L’aprovació de pagament de factures és una de les etapes que es troben presents dins el procés de compres o procurement process, el qual li permet a una empresa comprar productes o serveis de forma transparent i controlada, a un proveïdor extern per satisfer les seves necessitats i requeriments interns.
en el següent paràgraf et explicarem en què consisteix aquesta etapa i per què és tan important en una empresa:
què és l’aprovació de pagament de factures?
Coneguda en anglès com “invoice approval”, l’aprovació de pagament de factures és un procés en el qual es revisen i aproven les factures dels proveïdors abans que es processi el pagament.
Normalment, aquest procediment comença una vegada que el departament de compres rep a través de correu electrònic o programari de gestió de compres, una factura de l’ proveïdor.
Després, aquesta factura es classifica en la categoria específica i s’envia a l’departament que correspon per a la seva respectiva aprovació, en aquest cas, el departament de finances o de comptabilitat.
A l’acabar aquest procés, és que el departament de compres o el mateix de finances, pot pagar la factura emesa pel proveïdor pels béns i serveis prestats.
Cal destacar que tot i que algunes empreses utilitzen una persona financera o un membre de l’equip comptable per processar les factures, hi ha altres empreses que tenen un departament específic anomenat departament de comptes per pagar (AP) per encarregar-se de el procés d’aprovació de la factura.
Els comptes de pagar són documents on es centralitzen totes les factures que es van aprovar i estan pendents per pagar. En aquests quadres, el departament de compres porta el control dels pagaments a proveïdors, els seus deutes, els abonaments realitzats, entre d’altres.
Potser t’interessa llegir: 4 errors que has d’evitar a l’pagar una factura
Quins són els passos que s’han de realitzar abans d’aprovar el pagament de les factures?
A les etapes de l’procés de compres, aprovar les factures és un dels últims passos, així que per arribar a aquesta part, cal verificar quines altres accions s’hagin complert de manera reeixida com:
- l’crear la sol·licitud de compra.
- enviar-la a l’departament de compres per ser aprovada i pugui convertir-se en una ordre de compra
- Aprovar l’ordre de compra i el pressupost per a això.
- Enviar l’ordre a proveïdors i rebre cotitzacions i pressupost.
- Negociar amb els proveïdors escollits i realitzar els contractes pertinents.
- rebre els productes i serveis acordats, rebre la factura de cobrament.
- Aprovar l a factura perquè pugui pagar-se.
És a dir que abans de pagar les factures, s’ha de fer un 3-way-match en el qual es verifiqui que aquesta factura coincideixi amb l’ordre de compra enviada i amb el justificant de recepció que confirmi que la mercaderia va ser rebuda i per tant, es pot sense problemes prosseguir fer el pagament corresponent. Gràcies a aquests tres documents, es pot verificar que tot el procés de compra va ser dut a terme de manera exitosa.
Per què és tan important el invoice approval?
Aquesta etapa de el procés de compra és molt important, perquè evita que les empreses desemborsin diners del seu capital que no van ser rebudes o que van tenir algunes complicacions.
També permet auditar que cada un dels passos que li precedeixen s’hagin fet de forma correcta per així tancar el flux d’aprovació de manera reeixida.
És una manera també de prevenir o evitar fraus en el departament de compres, fent pagaments als proveïdors incorrectes i pagar realment allò que es va rebre, ja que, si un proveïdor no va enviar una cosa que estava contemplat en la ordre de compra i al seu torn en el pressupost, llavors no s’ha de pagar la suma total sinó descomptar el preu del producte o servei que no va ser lliurat.
Potser t’interessa llegir: 5 consells per evitar fraus en el departament de compres
en Yaydoo hem creat un programari de gestió de compres en el qual pots auditar totes les etapes de el procés de compra per decidir finalment si la factura s’ha de pagar o no. A més, en la nostra plataforma pots centralitzar les teves ordres de compra, justificant de rebuts i factures electròniques rebudes, per aconseguir un reeixit 3-way-matx.