Quan ens enfrontem a una Anàlisi de Riscos d’un projecte o esdeveniment concret dins la nostra organització, Com prioritzem les tasques que es han de dur a terme?
La Matriu Probabilitat-Impacte permet prioritzar les tasques d’una forma molt visual i senzilla, basant-se en les dues dimensions essencials relatives a el risc:
- 1. La probabilitat que l’esdeveniment succeeixi.
- 2. L’impacte que provocaria en cas que succeís.
La Matriu Probabilitat-Impacte, també anomenada Matriu de Risc o Mapa de Calor, és una matriu ordenada, amb la Probabilitat i l’Impacte en els eixos de coordenades i que ens facilita la comparació visual entre diversos riscos. Permet combinar els dos factors en un sol gràfic i avaluar-los a el mateix temps.
Aquest exercici de comparació, que forma part de la nostra vida quotidiana, adquireix aquí una perspectiva més metòdica.
Nota
La Probabilitat pot ser mesurada en percentatge o en freqüència i l’Impacte en termes de costos, impacte per a la salut, vides humanes, mal a la nostra imatge de marca o qualsevol altre factor que sigui important per a la nostra organització.
Matriu
1. Seleccionar els esdeveniments a estudiar
Per a aquesta elecció podem consultar als membres de l’organització dels riscos provinents d’un nou projecte o un esdeveniment en particular.
És molt important concretar amb tot detall la situació que és objecte d’estudi, ja que l’avaluació de riscos varia de forma important en cada organització.
2. Decidir la mida de la matriu i les seves unitats
Una matriu en la qual considerem tres nivells per a la Probabilitat i tres per al impacte, ens donarà una matriu 3 × 3. No és aconsellable una grandària menor, encara que l’ideal són matrius 4 × 4 o 5 × 5.
Nota
Aquí utilitzarem matrius 5 × 5, amb l’Impacte al eix d’abscisses (x) i la Probabilitat en l’eix d’ordenades (i).
Per classificar els riscos en els eixos, podem fer-ho de forma qualitativa (establint rangs) o quantitativa (assignant un índex a cada element d’estudi).
Escala qualitativa
els índexs qualitatius o rangs que us proposem, en una matriu 5 × 5, serien els següents:
Probabilitat
- . Cert: probabilitat molt alta
- . Probable: probabilitat alta
- . Possible: probabilitat mitjana
- . Improbable: probabilitat baixa
- . Excepcional: seria especialment estrany que passés
Impacte
- . Catastròfic: pèrdua de negoci o possibilitat de pèrdua de vides o lesions greus
- . Crític: afecció greu a l’negoci, possibilitat de lesions moderades
- . Moderat: causaran problemes no significatius en el negoci, possibilitat de lesions lleus
- . Marginal: molt poca influència sobre el negoci, impacte lleu
- . Menyspreable: pràcticament cap influència negativa sobre el negoci, poden deixar-se sense dir
Obtenim el següent diagrama:
Escala quantitativa
Es atorga un índex d’entre 0 i 10 a la Probabilitat (on 0 és una cosa impossible que succeeixi i 10 cosa que tenim certesa que passarà) i a l’Impacte (utlizaremos 0 quan no hi hagi cap conseqüència i 10 quan les conseqüències siguin irrevocables).
en aquest article seguirem la pràctica comuna d’utilitzar una escala diferent en cada eix, donant-li així més importància a l’Impacte ( escala 0 a 50).
Reflectim això en un diagrama d’aquest tipus:
Nota
Si es tracta de components subjectius i parlant sempre d’esdeveniments futurs, cada organització ha de triar què representa per a ells cada rang o índex.
3. Determinar com es classifiquen els esdeveniments
Escala qualitativa
La decisió pel que fa a la prioritat dels esdeveniments serà diferent en cada organització. En aquest tipus de diagrames, la classificació sol establir per colors (semàfor, per exemple):
escala quantitativa
En aquest cas la classificació ve donada per l’índex total que representa el producte dels índexs Probabilitat-Impacte. És decisió de cada organització establir els rangs de puntuació que consideri prioritaris (mitjançant colors igualment).
Nota
Exemple de puntuacions diferents en dues de les cantonades:
- Risc de probabilitat molt alt (9) i molt baix impacte (1) tindria un valor de 9.
