Les 24 hores que té el dia semblen assolir cada vegada menys. Tots estem buscant algun truc donat per experts o algun consell miraculós que ens permeti fer rendir més el temps o fer-nos rendir més a la feina; moltes vegades a costa de la nostra salut.
Dorms quatre hores a el dia per poder anar a ioga o llegir abans d’anar a la feina? Segurament si. O per no haver de preocupar-te per preparar menjar o fer cua als restaurants, preses liquats en els menjars? És possible, però definitivament no és molt apetitós.
Encara que aquestes pràctiques efectivament fan que rendeixi més el temps, també comprometen la teva salut i benestar. No hi ha raó perquè no puguis dormir vuit hores seguides o perquè sentis que no tens el temps suficient per fer tot el que vols. Hi ha moments en el teu dia que possiblement es podrien reajustar perquè coincideixin amb els teus hores més productives.
En comptes d’experimentar amb mesures extremes, intenta implementar aquests quatre simples ajustos en la teva rutina i aconsegueix que el teu temps rendeixi més. Potser només puguis estalviar 10 minuts per aquí i per allà, però quan ho sumes tot, ja es converteix en quelcom significatiu.
Convertint el temps perdut en temps útil
Tots sabem molt bé quines són les activitats en què es perd més temps a la feina: reunions i correus … També hi ha les activitats en què es subestima el temps que es perd, com la fatiga de prendre decisions o fer la mateixa tasca una vegada i una altra vegada. I encara que és difícil eliminar aquests mals hàbits de tall, pots canviar la teva perspectiva sobre ells i així aconseguir fer rendir més el teu temps:
Aquí hi ha algunes activitats en què es perd més el temps i com pots aprofitar-les per rendir més a la feina:
Anem a agendar una reunió per revisar aquest assumpte … una altra vegada
Si sents que assistir a les reunions s’ha convertit en un treball de temps complet , deixa dir-te que no ets l’únic.
Les reunions s’han incrementat en temps i freqüència en els últims 50 anys, i els executius ara els assignen una mitjana de gairebé 23 hores a la setmana (en comparació amb les menys de 10 hores que se’ls assignava a els anys seixantes).
I a més, la majoria de les reunions no són molt útils. Segons el reporti de State of Meetings (estat de les reunions) de l’2019, realitzat per l’aplicació Doodle que serveix per agendar i fer horaris, pràcticament a l’71% dels professionals els sembla que perden el temps totes les setmanes a causa de reunions innecessàries o cancel·lades. Quan les reunions si es duen a terme, el 43% diu que els punts d’acció no són clars i produeixen confusió, el 38% diu que la mala organització resulta en la pèrdua de l’enfocament en els projectes, i el 31% creu que els participants irrellevants retarden l’avanç.
Com rendir més a la feina:
La propera vegada que rebis una invitació per a una reunió que no és rellevant o que es desenvoluparia millor en una ràpida conversa a través d’un xat, sol … espera … digues que no. Tot i que les reunions s’han anat integrant en la cultura de la feina, recorda això: segueix sent una invitació per una raó. Algú t’està demanant una reunió i tens el dret de dir que no si consideres que no és la persona adequada o que podries utilitzar el teu temps d’una manera més valuosa.
Harvard Business Review ofereix algunes opcions per rebutjar amablement una reunió:
- “És un tema interessant. Basant-me en les nostres prioritats actuals, no estic segur que estiguem preparats per tenir una conversa seriosa encara. Seria possible retardar aquesta reunió perquè el grup pugui avançar més abans de reunir-nos? ”
- “Estic emocionat per prendre decisions respecte d’aquest assumpte. Pel que vaig veure de la invitació per reunir-se, no sembla que l’equip de Producció estigui involucrat. M’agradaria esperar fins que algú de Producció se’ns un. D’altra manera, no podrem prendre cap decisió. “a
- ” Basant-me en la informació que ve en la invitació, sembla que aquesta reunió és per a fins informatius. Seria possible que em enviaran un resum en comptes de fer una reunió?
Sents que no pots rebutjar una reunió? Oficial de totes maneres hi ha esperança; pots estalviar preciosos minuts tot i que has d’assistir a la reunió.
Primer experimenta amb la regla 20/50. la majoria de les reunions de 30 o 60 minuts es poden escurçar a entre 20 o 50 minuts. els 10 minuts finals de la reunió solen ser els menys productius perquè la gent revisa altres reunions o parla de temes que no vénen a el cas.Si elimines aquests 10 últims minuts, poden arribar a una decisió més ràpidament.
