Els avenços tecnològics evolucionen a un ritme vertiginós, que comporta que empreses, treballadors autònoms i ciutadans en general s’enfrontin davant un abisme a l’hora de gestionar els seus documents i / o tràmits amb les administracions públiques (AA PP). La forma en què la societat es relaciona amb les AA PP està canviant, encara que no avança a l’ritme esperat pels organismes oficials que s’han trobat amb que la inversió realitzada no es correspon amb la utilització real d’aquesta tecnologia.
Les factures és un dels documents que ha experimentat una gran transformació. Encara hi ha molta confusió en la societat actual entre els diversos conceptes -Factura electrònica (eFactura), digital o telemàticament que identifiquen aquesta operació mercantil. Els tres termes són sinònims, tot i que la legislació específica de cada país és la que determina els límits en cadascun dels casos.
L’anomenada “bretxa digital”, la manca d’informació i la incertesa que pot ocasionar aquesta nova forma de relacionar-se amb les AA PP són alguns dels motius pels quals moltes petites i mitjanes empreses encara no utilitzen aquesta tecnologia. per contra, les grans companyies sí que disposen de la infraestructura adequada per fer ús d’ella.
En aquest punt, cal desmitificar la creença que només les organitzacions de gran volum poden adquirir programari de tecnologia documental. al mercat existeixen competents eines que s’adeqüen tant a la mida com a les necessitats concretes de cada negoci. a més, un altre recurs útil pot ser acudir a aquestes empreses especialitzades en la gestió documental perquè desenvolupin un Projecte de Consultoria i d’aquesta manera aconsellar sobre els procediments de recepci ó, custòdia, emmagatzematge i recuperació de la informació, entre d’altres.
Què és l’eFactura
Una factura electrònica o eFactura és un document digital que substitueix a la tradicional. És a dir, és la representació informàtica de la de paper, generada i mantinguda electrònicament, que reemplaça a el document físic però amb idèntic valor legal a aquest.
A aquest fitxer electrònic, que conté totes les dades d’una factura , se li apliquen fórmules matemàtiques i se li afegeix una cadena o seqüència de caràcters denominada signatura electrònica. A l’fer això, la factura electrònica adquireix plena validesa fiscal i legal, per la qual cosa s’elimina la necessitat d’imprimir el document per fer-lo arribar a l’destinatari.
Perquè una factura electrònica sigui vàlida només ha de complir amb dos requisits: garantir l’autenticitat d’origen i la integritat del seu contingut. Això vol dir que es pugui identificar inequívocament a l’emissor i que es tingui la certesa que el document rebut no hagi estat alterat. Tots dos requisits es donen per satisfets si a l’generar la factura electrònica l’emissor li incorpora una signatura electrònica que compleixi amb les especificacions mínimes establertes per les autoritats tributàries de cada país o en el cas d’Europa de la UE.
eliminació de la impressió
l’ús de factures electròniques implica que s’elimina l’obligatorietat de imprimir-les en paper per enviar-als seus respectius destinataris. D’aquesta manera no només es redueixen dràsticament els costos associats a la generació i manipulació de documents impresos, sinó que a el mateix temps s’augmenta considerablement la qualitat en la gestió i control de tot el procés de facturació i cobrament.
Tot i així, la llei sí que obliga a guardar durant un període de prescripció el document de la factura juntament amb les dades de la signatura electrònica i el certificat. La legislació també imposa la necessitat tant per als emissors com per als receptors de conservar les factures electròniques, juntament amb les dades associades (signatura i certificat) en el seu format original; assegurar la llegibilitat de les mateixes en el seu format original; i garantir l’accés complet (visualització, recerca selectiva, còpia o descàrrega en línia i impressió) a les dades.
Els estats membres de la Unió Europea tenen fins al 31 de desembre de 2012 per a complir i adoptar en els seus ordenaments la Directiva 2010/45 / UE, pel que fa a les normes de facturació. Aquest punt d’inflexió suposa un moment idoni perquè les empreses que no s’havien plantejat la utilització de l’eFactura optin per sumar-se a aquesta forma d’operar, ja que els resultarà més senzill adoptar les noves i millorades propostes des del principi d’aquesta reestructuració.
Pràctiques inadequades sobre l’eFactura
Alguns dels errors més comuns detectats en la utilització de l’eFactura que cometen, fonamentalment, les petites i mitjanes empreses juntament amb els treballadors autònoms a l’hora de realitzar la facturació electrònica, són els següents:
- Considerar l’eFactura com un document sense validesa legal, quan la factura electrònica és un equivalent funcional de la de paper.
- atorgar a un document PDF la validesa d’una eFactura, ja que no compleixen els requisits legals perquè haurien d’incloure a més una signatura electrònica i, per tant, complir amb els requisits d’autenticació, integritat i no repudi en origen.
- Creure que la factura electrònica és útil únicament per a les grans companyies, el que està molt lluny de la realitat, ja que també és molt pràctica perquè empreses de menys volum i treballadors autònoms mantinguin una relació directa i fluïda amb l’administració.
- Confusió entre els formats acceptats per la llei, quan en l’actualitat, són vàlids els que s’acompanyin d’una d’una signatura digital reconeguda que certifiqui l’autoria de de la factura.
- Mantenir la creença que els mètodes tradicionals són més segurs que els electrònics, quan en termes de seguretat, el document digital permet fer còpies de seguretat d’acord amb la normativa legal.
Julio A. Olivares del President i fundador de DocPath