Si t’estàs preguntant com escriure una carta d’avís, has de saber que la redacció de la carta d’avís pot ser una mica complex en alguns casos, sobretot en aquells en què la situació que es comunica no és agradable. El millor és utilitzar un to cordial i objectiu, i intentar que la carta d’avís sigui breu i es limiti a informar de la situació a la persona receptora. És millor no donar explicacions ni excuses a la carta d’avís. En casos que siguin necessàries, es tindrà una entrevista posterior per intentar solucionar diferències, però la carta serà purament informativa.
Com començar una carta d’avís?
El millor per començar una carta d’avís, és posar en situació a la persona que rep aquesta carta. Per a això, posarem en primer lloc les dades de l’empresa que envia la carta i les data en què ha estat enviada. Anem a posar un exemple de carta d’avís formal fictici perquè s’entengui millor. Un banc ha d’enviar una carta d’avís per impagament, una manera de començar podria ser:
Departament de cobrament
Banc Regional Popular a
Av. Ramon Llorente nº 136
Parts d’una carta d’avís
La carta d’avís aquesta dividida en diferents parts. En primer lloc, ens trobarem amb les dades de l’empresa o persona que ens envia la carta. Aquestes dades poden ser el nom de la persona o l’empresa, el departament què s’ha encarregat de l’enviament de la carta, la direcció i el telèfon de l’empresa, així com la data d’enviament de la carta d’avís.
Després trobarem la part de la carta d’avís on s’explica el perquè de l’enviament d’aquesta carta. En alguns casos, a part dels motius de l’enviament de la carta d’avís, també s’especifiquen els actes que ha de fer la persona que la rep, i en quant de temps. Per exemple, en una carta d’avís per impagament, un banc pot donar-li una data límit a l’receptor perquè aboni certa quantitat econòmica.
Finalment, la persona o entitat ha de acomiadar-se de manera cordial i atenta, ja que, encara que una carta d’avís pot ser alguna cosa desagradable i dura en alguns casos, mai s’ha de perdre la cordialitat i formalitat en la seva escriptura.
– Publicitat –