Segon, canvia l’entorn de la reunió. Quan tots estan asseguts a la taula de conferències en una petita sala, és fàcil seguir parlant. En comptes d’això, programa una reunió en la qual tots estiguin aturats o vagin a caminar, així canviaràs el ritme i la dinàmica de la reunió.
Tens un e-mail
Un professional mitjana gasta el 28% de la seva dia de treball llegint i contestant correus, segons una anàlisi realitzada per l’Institut McKinsey Global. Això suma una sorprenent quantitat de 2.6 hores gastades i 120 missatges rebuts a el dia.
Passem tant de temps pensant en els correus que ens van arribant, que se’ns oblida optimitzar els correus que van de sortida. Pots ser un mestre de les etiquetes, de les carpetes i de l’ordre, però redactar un correu treu temps, i veient bé, és una pèrdua de temps quan penses que aquest tipus de treball es pot automatitzar.
Cap quantitat de regles a l’Outlook o respatllers automàtics va a aconseguir que recuperis el temps que vas utilitzar fent clic a “respondre”, escriure un missatge i fent clic a “enviar”.
Com fer rendir el temps:
Una de les maneres més fàcils per fer rendir el temps pel que fa a la teva safata d’entrada, és evitant respondre a correus que no aporten res. Per exemple, diguem que estàs embrancat en una discussió amb un col·lega respecte d’un problema. Ella respon al teu correu més recent dient, “Excel·lent, gràcies per enviar tota aquesta informació. Seguirem amb això en un parell de dies, després de la reunió amb tots.”
La convenció social dicta que has de respondre amb un altre correu dient, “Gràcies” o “Gràcies per l’actualització.” Aquest és un exemple clàssic de correu inútil. El teu reposada no li afegeix valor o porta més lluny la conversa. En lloc de respondre, hauries d’haver esborrat el correu o mogut a una altra carpeta.
Si sents que “has de” respondre als correus amb un “gràcies”, “Ens veiem”, o “Bé saber-ho”, crea templets per als teus correu i respostes automàtiques per no haver d’escriure la mateixa resposta tot el temps.
Massa … decisions
Prenem centenars de petites decisions tots els dies, des de triar un conjunt de roba fins a acabar el dia triant entre menjar una galeta amb espurnes de xocolata o un brownie com a postres.
A la feina, les decisions fàcils es van acumulant, i això et obligarà a decidir en quines tasques treballaràs primer, en com vas a acabar un correu o en com respondre la pregunta d’un col·lega. Per quan arriba l’hora de dormir, una persona mitjana ja ha pres 35 000 decisions.
a Entre més decisions preses durant el dia. més difícil es torna per al teu cervell.
Aquest fenomen, anomenat fatiga per la presa de decisions, va ser encunyat pel psicòleg social Roy F. Baumeister i és una conseqüència de que el teu cervell busqui dreceres. Hi ha dues opcions, et tornes imprudent i impulsiu, o no fas res. Tots dos dreceres li afegeixen temps al teu dia, forzándote a tornar i arreglar una decisió imprudent o passar temps innecessari pensant en opcions sobre una decisió que a la fi vas a posposar.
Com rendir més a la feina:
Hi ha dues maneres d’enfrontar la fatiga de prendre decisions: reduir la quantitat de temps per prendre decisions i limitar les teves opcions.
l’estratègia més fàcil és limitar el nombre d’opcions que has avaluar. Per exemple, diguem que tu estàs a càrrec de trobar una nova agència per donar suport a l’equip de màrqueting. És molt fàcil perdre el temps i acabar comparant totes les agències en un radi de 30 milles al voltant de la teva oficina.
Aquest enfocament fa que acumulis ansietat i estrès i, tot i que prendràs una decisió, el més probable és que a la fi no et convenci el resultat.
a “Acabem menys satisfets amb el resultat de l’elecció que si haguéssim tingut menys opcions”, diu el psicòleg i professor de teoria social Barry Schwartz en un article de The Guardian.
En comptes de fer això, demana-li recomanacions als col·legues que més confiança els tinguis i només compara les millors tres agències. I una vegada que vas prendre la decisió, apégate a ella.
Tant se val si només els estàs restant 20 segons a cada decisió, a la fin se suma amb els centenars de decisions que prenem cada dia. La clau és practicar aquest enfocament amb decisions menors i anar escalant fins arribar a les decisions més importants.