- Risc d’impacte molt alt (45) i molt baixa probabilitat (1) tindria un valor de 45.
La matriu, amb la classificació definida, quedaria d’aquesta manera:
4. Reflectir cada esdeveniment en la matriu
En aquesta fase portarem els riscos a la matriu, tenint en compte els seus trets o índexs de Probabilitat i Impacte.
Escala qualitativa
Proposem tres esdeveniments com a exemple:
- 1. Impacte: catastròfic, Probabilitat: cert
- 2. Impacte: moderat, Probabilitat: possible
- 3. Impacte: menyspreable, Probabilitat: excepcional
La matriu resultant seria: a 
escala quantitativa
Proposem de nou tres esdeveniments:
- 1. Impacte: 45, Probabilitat: 9. Índex total: 405
- 2. Impacte: 25, Probabilitat: 5. Índex total: 125
- 3. Impacte: 5, Probabilitat: 1. Índex total: 5
La matriu resultant seria:
5. Documentar les decisions
Per tal de que altres persones tinguin la possibilitat de valorar el gràfic en un futur, documentarem la recerca de les dades que van servir per a la classificació de cada risc i les raons que van determinar els límits de cada índex i la seva situació en la matriu.
Nota
És important definir amb precisió les raons de puntuació de cada risc, ja que es basen en dades i experiència i no sempre resulta obvi.
Actuant segons els resultats
Amb el gràfic ja realitzat, valorarem si tots els riscos considerats estan dins del que considerem com a acceptable. Si no és així, haurem d’actuar minimitzant o al menys monitoritzar aquests riscos concrets d’alguna manera, i seguir la seva evolució.
En aquest moment de la planificació, hem de tenir en compte els recursos de què disposem i com adequar-los per disminuir els riscos. Si necessitem establir prioritats, podem ajudar-nos de l’Anàlisi de Pareto.
Podem prioritzar els índexs alts que afecten la salut de les persones, a la reputació de la nostra marca o a l’estat financer de la nostra organització. Això serà diferent per a cada esdeveniment i organització.
En general:
- . Baixa probabilitat i baix impacte: seran normalment ignorats
- . Baixa probabilitat i alt impacte: reduirem el seu impacte o establirem Plans de Contingència
- . Alta probabilitat i baix impacte: reduirem la probabilitat
- . Alta probabilitat i alt impacte: s’actuarà immediatament
En el cas que alt Impacte signifiqui lesions o pèrdua de vides humanes, no importarà la probabilitat, sempre caldrà eliminar el risc. Si no fos possible, treballarem immediatament per minimitzar la seva probabilitat i el seu impacte.
Si eliminar un risc, encara que no sigui prioritari, requereix de pocs recursos i es pot fer de forma immediata, actuarem sobre ell el més aviat possible . Això crearà implicació amb els membres de l’organització i s’obtindrà ràpidament un escenari més segur.
Nota
És important recordar que els riscos han de ser revisats regularment, ja que, a l’igual que la nostra organització, evolucionen cada dia.
Usos
La Matriu Probabilitat-Impacte pot utilitzar-se en un ampli espectre de situacions, entre d’altres:
- . Estudiar el grau de risc d’una activitat concreta
- . Complementar una Anàlisi d’Impacte o una Anàlisi de Riscos
- . Avaluar amb exactitud un risc concret abans de dedicar recursos addicionals
Ampliant la matriu
A més de la Probabilitat i l’Impacte, en el diagrama podem introduir altres variables afegint, per exemple, mida als punts. Algunes poden ser:
- . Grau d’incertesa de les estimacions
- . Temps d’exposició a el risc
- . Velocitat a la qual es produiria
- . Reversibilitat
- . Vulnerabilitat
Conceptes Clau
En tot projecte hi ha riscos que quantificar. La Matriu de Probabilitat-Impacte ens proporciona una manera visual i ràpida de classificar-los, de manera que puguem prioritzar les nostres tasques i recursos.
A cada risc se li proporciona una classificació o índex depenent de la probabilitat que passi i l’impacte que tindria si així fos. Combinant aquests dos paràmetres, la matriu ens mostra quins riscos han de ser prioritzats.