Avui en dia, d’acord i en seguiment a les més modernes estratègies i / o modes de l’administració, pràcticament qualsevol empresa, independentment de seva feina, té clarament definides i, en la majoria dels casos, visiblement exposades les seves característiques conceptuals primordials. És clar, em refereixo a les tan portades i portades Missió i Visió, seguides normalment molt de prop pels objectius, tant generals com particulars i altres conceptes d’alguna manera igual d’eteris.
Tot i que la definició de aquestes característiques és fonamental per a una empresa, observem que, al menys en el mercat mexicà, fins aquí arriba el desenvolupament de la documentació. En moltes instàncies es considera suficient i alguns assessors, del nom no vull recordar com diria el bon Cervantes, el venen com a panacea. 
No obstant això, tot i que tota la cúpula administrativa de l’empresa estigui molt a gust i se senti complaguda amb aquestes definicions bàsiques, per als comandaments mitjans i el personal operatiu de poc poden servir-lo. Es requereix que l’empresa dediqui l’esforç necessari i suficient per fer que les idees tan filosòfica i rimbombantemente plasmades en la Missió i la Visió es converteixin en un instrument de suport a el creixement i la millora contínua.
Intentaré explicar el meu cas amb un exemple molt simple i bastant conegut. Es diu que allà per l’Edat Mitjana una persona va veure a diversos paletes treballant. Li va preguntar a un d’ells què feia, al que aquest va contestar, amb gest d’enuig: “Doncs posant un maó, què no veu?”. Aquesta va ser la resposta més comuna amb la majoria dels treballadors fins que un d’ells va contestar: “Estic construint una catedral”. Normalment aquest exemple s’orienta a la visió en gran i a llarg termini, a posar-se la samarreta, a compartir a fons la visió i missió de l’empresa, etc. i ull, això no és dolent, però desafortunadament a vegades l’assessoria conclou aquí.
És imprescindible anar més enllà i això implica un treball relativament complex, que requereix molta dedicació i que, desafortunadament, no és comú fer-ho . Em refereixo a la documentació bàsica operativa, polítiques, manuals d’operació, etc.
Si bé és importantíssim que el paleta estigui conscient que està construint una catedral perquè aquest coneixement ho faci treballar amb més gust i qualitat també ho és el conèixer quin tipus de argamassa s’utilitza en la construcció, com col·locar els maons, a quina hora pot menjar o prendre un descans, si pot o no portar els seus fills algun dia a la feina, si ha d’usar casc, què fer en cas d’accident, etcètera.
Quan arriba una persona nova a treballar a l’empresa la corba d’aprenentatge és molt menys costeruda si comptem amb documentació que indica què es pot fer i què no i com realitzar processos i procediments d’acord amb els costums específiques de l’ocupació. De la mateixa manera, encara que normalment l’entrenament de persona a persona és summament eficient quant a la seva rapidesa, gairebé sempre deixa molt a desitjar en la seva eficàcia. És a dir, hi ha processos que es retallen o no es realitzen com cal perquè “així s’ha fet sempre” i resulta que fa 3 “generacions” de responsables d’el lloc simplement li va donar fluixesa a titular i, al no existir documentació, va canviar en forma unilateral el procés.
Fins i tot un concepte que podria considerar-se totalment allunyat, la innovació, està íntimament lligat amb l’existència de polítiques generals i manuals en l’organització perquè com proposo una forma nova de fer les coses si ni tan sols sé si aquesta estratègia està permesa o bé ja hi ha un protocol establert per suggerir. Igualment, el sentit comú no té sentit si no hi ha coneixement i aquest queda clarament establert en la documentació.
En resum, és summament important tenir la vista global ia llarg termini que ens marqui el camí a seguir (Missió i Visió) però també és fonamental conèixer la forma en què he de recórrer aquest camí per ser el més eficaç i eficient possible en la consecució dels objectius.
Finalment, tant els manuals com els documents de polítiques són ens dinàmics que requereixen revisions constants, encara que sempre controlades, per mantenir-los a el dia i evitar aquella resposta a la pregunta realitzada per assessors en una empresa:
“assessors – Poden donar-me una còpia dels seus manuals operatius i les seves polítiques de treball?
Entrevistat – ¿Requereixen l’oficial o la funcional? “
és a dir, es comptava amb la documentació registrada per cobrir el requisit, però a l’empresa es feien les coses d’una altra manera.
Ara bé, i serveixi això com a conclusió , no hem de pensar o interpretar un manual de procediments com una cosa ” escrit en pedra ” perquè un dels factors que més èxit generen a les empreses és la innovació. També és important tenir en compte que l’evolució d’aquests documents , com comentava a dalt, ha de ser contínua i progressista i , sobretot , tractar d’aïllar de modes. Em ve al cap el terme ” Tala regulatòria ” que tan de moda es va posar al govern federal fa uns 7 o 8 anys , però bé, aquest serà tema d’un altre comentari .