L’entrenador de decisions Nell Wulfhart diu en un article de The Muse:
“si et costa molta feina prendre decisions, entrena el múscul de la presa de decisions començant de poc. Dóna’t 30 segons per decidir que vols per sopar, quina pel·lícula vols veure o si vols sortir a la nit. Apégate a aquesta decisió.Repeteix. Després veu per coses més grans. -Prendre petites decisions en un temps breu t’ajudarà a ensinistrar un cervell per pensar en les preguntes més ràpidament. “
Tasques manuals (Ctrl + C, Control + V, Ctrl + C, Ctrl + V)
Una gran part de la feina de les persones involucra bregar amb eines i sistemes, fer tasques com colectar informació, acords i compartir actualitzacions. Encara que moltes persones aprenen a utilitzar les tecles de drecera i altres trucs per estalviar temps, no és suficient.
Segons un informe sobre Automatització a l’oficina, realitzat pel programari Smartsheet sobre gestió de treball, més de l’40% dels treballadors enquestats passen almenys una cambra de la seva setmana de treball en tasques repetitives, sent els correus, la recollida d’informació i dades, el que més temps els ocupa.
Això no només afecta els contribuïdors individuals només. un reporti de Service Now va trobar que gairebé el 70% dels mànagers diuen que els processos man uals els treuen temps per a iniciatives estratègiques, i més d’un terç diu que fan servir majoritàriament processos manuals en el seu treball.
Com rendir més a la feina:
En el mateix estudi de Smartsheet , gairebé el 60% dels treballadors estima que podrien estalviar 6 o més hores per setmana (gairebé un dia sencer de treball!) si les parts repetitives del seu treball es poguessin automatitzar.
automatitzar el treball pot resultar intimidatori -abans havies d’aprendre a programar o saber un programa de computació per crear regles complexes i solucions. Avui dia, hi ha aplicacions poderoses i intuïtives, que li permeten a tots automatitzar tasques manuals.
Aquestes són algunes: a
- Trello té una automatització amb Butler que et pot estalviar temps en tasques de rutina sobre gestió de projectes. Butler fins i tot et donarà “recomanacions” o suggeriments basats en el que fas generalment, així podràs estalviar temps automàgicament!
- Zapier et permet connectar-te amb les aplicacions que fas servir cada dia. Pots trobar les teves apps preferides (com Trello), i escollir les que t’interessen en una llista de “Zaps” (integracions), o crear el teu propi flux de treball. Per exemple, pots crear automàticament targetes de Trello a partir de línies a Google Sheets o des de missatges de Slack que estiguin marcats.
- IFTTT també et permet trobar integracions per apps fora del comú, anomenades Applets , o crear les teves. Pots triar integracions especifiques per Trello o connectar apps com Instagram, Twitter, Salesforce i més.
- Per automatitzar tasques en Mac, prova amb Automator. No hi ha necessitat d’aprendre a programar -en lloc d’això, tria a partir d’una llista d’accions fetes per crear fluxos de treball, com redimensionar imatges, sortir de totes les apps a el mateix temps, o enganxar diversos arxius PDF.
- Per als usuaris de Windows, ja hi ha un planificador de tasques de Windows. Aquest et permet crear una tasques, fixar una freqüència per a aquesta tasques (diari, setmanal, mensual, etc), i fixar un detonant. Per exemple, pots automatitzar el suport en el núvol o fins i tot obrir els mateixos programes cada vegada que prendes teu ordinador.
I què fer amb aquest temps que vas estalviar?
Felicitats, gràcies a aquests petits ajustos, t’has estalviat un munt d’hores a la setmana. El que facis amb aquest temps extra és crucial.
El propòsit de trobar més temps amagat és tenir minuts addicionals per fer treball estratègic o fer el que a tu t’interessa i t’agrada. No obstant això, és igual d’important apartar temps per fer absolutament res.
Sí, vas llegir correctament. Fer retre el temps per tenir “espai en blanc” en el teu horari et permet calmar, recarregar i reprendre energia. La clau està en evitar la temptació de mirar el teu telèfon, parlar amb un col·lega, o buscar a internet. En comptes d’això, Permet-a la teva ment divagar. Vés a un quart lliure i somia despert, o veu a donar una caminada.
“Faig res amb un propòsit específic. Sé que si no tinc algun fre, no puc ser eficient,” diu Manfred Kets de Vries, un professor en desenvolupament de lideratge i canvi organitzacional en l’Insead de París, en un article de The New York Times.
Et sorprendria saber quant pots aconseguir retallant minuts als teus tasques regulars i prenent aquest temps per fer res.
Sense importar si és bona o dolenta, ens agradaria escoltar la teva opinió. Ens pots trobar a Twitter (@trello) o pots escriure a [email protected]
Llegeix també: Utilitza tècniques d’administració de el temps i converteix-te en un mestre de l’maneig del teu horari