Document de fichier et document de support d’informations

Les documents de fichier sont nés dus aux processus administratifs. Cela se produit parce que les auteurs de ces processus ne doivent justifier que leurs décisions, exprimer leur respect de la loi, la possibilité de critère adoptée et logique et la cohérence de la procédure suivie.

Traitement et philosophie documentaire qu’ils ont été adoptés par les archiveurs.

Nous allons définir un document de fichier avec la loi du 4/1993 des dossiers du 21 avril et du patrimoine documentaire de Madrid (T. 1, art. 1): « Comprenez le fichier de document toute expression de témoignage des activités de l’homme et des groupes humains dans n’importe quelle langue et dans tout type de soutien matériel. La documentation multiple d’une nature non informative est exclue et que, pour sa nature, fait partie du patrimoine bibliographique. « 

Les caractéristiques du document de fichier sont les suivantes:

• lien vers le producteur de sujet (Institut ou personne): Les documents naissent par un processus naturel, c’est pourquoi ils ont un lien avec lequel il a Produit, car ils reflètent la vie de cette personne ou de cette institution.
• Caractère de série: C’est le résultat d’actions répétitives déterminées par des fonctions spécifiques. Les documents de fichier correspondent à une activité répétée de manière continue, de sorte que ces documents constituent une série, par exemple la correspondance. Chaque document à son tour peut provoquer d’autres documents différents. Cela nous fait penser que le document de fichier n’est pas quelque chose isolé mais fait partie de la série à laquelle il appartient et que nous ne trouverons que le vrai sens. Mais cette série a du sens lorsque nous les raconter, à son tour, avec le reste de la série.
• Unicité: les documents de fichier sont uniques, c’est-à-dire qu’ils sont originaux et authentiques.
  • Original, lorsqu’il est complet dans toutes ses parties (interne et externe)
  • authentique lorsqu’il répond à la date, à l’auteur et à l’endroit défini. Cela a permis de vérifier qu’il existe des documents authentiques, mais ont de fausses données.

Les documents d’assistance informative sont une série de documents qui ont été collectés et dans avec son contenu aux tâches administratives. Ces documents doivent être éliminés une fois qu’ils ont rempli leur fonction. Ces documents peuvent être des photocopies, des documents d’une autre administration, une législation, etc.

pour comprendre un peu mieux le document administratif et le document d’appui informatif Ce sont leurs différences: