Els controls interns són un element fonamental dins de la Gestió de Riscos de conformitat. I la correcta execució dels controls és fonamental per reduir els riscos. Les definicions dels controls canvien constantment a causa de noves regulacions, polítiques i estàndards, però les proves dels controls la majoria de les vegades continuen sent un procés manual, pressionats per terminis.
Els recursos limitats i la pressió per reduccions de costos han portat a la Gestió de Riscos de Compliment a enfrontar un desafiament encara més gran per incloure nous requisits en el seu marc de controls i processos.
l’enfocament tradicional per provar controls de conformitat ofereix poques oportunitats per afegir valor, resultant normalment en l’exercici de realitzar checklists amb alts costos fixos, manca de flexibilitat i risc d’inconsistència en la qualitat.
la comprensió dels principals controls de conformitat en l’organització i també l’atribució de la seva responsabilitat és un punt important. Si la responsabilitat s’incorpora a l’estructura organitzativa i s’alinea amb els processos crítics de negoci, aquest framework serà més resistent als canvis en curs de l’estructura organitzativa.
Aquesta ha de ser la base de l’estructuració de la gestió de riscos i la conformitat dins de l’organització. Només llavors existiran condicions sota les quals la racionalització i la simplificació dels controls poden ocórrer. L’automatització per fi, serà l’últim pas. Aquesta seqüència de responsabilitat, racionalització, simplificació i, a continuació, automatització, ofereix l’oportunitat de millorar l’eficàcia de la gestió i les unitats de negoci. També ajudarà a agilitar els processos subjacents ia augmentar la conscienciació dels riscos i els controls de l’organització.
Tres alternatives no excloents, però, mereixen ser presentades, amb la finalitat de promoure l’augment de la productivitat de l’execució i de les proves dels controls.
proves internes
la prova interna es refereix a el procés de prova de control més comú de les organitzacions, on alguns nivells són responsables de l’execució de les activitats de control de conformitat, així com les seves proves, i un altre nivell és responsable pel monitoratge independent dels resultats de la prova.
les parts externes poden admetre les activitats de prova amb un disseny més eficaç i eficaç de l’procés de prova en diferents àrees, com governança, descripcions de control, planificació, descripcions de procés i procediments operatius estàndard. Això fa que la base per a proves i monitoratge més petits i obre el camí per a millores com:
- Optimització dels frameworks de control de compliment i seqüències de comandaments de prova
- consistència en l’execució d’activitats de prova
- Coordinació i supervisió d’activitats de proves en un lloc central
- Transferència de coneixement a el personal
- Millora de la conscienciació sobre riscos i promoció de la importància de les activitats de prova de control de conformitat
Proves com un servei
Una alternativa per l’augment de l’focus i de la qualitat en relació a les activitats de prova pot ser la implantació d’especialistes offshore. Una unitat totalment dedicada a realitzar activitats de prova amb la més alta qualitat i eficiència. Aquests experts en proves de control offshore sempre s’actualitzen amb els últims requisits reglamentaris i / o estàndards tècnics de totes les regions de l’món.
Contractar proves com un servei pot optimitzar eficiències, millorar la consistència i reduir costos, mentre que els resultats de les proves d’alta qualitat romanen disponibles a contractista en qualsevol moment a través de portals en línia.
el servei de proves portarà a un equip de proves de conformitat més baix, però d’altra banda requereix un equip intern amb base sòlida i totalment funcional, coneixement intern de risc i control suficient i una estructura de governança clara.
Monitorització continuat dels Controls Interns
La disponibilitat de dades necessàries per provar controls ha augmentat en els últims anys, oferint la possibilitat d’activitats automàtiques de prova. Els controls de conformitat generalment es poden automatitzar per sistemes, però de vegades aquesta possibilitat és ignorada per la gestió. Es tracta del Monitorització continuat dels Controls (CCM – Continuous Control Monitoring).
El CCM és una solució que es pot utilitzar per supervisar els controls en un enfocament enfocat, intel·ligent i accionable. Els esdeveniments que difereixen de l’enfocament de control acordat es registren automàticament i en temps real.
Fent servir eines completament automatitzades, la capacitat interna necessària per provar controls pot reduir-se significativament, mentre que l’eficàcia, la velocitat i la qualitat de les activitats de prova de control de conformitat es milloren. A més, reduirà els “patrons estacionals”, amb alts pics de càrrega de treball en relació a les activitats de prova de control.
L’ús de l’CCM millora indirectament els processos i activitats de negocis alliberant la capacitat interna, mentre que l’efectivitat de cost de la prova de control és millorada per l’automatització. Les desviacions s’identifiquen més ràpidament, oferint l’oportunitat de corregir-los més ràpidament i, així, evitant un esdeveniment que podria haver resultat en un incident. Utilitzant panells de control sofisticats, la gestió està totalment controlada i una presa de decisions més ràpida es facilita.
Encara hi ha molt espai per evolucionar i innovar en aquesta àrea de proves i controls interns. Faci una avaluació interna, opti per la estratègia més adequada al seu context i busqui ajuda tecnològica!
SoftExpert pot ajudar oferint-li una solució de gestió de risc i conformitat completa o dinàmica.
Feu clic aquí i sàpiga com