necesidade de imprimir o documento elimínase para mantelo ao destinatario.
Para que unha factura electrónica sexa válida só debe cumprir dous requisitos : Garantir a autenticidade de orixe ea integridade do seu contido. Isto significa que o emisor pode ser identificado inequívocamente e esa é a certeza de que o documento recibido non foi alterado. Ambos requisitos están satisfeitos por xerar a factura electrónica, o emisor incorpora unha sinatura electrónica que cumpre coas especificacións mínimas establecidas polas autoridades fiscais de cada país ou no caso da Europa da UE.
eliminación de impresión
O uso de facturas electrónicas implica que a natureza obrigatoria de imprimir é eliminada para ser enviada aos seus respectivos destinatarios. Deste xeito, non só os custos asociados á xeración e manipulación de documentos impresos son reducidos drasticamente, pero ao mesmo tempo a calidade da xestión e control de todo o proceso de facturación e cobro aumenta considerablemente.
Aínda así, a lei obriga a aforrar durante un período de prescrición o documento da factura xunto cos datos de sinatura electrónica e o certificado. A lexislación tamén impón a necesidade dos emisores e os destinatarios de conservar as facturas electrónicas, xunto cos datos asociados (sinatura e certificado) no seu formato orixinal; Asegurar a lexibilidade do mesmo no seu formato orixinal; e garantía de acceso completo (vista, busca selectiva, copia ou descarga en liña e imprimir) para os datos.
Os Estados membros da Unión Europea teñen ata o 31 de decembro de 2012 para cumprir e adoptar nos seus sistemas, a Directiva 2010 / 45 / UE, con respecto aos estándares de facturación. Este punto de inflexión supón un momento ideal para as empresas que non levantaron o uso de probas para unirse a esta forma de operar, xa que será máis fácil para eles adoptar as propostas novas e melloradas desde o inicio desta reestruturación.
Prácticas inadecuadas en efacture
Algúns dos erros máis comúns detectados no uso da efacture que cometen, fundamentalmente, pequenas e medianas empresas xunto cos traballadores autónomos en O tempo para realizar a facturación electrónica, son as seguintes:
- Considere Efate como documento sen validez legal, cando a factura electrónica é un equivalente funcional de papel.
- concesión a Un documento PDF A validez dun efusión, xa que non cumpren os requisitos legais porque tamén deben incluír unha sinatura electrónica e, polo tanto, cumprir a autenticación, a integridade e os requisitos de non fonte.
- crer que A factura electrónica é útil só para grandes empresas, que está lonxe da realidade, xa que tamén é moi práctico para empresas de menos volume e traballadores autónomos para manter unha relación directa e fluída coa administración.
- Confusión entre os formatos aceptados pola lei, cando na actualidade, os que o acompañan dunha sinatura dixital recoñecida que certifica a factura da factura son válidos.
- Manter a crenza de que os métodos tradicionais son máis seguros que a electrónica, cando En termos de seguridade, o documento dixital permite copias de seguridade segundo as normas legais.
Xullo A. Olivares
Presidente e fundador de Docpath