A l’gestionar un projecte, tracta d’evitar que aquest sigui massa petit o massa gran. Per contra, l’ideal és que tingui la mida correcta: que sigui prou gran per capturar tots els lliuraments de el projecte i, al seu torn, prou petit per assolir els teus objectius.
La millor manera de aconseguir-ho és definir l’abast del teu projecte. Definir l’abast t’ajuda a complir amb els lliuraments de el projecte a temps i dins de l’pressupost, sense sobrecarregar a l’equip. En aquest article, inclourem tot el que cal saber per definir i gestionar l’abast del teu projecte.
Què és l’abast d’un projecte?
L’abast de el projecte et permet establir límits en el teu projecte i definir amb precisió els objectius, terminis i lliuraments de el projecte que vols aconseguir. A l’definir clarament l’abast del teu projecte, pots assegurar-te d’aconseguir les metes i objectius del teu projecte sense patir demores ni sobrecàrrega de treball.
Definir l’abast del teu projecte no és una tasca que hagi de realitzar una sola persona. Per contra, has de alinear-se amb els principals participants de el projecte i assegurar-te que tots estiguin en sintonia. Si estàs treballant en un llançament de màrqueting d’un producte, per exemple, assegura’t d’estar alineat amb els participants dels equips més rellevants de la teva empresa, com ara, els equips de producte, disseny i contingut. Depenent de la complexitat del teu projecte, també pot ser important definir un procés de control de canvis; però no et preocupis, parlarem d’això més endavant.
Què és la declaració de l’abast d’un projecte?
Una declaració de l’abast de el projecte és simplement un document escrit que especifica l’ abast d’aquest projecte. Depenent de la complexitat de el projecte, la declaració de l’abast podria ser una secció de el pla de el projecte o un document independent. A més, si estàs treballant amb un equip o agència externs, pots convertir la declaració de l’abast en una declaració de treball (SOW) per consolidar l’acord amb el teu proveïdor.
Què és la corrupció de l’abast?
Una corrupció en l’abast succeeix quan els lliuraments de l’abast d’el projecte. Imagina, per exemple, que estàs treballant en el llançament d’un producte, però no has redactat una declaració de l’abast de el projecte. Tot d’una, en la meitat de l’projecte, un involucrat afegeix un lliurament addicional: redactar un comunicat de premsa. Uns dies després, un altre involucrat sol·licita una publicació de bloc sobre el nou producte. Aquests lliuraments addicionals que el teu equip de projecte no esperava o no estava preparat per a realitzar, podria causar estrès innecessari o fins i tot retards en els lliuraments originals d’el projecte.
Quan el teu projecte pateix una corrupció en el seu abast, acabes treballant en tasques que no havies previst a l’inici de el projecte. Això pot provocar retards, sobrecàrrega de treball o lliuraments de menor qualitat.
La millor manera de prevenir corrupcions en l’abast és crear una declaració clara de l’abast a l’inici de el projecte i compartir-la amb tots els involucrats rellevants tan aviat com sigui possible. D’aquesta manera, tots estaran informats sobre el que està inclòs en el projecte i el que no.
Els beneficis de definir l’abast del teu projecte durant l’etapa inicial
La definició de l’ abast de el projecte és un element fonamental en el procés de planificació. Sense una declaració de l’abast clarament establerta, el projecte podria desviar-se i superar la capacitat productiva del teu equip, causant retards o esgotament. L’abast de el projecte et permet visualitzar el cicle de vida complet d’el projecte i garantir que els objectius establerts es puguin assolir. Concretament, definir l’abast del teu projecte et permet:
- Assegurar-te que tots els involucrats comprenguin clarament els límits de el projecte
- Controlar les expectatives dels involucrats i guanyar adeptes
- Reduir els riscos de el projecte
- Establir un pressupost i realitzar la planificació dels recursos de forma adequada
- Alinear al teu projecte al voltant dels objectius principals
- Evitar la corrupció en l’abast
- Establir un procés d’enviaments formals per a les sol·licituds de canvi (per a projectes grans)
8 passos per definir el abast del teu projecte
1. Comença amb les metes del teu projecte
Abans de poder definir l’abast, primer necessites plantejar les metes de el projecte. Les metes de el projecte són els actius que planeges lliurar a la fin del teu projecte. Si bé determinar l’abast de el projecte t’ajuda a assolir els teus objectius, primer has de saber quines són aquestes metes.
2. Elabora una planificació dels recursos si encara no ho has fet
A més de les metes de el projecte, també cal saber quins recursos tindràs a la teva disposició. En la gestió de projectes, un recurs pot ser qualsevol cosa, des del pressupost de el projecte fins a la disponibilitat laboral de l’equip. Un pla de gestió de recursos estableix quins recursos tens disponibles per a aquest projecte i com s’utilitzaran.
Planifiqueu definir el teu pla de gestió de recursos abans de crear l’abast de el projecte. D’aquesta manera, sabràs exactament quins recursos tens disponibles a l’hora de redactar la declaració de l’abast del teu projecte i podràs ajustar l’abast en funció d’aquesta disponibilitat.
3. Considera els requisits addicionals de el projecte
Hi ha altres elements importants que has de considerar durant la planificació primerenca de el projecte, però de moment, hauries centrar-te en tot allò que pugui afectar l’abast del teu projecte. Recorda que l’abast és la teva forma de documentar els límits del teu projecte, així com les metes principals, el pressupost, els recursos i els lliuraments. Si hi ha altres factors que puguin afectar aquests recursos, com ara el cronograma de el projecte, és important considerar-los en aquesta etapa.
