Les avancées technologiques évoluent lors d’un rythme vertigineux, ce qui implique que les entreprises, les travailleurs autonomes et les citoyens en général font face à un abîme au moment de la gestion de leurs documents et / ou procédures avec des administrations publiques (AA PP). La manière dont la société est liée à l’AA PP est en train de changer, bien qu’elle ne progresse pas au rythme attendu par les agences officielles qui ont été constatées que l’investissement établi ne correspond pas à l’utilisation effective de cette technologie.
Les factures sont l’un des documents qui ont connu une grande transformation. Il y a encore beaucoup de confusion dans la société actuelle entre les différents concepts – électronique, numérique ou télématique – identifiant cette opération mercantile. Les trois termes sont synonymes, bien que la législation spécifique de chaque pays soit ce qui détermine les limites de chacun des cas.
la « division numérique », le manque d’informations et l’incertitude pouvant causer Cette nouvelle façon de se rapporter aux AA PP est une partie des raisons pour lesquelles de nombreuses petites et moyennes entreprises n’utilisent toujours pas cette technologie. D’autre part, les grandes entreprises ont une infrastructure adéquate à l’utiliser.
À ce stade, il est nécessaire de démystifier la conviction que seules les grandes organisations de volume peuvent acquérir des logiciels de technologie documentaire. Sur le marché, il existe des outils compétents suffisants à la fois la taille et les besoins spécifiques de chaque entreprise. En outre, une autre Des ressources utiles peuvent être d’accéder à ces sociétés spécialisées dans la gestion de documents afin de développer un projet de conseil et de cette manière conseiller les procédures de réception Ó, la garde, le stockage et la récupération de l’information, entre autres.
Qu’est-ce que EFate (/ H3>
une facture électronique ou EFAD est un document numérique qui remplace le traditionnel. C’est-à-dire que c’est la représentation de l’ordinateur du papier, généré et maintenu électroniquement, qui remplace le document physique, mais avec une valeur juridique identique à celle-ci.
à ce fichier électronique, qui contient toutes les données d’une facture, Des formules mathématiques sont appliquées et une chaîne ou une séquence de caractères appelée signature électronique est ajoutée. En faisant cela, la facture électronique acquiert une validité financière complète et légale, la nécessité d’imprimer le document est éliminée pour le maintenir au destinataire.
pour qu’une facture électronique soit valide uniquement avec deux exigences. : Garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité de son contenu. Cela signifie que l’émetteur peut être identifié sans équivoque et c’est la certitude que le document reçu n’a pas été modifié. Les deux exigences sont convaincues si, en générant la facture électronique, l’émetteur intègre une signature électronique conforme aux spécifications minimales établies par les autorités fiscales de chaque pays ou dans le cas de l’Europe de l’UE.
Suppression de l’impression
L’utilisation de factures électroniques implique que la nature obligatoire de l’imprimer est éliminée pour être expédiée à leurs destinataires respectifs. De cette manière, non seulement les coûts associés à la génération et à la manipulation des documents imprimés sont considérablement réduits, tout en même temps, la qualité de la gestion et du contrôle de l’ensemble du processus de facturation et de collecte est considérablement accrue.
Malgré tout, la loi oblige à économiser au cours d’une période de prescription le document de la facture ainsi que les données de signature électronique et le certificat. La législation impose également la nécessité pour les émetteurs et les bénéficiaires de la conservation des factures électroniques, ainsi que des données associées (signature et certificat) dans son format d’origine; Assurer la lisibilité de la même chose dans son format d’origine; et garantir un accès complet (visualisation, recherche sélective, copie ou téléchargement en ligne) aux données.
Les États membres de l’Union européenne ont jusqu’au 31 décembre 2012 pour se conformer et adopter dans ses systèmes, directive 2010 / 45 / UE, en ce qui concerne les normes de facturation. Ce tournant suppose un moment idéal pour les entreprises qui n’avaient pas soulevé l’utilisation de preuves pour rejoindre cette méthode de fonctionnement, car il leur sera plus facile d’adopter les propositions nouvelles et améliorées du début de cette restructuration.
Pratiques inadéquates sur l’intrigue
Certaines des erreurs les plus courantes détectées dans l’utilisation de l’inactivité qui commettent, fondamentalement, de petites et moyennes entreprises avec les travailleurs indépendants de le temps d’exécuter une facturation électronique, ils sont les suivants:
- envisagez Efate comme document sans validité juridique, lorsque la facture électronique est un équivalent fonctionnel de papier.
- subvention à un document PDF documenter la validité d’une épanchement, car ils ne répondent pas aux exigences légales car elles devraient également inclure une signature électronique et, par conséquent, se conformer à l’authentification, à l’intégrité et aux exigences non sources.
- croyez que La facture électronique n’est utile que pour les grandes entreprises, loin de la réalité, car il est également très pratique pour les sociétés de moins de volume et les travailleurs indépendants de maintenir une relation directe et fluide avec l’administration.
- Confusion entre les formats acceptés par la loi, à l’heure actuelle, ceux qui l’accompagnent l’une d’une signature numérique reconnue certifiant la facture de la facture sont valides.
- Maintien de la conviction que les méthodes traditionnelles sont plus sûres que les appareils électroniques, lorsque En termes de sécurité, le document numérique permet des copies de sauvegarde en fonction des réglementations légales.
Julio A. Olivares
Président et fondateur de DOCPATH