La Tecnologia d’Informació (TI) va néixer com a suport a les necessitats dins de les organitzacions. Entre les aplicacions de TI estan els Sistemes d’Informació automatitzats que serveixen per al registre de les transaccions diàries i la generació d’informes que presenten informació amb característiques d’importància, rellevància, claredat, senzillesa i oportunitat de tal manera que sigui útil per a les persones a qui se’ls lliura.
es veu el seu ús en moltes empreses, que van des d’una classificació de micro fins a gran empresa; però, l’aplicació en cadascuna pot variar a causa de la magnitud d’activitats de la mateixa, no així per la seva grandària. Entre les aplicacions més comuns estan: Planillas de Pagament, Facturació, Registre d’IVA, Maneig de Comptes Bancaris, Control d’Inventaris, cobraments, pagaments, Registres Financers i Acadèmics, Préstec de llibres en biblioteques, etc.
Cadascuna d’aquestes respon a necessitats de les empreses en què es fan servir; per exemple, en una empresa comercial es pot tenir automatitzat el inventari de productes de tal manera que s’augmenti quan es realitzen compres i es disminueixi quan es registren vendes.
Una altra aplicació combinada amb aquesta és el Registre de Clients i Comptes per Cobrar, en la qual s’actualitzen l’obertura de crèdit als clients i es dóna seguiment als seus abonaments al compte fins a la seva cancel·lació definitiva. Per descomptat, això genera moviment en les dades financeres de manera que es fa servir també aplicacions per Caixa Noia i, comptes bancaris. Cadascuna d’aquestes és una aplicació automatitzada mitjançant programes d’ordinador que a l’integrar-se formen part d’un Sistema d’Informació; en altres paraules, les aplicacions no han de ser deslligades entre si i són manipulades per persones (usuaris) que reben les dades de cada transacció. Aquestes dades poden aparèixer en formularis com contractes, rebuts, factures i altres.
Quan els usuaris reben les dades, aquests són preparats i introduïts a la base de dades de l’empresa mitjançant una aplicació d’ordinador. El processament d’aquestes dades depèn dels propòsits de cada aplicació de manera que es generi la informació adequada i es presenti els respectius informes. La disposició de les dades pot ser des de l’emmagatzematge en una única ordinador fins a la connexió de diverses per a l’accés de les dades mitjançant una Xarxa d’Àrea Local i més enllà d’això, en una Xarxa d’Àrea Estesa i la tecnologia pot donar suport també a l’accés a Internet, intranets o extranets.
a l’revisar el que s’ha exposat, es pot identificar els següents components d’un Sistema d’Informació:
- Dades: Fets aïllats que per si sols no signifiquen molt.
- informació: Dades modificades o combinats que posseeixen significat d’utilitat per a qui els rep.
- Persones: Empleats (usuaris) que fan ús dels sistemes d’informació i que segons el seu lloc els desenvolupen, manipulen, mantenen o fan servir la informació resultant d’ells.
- Activitats: Conjunt d’assignacions o passos desenvolupats per completar un procés o funció d’empresa, com: Registre de compres, vendes , comptes per cobrar / pagar; cadascuna de les quals està associada a una aplicació d’ordinador.
- Xarxes: Integració d’equips amb la finalitat de compartir recursos de maquinari i programari
- Tecnologia: Maquinari i programari que sosté a l’ resta de components.
de la interrelació d’aquests components es pot obtenir la següent definició de Sistema d’Informació:
“Conjunt integrat de processos, desenvolupats en un entorn usuari -computador, que recolzat en xarxes i tecnologies informàtiques, operen sobre un conjunt de dades estructurades (Base de dades) d’una organització, recopilen, processen i distribueixen selectivament la informació necessària, per al desenvolupament de les activitats quotidianes de l’organització i les activitats pròpies de la direcció de la mateixa “. (Gil Pechuán)
la informació que es distribueixen amb els sistemes és considerada com un dels recursos valuosos de les organitzacions, en el sentit que aquesta és utilitzada per donar-li seguiment a les activitats diàries. Cal tenir en compte doncs, que els Sistemes d’Informació ajuden a les organitzacions a treballar més intel·ligentment, no més complicadament.
De fet, ningú posa en dubte que la “informació és poder” pel que moltes organitzacions disposen dels recursos necessaris per a la seva obtenció i control, ja que aquesta i la tecnologia d’informació ajuden a el desenvolupament competitiu de les mateixes, diferenciant-les de la competència, creant nous productes i serveis, noves barreres d’entrada, etc.
Així , es deriva que el paper fonamental dels sistemes d’informació en les empreses , s’orienta a tres àrees :
- Suport dels processos empresarials mitjançant:
- Sistemes de Processament de Transaccions
- Sistemes de control de processos industrials
- Sistemes de col·laboració empresarial
- Suport de la presa de decisions gerencials mitjançant:
- Sistemes d’Informació Gerencial amb informes especificats amb anterioritat per als gerents
- Sistemes de Suport a les Decisions
- Sistemes d’Informació Executiva
- Suport a l’estratègia per generar avantatge competitiu