4. Crea un esborrany de la declaració de l’abast del teu projecte
Aquest és el moment de consolidar tots els elements que has recopilat durant la investigació en un sol lloc: la declaració de l’abast del teu projecte. La declaració ha de detallar el que faràs i el que no faràs, i explicar per què.
Depenent de la complexitat de el projecte, la declaració de l’abast pot redactar-se de diferents maneres: pot ser una llista amb vinyetes, 1 paràgraf més detallat o una declaració de treball (SOW) completa. Independentment de la seva extensió, la declaració de l’abast ha d’establir quines són les metes de el projecte i indicar què s’abordarà en el projecte i què no.
Si necessites ajuda per definir l’abast, comença per respondre a aquestes preguntes :
- Per què estem treballant en aquest projecte? Quines són les nostres metes i lliuraments finals?
- Quines són les nostres limitacions? Quin és el pressupost? Quants empleats i recursos tenim disponibles? Què membres de l’equip treballaran en aquest projecte?
- Quines són les dates de lliuraments? A què cronograma hem de cenyir-nos?
- Quins elements es troben fora de l’abast?
Exemple de declaració de l’abast d’un projecte
Suposem que estàs redissenyant el lloc web de la teva empresa. A continuació, et mostrem com podria ser l’abast del teu projecte:
Fites d’el projecte: Migrar el backend del lloc web a la plataforma CMS per augmentar la velocitat i flexibilitat de la pàgina.
Recursos:
- Equip web (tres persones): 30 hores de treball a la setmana durant 6 setmanes
- Gerent d’enginyeria (una persona): 10 hores de treball a la setmana durant 6 setmanes
- Revisió de TI i d’Assumptes legals (dos equips): 5 hores de treball ad hoc a la setmana
- $ 7000 per un sistema de gestió de continguts ( CMS)
Lliuraments:
- Capacitació per a tots els redactors de contingut a finals de maig de 2021
- Migrar tot el lloc web a el nou CMS per a juny de 2021
Full de ruta d’el projecte i cronograma:
- 26 d’abril: Començar a definir l’abast de l’CMS
- 10 de maig: Revisió per part de l’equip de TI i d’Afers legals
- de l’17 de maig a el 3 de juny: Migració de l’e quip web
- 31 de maig: Capacitació als redactors de contingut
- 4 de juny: Llançament de el nou CMS
Fora de l’abast:
- nou sistema de gestió d’actius digitals (DAM)
- Pàgines web personalitzables en el nou CMS
5. Aconsegueix l’acceptació i aprovació dels involucrats clau
Abans d’aprovar la declaració de l’abast de el projecte, assegura’t obtenir l’acceptació de tots els participants de el projecte. Això et brinda l’oportunitat de realitzar els ajustos finals, reconsiderar les metes del teu projecte i decidir quina forma part de el projecte i què no. Una vegada que el teu projecte estigui en marxa, serà més difícil canviar qualsevol element de la declaració de l’abast. Per tant: assegura’t comunicar l’abast de el projecte a tots els involucrats.
6. Estableix un procés de control de canvis si cal
Si el teu projecte compta amb molts participants o si et trobes gestionant una iniciativa complexa, pot ser molt útil establir un procés de control de canvis. En projectes grans o complexos, és inevitable que es facin canvis. Potser el cronograma hagi estat massa optimista o potser hagis rebut nous comentaris de clients pel que has ajustar diversos lliuraments importants.No és recomanable tenir un projecte que sigui impossible de modificar, però tampoc és recomanable que tothom pugui realitzar canvis fàcilment, ja que podria provocar una corrupció en l’abast.
Un procés de control de canvis consisteix en un conjunt de processos establerts que han de seguir els involucrats abans que s’aprovi el seu canvi. Per crear un procés de control de canvis, estableix un mètode per que l’equip de el projecte i els altres involucrats puguin enviar les seves sol·licituds de canvi. Pots configurar, per exemple, un formulari centralitzat de sol·licituds. Després, un grup d’involucrats clau ha de revisar el canvi i analitzar si la sol·licitud de canvi és prou important com per ser tingut en compte en el projecte. Si és així, verifica si pots reconsiderar la prioritat d’altres processos de treball per evitar patir una corrupció de l’abast.
7. Comparteix la declaració de l’abast de el projecte amb el teu equip
Una vegada que els principals involucrats hagin vist i aprovat l’abast de el projecte, comparteix-ho amb el teu equip de el projecte. Assegura’t que el teu equip compti amb un lloc central on pugui accedir a tota la feina, com una eina de gestió de la feina.
8. Consulta la declaració de l’abast durant el projecte
És recomanable consultar amb freqüència el document de l’abast de el projecte per assegurar-se que tot estigui sota control i no córrer el risc de que l’abast es desviï. Si algú desitja afegir nous elements en el projecte sense passar pel procés de control de canvis, mostra-li la declaració de l’abast de el projecte i demana-li que enviï les seves idees a través del formulari com una sol·licitud o seguiment ràpid.
Utilitza l’abast de el projecte per definir límits clars
La declaració de l’abast de el projecte és una gran eina per garantir que el projecte avanci segons el planificat i tingui èxit. També és una excel·lent manera de donar suport a l’equip de el projecte i evitar l’esgotament. No obstant això, l’abast de el projecte només és útil si s’ha comunicat de manera eficaç. Assegura’t de compartir el document de l’abast de el projecte a l’inici de la mateixa i de consultar-ho amb freqüència durant el transcurs de el projecte.