Xestionar o correo electrónico é moi importante. Recibe ducias de mensaxes ao día e é importante saber como organizalos ben. Unha bandexa de entrada desordenada pode afectarlle negativamente no seu traballo: as citas que se ignoran, as mensaxes urxentes que non prestan atención, a información crucial que non obtén localizar, etc.
O servizo de correo electrónico máis utilizado no mundo, Gmail, ten numerosas ferramentas gratuítas, propias e externas para adaptarse ás necesidades de practicamente calquera usuario. Pero, como ocorre con moita frecuencia (o que é Diga a Microsoft Office) a maioría de nós apenas rascar a superficie de todo o seu potencial. Con estes 12 consellos que estará moito máis fóra da súa conta de Gmail gratuíta, tanto desde o punto de vista persoal como profesional.
1. .. Redirixir o seu correo a Gmail.
é o máis básico. Se usa unha dirección cun dominio persoal ou profesional, pode redirección-lo na súa conta de Google. Debe introducir os datos de acceso ao servidor de correo a través das contas e a entrada de importación da configuración de Gmail. Isto facilitará o acceso a mensaxes desde calquera dispositivo e pode etiquetalos, organizalos, etc., aínda que só aqueles que descargaches na caixa de entrada de Google. A verdadeira xestión do correo e as súas características dependerá do servidor externo.
2. Camoufla O seu enderezo de Gmail.
Hai servizos, como a nuage, que permiten disfrazar o seu enderezo persoal non aparece e dar unha aparencia máis profesional á súa conta. Por exemplo, no canto de usar “[email protected]” pode substituílo por “[email protected]”.
3. Use un alias para as súas subscricións.
facilitará a etiquetaxe das mensaxes que recibes das listas de distribución, ademais de permitirche identificar facilmente a fonte do spam: saberás exactamente onde conseguiches o teu correo electrónico. Cando se suscribe, modifique o seu enderezo engadindo un sinal máis (+) seguido do texto de identificación despois do nome de usuario: usuario [email protected].
4. Crea unha sinatura.
Si, configurar unha sinatura que se engade automaticamente a todas as túas mensaxes é algo moi básico, pero mellorará moito a impresión que causa as túas mensaxes. Non ten que engadir nada especial, bastante con despedida, o seu nome e, se o desexa, algunha información de contacto: teléfono, enderezo físico, web, redes sociais, etc.
5. Usa as respostas automáticas.
Fai que Gmail funcione para ti cando non o podes facer e responder automaticamente ás mensaxes advertindo que estás ausente. A través da configuración pode determinar o tempo que desexa durar, o suxeito eo texto da mensaxe. Lembre que o mesmo correo electrónico é enviado a todos os correos electrónicos entrantes.
6. Crear modelos para as respostas estándar.
Pode crear modelos de correo electrónico que adoita enviar a miúdo. Entón, podería recorrer a eles cando non ten moito tempo ou ten que enviar mensaxes xenéricas. Para iso, ten que acceder a Gmail Labs, onde tamén pode atopar outras funcións experimentais para o seu correo electrónico.
7. Espremer o uso de etiquetas.
A ferramenta perfecta para organizar os seus correos electrónicos. Deste xeito, cunha mirada sinxela á túa caixa de entrada servirá posible para identificar mensaxes importantes. Ademais, funciona coma se fosen un cartafol: se preme nel, a bandexa só mostrará os correos electrónicos. Google creou unha guía de práctica para axudar a usalos.
8. Use os filtros.
Ademais de etiquetar mensaxes entrantes, tamén pode usar as regras de filtrado de Gmail para moitas outras funcións, como para eliminar directamente algúns correos electrónicos, destacar, arquivarlos, etc.
9. Instalar complementos de Gmail.
Durante algúns meses, pode enriquecer as funcións de Gmail a través de “add-ons”. Traballo en grupo, organización de tarefas, creación de facturas, CRM … Agora a caixa de entrada está aberta aos desenvolvedores externos, que poden deseñar aplicacións que están integrados directamente con ela. O seu funcionamento é moi similar ao das extensións do navegador. Fai clic na icona de configuración e despois na entrada Descargar complementos para acceder a todos dispoñibles. É algo limitado na túa versión para os individuos.
10. Use extensións de cromo.
O navegador de Google ten moitas extensións deseñadas para sacar máis Gmail.Do mesmo xeito que os complementos mencionados, engade novas funcións na caixa de entrada (cifrado, integración de aplicacións externas como Dropbox, bloqueos de publicidade, seguimento de mensaxes …), aínda que, en realidade, o catálogo dispoñible é moito máis extenso en caso de que ti Use a versión gratuita de Gmail.
11. Axuda o filtro de spam.
O detector de correo de Gmail Junk funciona moi ben, e fará que sexa aínda mellor se xoga unha man. Aínda que detecta automaticamente a maioría do spam, axustará máis se marcando manualmente os correos electrónicos que non quere: entón pode seguir facendo só. Do mesmo xeito, entra de cando en vez na bandexa de spam para comprobar as mensaxes e comprobar que non hai nada que fose por erro.
12. Ir a un plan profesional.
Se a pesar de todo o que ve todo o que ten curto para o uso que quere dar ao correo, sempre pode optar pola versión profesional de Gmail e usalo directamente con enderezos de correo do seu dominio persoal ou a da túa empresa. Existen plans básicos G conxunto de 40 € por ano por conta.
