Document d’Arxiu i Document de suport Informatiu

els Documents de Arxiu neixen a causa dels processos administratius. Això passa perquè els autors d’aquests processos han de justificar documentalment les seves decisions, expressant el compliment de la llei, l’oportunitat de l’criteri adoptat i la lògica, i coherència de l’procediment seguit.

El tractament i la filosofia documental van ser adoptats pels arxivers.

Definirem Document d’Arxiu amb la Llei de l’4/1993 de 21 d’abril d’Arxius i Patrimoni Documental de Madrid (T. 1, Art. 1): “s’entén per Document de Arxiu tota expressió testimonial de les activitats de l’home i dels grups humans en qualsevol llenguatge i en qualsevol tipus de suport material. s’exclou la documentació múltiple de caràcter únicament informatiu i la que, per la seva índole, formi part de el patrimoni bibliogràfic “.

Les característiques de el document d’arxiu són:

• vinculació a subjecte productor (institut o persona): els documents neixen per un procés natural, és per això que tenen una vinculació amb el que l’ha produït, perquè són el reflex de la vida d’aquesta persona o institució.
• Caràcter seriat: és el resultat d’accions repetitives determinades per funcions específiques. Els documents d’arxiu corresponen a una activitat que es repeteix contínuament, de manera que aquests documents constitueixen sèries, per exemple la correspondència. Cada document al seu torn pot originar altres documents diferents. Això ens fa pensar que el document d’arxiu no és quelcom aïllat sinó que forma part de la sèrie a la qual pertany i només així trobarem el veritable sentit. Però aquesta sèrie té sentit quan les relacionem, al seu torn, amb la resta de les sèries.
• Unicitat: els documents d’arxiu són únics, és a dir, són originals i autèntics.
  • original, quan està complet en totes les seves parts (internes i externes)
  • Autèntic quan respon a la data, a l’autor i al el lloc que en ell es consigna. Això ha permès comprovar que hi ha documents autèntics però que tenen dades falses.

Els Documents de Suport Informatius, són una sèrie de documents que s’han recollit i donen suport amb el seu contingut a les tasques administratives. Aquests documents han d’eliminar-se un cop hagin complert la seva funció. Aquests documents poden ser fotocòpies, documents d’una altra administració, legislació, etc.

Per comprendre una mica millor a el document administratiu i a el document de suport informatiu aquestes són les seves diferències:

Document de Arxiu exemplar Únic Patrimoni documental Conjunt orgànic Es conserva Passen a l’arxiu

Document de suport informatiu Exemplars múltiples No és de patrimoni documental Conjunt artificial Es destrueix No passa a l’arxiu