Estem vivint una època en què a través d’un smartphone es poden controlar molts aspectes de la vida d’altres: pel que comparteixen a les xarxes socials o, per exemple, per la visibilitat de la seva localització. No obstant això, encara que això formi part de l’funcionament de la societat, en el nostre lloc de treball hem d’extremar la precaució i ser molt curosos amb temes de confidencialitat a l’oficina.
Fa alguns anys, va començar a proliferar el model open space com a manera de distribuir els llocs de treball en una oficina, sense envans per eliminar les jerarquies. Encara que aquest model pot tenir forts avantatges, són molts els professionals que demanden certa privacitat. Per això, disposar d’espais de treball delimitats, com pot ser un despatx, és totalment necessari en alguns casos. Hi ha molts treballadors que prefereixen mantenir converses telefòniques i evitar les possibles interrupcions i sorolls que es generen a les oficines obertes, per la qual cosa, tenir un lloc per a això, és imprescindible.
Les empreses es preocupen fonamentalment per la confidencialitat en l’oficina. Per això, a l’hora de compartir espai de treball, és fonamental fer-ho en un lloc professional com poden ser els centre de negocis, ja que aquests centres respecten a el 100% la informació de les empreses i garanteixen la confidencialitat d’acord a les indicacions que necessitin .
Quin tipus d’informació ha de ser confidencial a l’oficina?
a l’parlar de privacitat a l’oficina, bàsicament ens referim a tres categories: protecció de dades personals, gestió empresarial i informació sobre el negoci.
protecció de dades personals
Amb la nova llei de protecció de dades, mai abans havia estat tan important fer un ús correcte de les dades personals que maneja l’empresa . Preservar la confidencialitat de les dades dels seus treballadors, és fonamental.
Gestió empresarial
Informació confidencial sobre la gestió de l’negoci inclou casos com a possibles acomiadaments o ascensos. Aquest tipus d’informació ha de ser confidencial per evitar mal ambient en el lloc de treball.
Informació sobre el negoci
Una de les raons per les que moltes multinacionals prefereixen operar des de centres de negocis és per la gran quantitat de documents confidencials que tenen amb informació sobre la seva empresa. Des fórmules i algoritmes, passant per plans de negocis i pressupostos fins llistats amb distribuïdors, tota aquesta informació confidencial ha d’estar en un lloc segur.
Quines mesures es poden dur a terme per guardar la confidencialitat en l’oficina?
- Tota la informació confidencial electrònica ha d’estar protegida mitjançant tallafocs i contrasenyes.
- els empleats han de recollir els seus escriptoris i assegurar-se que no deixen informació confidencial a la vista abans de deixar el lloc de treball.
- Tota informació confidencial, ja sigui en documents impresos o electrònica, ha de marcar-se com “confidencial” .
- els empleats han d’evitar l’ús de l’correu electrònic per transmetre certa informació delicada o controvertida.
- Abans de desfer d’un ordinador vell, usa programes de programari per eliminar les dades contingudes en l’equip.
- Els empleats han d’evitar parlar sobre informa ció confidencial en llocs públics.
- Tota la informació confidencial s’ha de rebutjar de forma adequada (p. Ex., Els empleats no han de imprimir documents confidencial i després llençar-los sense triturar primer).
- Opera des d’un centre de negocis, d’aquesta manera, sabràs que els teus documents confidencials estan ben emmagatzemats i protegits en cas d’intents de robatori.
Les polítiques i directrius de privacitat han d’actualitzar regularment dins de l’empresa, comunicant-les als empleats per garantir que es duguin a terme. Aquesta mesura serveix no només per protegir l’empresa davant possibles problemes legals, sinó que també millora la productivitat dels empleats i els proporciona un entorn de treball segur.