Introducció
En la gestió d’operacions en les quals hem administrar inventaris propis, bé siguin aquests de matèries primeres, materials, recanvis, productes en procés i / o productes acabats, etc, tenim pressions constants i oposades sobre el nivell òptim de l’inventari i magnitud de la mateixa, les quals hem de conèixer.
És per això, que en el present assaig em proposo analitzar aquesta problemàtica des d’una òptica operativa de l’administració dels inventaris, no des de la teoria de el lot òptim de compra ni tampoc des de la conveniència (menor cost) que analitzem entre l’estoc a mantenir i el cost de demanar, sinó des de la gestió diària de l’analista que determina necessitats de compra de matèries primeres, entrades, recanvis i altres béns necessaris que hem definit oportunament com articles amb reposició d’estoc . També és similar la operatòria diària de l’planificador de producció que ha de determinar i negociar quan i com fabricar un producte.
Ara bé, en la nostra quotidianitat, tenim d’una banda la pressió externa dels nostres clients o la pressió “operativa” interna des d’una àrea de producció, manteniment, o un dipòsit regional, que esperen que sempre disposem dels articles necessaris per fer front a la demanda, és a dir que siguem el més semblant a una prestatgeria de supermercats, aspirant a no donar per fer. Sostenir aquesta situació implicaria una inversió considerable de diners en béns i infraestructura logística.
Per l’altre se’ns presenta la pressió “administrativa” dins de l’empresa, (generalment de l’àrea de finances) de reduir el capital immobilitzat d’articles en estoc, és a dir el nostre inventari mitjà (i en despeses d’operació). En contextos inflacionaris la situació és diferent ja que els productes ens serveixen com a protecció financera i reserva de valor. En aquest cas sempre convé pujar la mida de l’inventari fins a un determinat nivell (el que passa en alguns països subdesenvolupats).
Aquestes pressions internes o externes i oposades entre si, impliquen que haguem de conèixer amb la major exactitud possible nostre nivell d’inventaris, l’òptim, el que moltes vegades dic nostre inventari “ideal”. d’aquí sorgeix la pregunta de què depèn aquest inventari? depèn de dues variables bàsiques en principi que són (i) demanda i (II) temps de reposició – reaprovisionament – lead time (de compra o de producció) i (III) d’altres variables relacionades com el nivell de servei a què aspirem tenir, l’estoc de seguretat, etc..
Tipus d’Inventari
Per conèixer aquest inventari “ideal”, començarem definint els conceptes i les variables esmentades que intervenen en la gestió d’inventaris. En primer ordre ho farem amb els tipus d’inventaris segons la seva naturalesa.
1. Inventari cíclic o de cicle. Sorgeix de l’procés de proveïment. Aquesta classificació depèn de la demanda i de el temps de reaprovisionament. (Veure estoc de maniobra).
2. Inventari en trànsit. ítems que estan en moviment en la cadena de distribució. Inclou moviments cap a / des de clients externs / interns.
3. Inventari de seguretat. ítems que es mantenen en estoc per sobre de l’inventari de cicle, que ens serveix per protegir-se de variacions cap a l’alça de la D (demanda) i de l’LT (lead time).
4. Inventari Especulatiu. mantingut per raons diferents a les de satisfer la demanda, com ara futurs augments de preu o previsions d’escassetat.
5. Inventari Estacional. és una de les seves formes particulars, en la qual s’acumula producte durant el període de demanda baixa per després satisfer el pic de demanda
6. Inventari “Mort” o Immobilitzat. Es refereix a aquells ítems que no han registrat moviment en un determinat període.
Temps de l’Reaprovisionament
Ja definits els tipus d’inventaris, continuarem amb la conceptualització necessària sobre temps de reaprovisionament total o cicle de proveïment i després amb nivells d’estoc dins de la gestió.
1. Cicles de proveïment | Lead Time total | temps de reaprovisionament. Període de temps que transcorre des del moment en què es decideix que cal posar una ordre de reposició, fins que aquesta ordre està físicament disponible. Temps que transcorre des de l’instant en què s’ordena una comanda fins que es rep i està disponible per al seu ús. per una qüestió pràctica anomenarem:
- Lead time previst. És el termini de lliurament teòric definit,
- Lead time normal. És aquell lapse de temps real en el qual tot el procés de gestió de proveïment es realitza normalm ens i
- Lead time amb demora.És el termini de temps real en el qual tot el procés es retarda per diferents qüestions
2. Termini de lliurament o lead time de l’proveïdor. És el temps que transcorre des del moment que el proveïdor rep l’Ordre de Compra fins al moment que lliura el seu producte, pot ser normal o amb demora.
A mode gràfic mostrem el lead time total o cicle d’aprovisionament .
Gestió de l’Stock
Ara ens referirem als diferents nivells d’estoc dins de la gestió.
Estoc de Maniobra. És aquell que es troba damunt de l’estoc de seguretat i per sota de l’estoc màxim.
Stock Òptim. Són les quantitats que oscil·len entre l’estoc màxim i punt de comanda o estoc mínim. És la zona de l’estoc (vegeu el gràfic 1) en la qual ens hauríem de moure regularment
Stock Màxim. És el nivell màxim d’existències i es dóna generalment al entrar a una nova comanda a magatzem. Aquest nou demanat pot ser d’un proveïdor o de la mateixa fàbrica. Generalment l’estoc màxim depèn de el lot de compra o bé de la mida de el lot de producció, en ambdós casos aquest lot podrà ser òptim, mínim o màxim.
Stock Mínim. És la quantitat articles que necessita el procés per satisfer la seva demanda, mentre espera l’arribada dels productes. Aquest nivell mínim suposa el límit inferior d’existències dins de el qual no s’hauria baixar. És a dir l’estoc mínim és, per tant, el valor que permet que les empreses seguir atenent la demanda interna o externa, i la seva fórmula és:
Sm = C x T
C: Consum o Demanda del producte en dies T: Temps de reposició en dies o lead time (LT)
És fonamental que tant el consum com el temps de reposició han de ser establerts per cada article o unitat de gestió.
Stock Mitjà. Es calcula com la mitjana entre l’estoc màxim i l’estoc mínim
(SM + Sm) / 2
Stock de Seguretat. És aquell que es disposa per a cobrir els increments no regulars de la demanda i els retards en el subministrament dels proveïdors o en el cicle d’abastament (Demores) “. El nivell de l’estoc de seguretat depèn dels següents factors.
- De el temps de reaprovisionament (Lead time).
- De la precisió de l’pronòstic. (De la variabilitat de la demanda)
- Nivell de servei esperat.
Punt de comanda o reorden. És el nivell d’existències que exigeix la formulació d’una nova comanda a fi de satisfer les necessitats de consum.
Consum o Demanda. En gestió d’inventaris es pren consum o demanda com a sinònims del que es va a utilitzar en un determinat període de temps, però faré una separació pràctica anomenant “Demanda” a el consum futur o estimat (Forecast) i “Consum” com la quantitat ja utilitzada o consumida, aquest últim és un valor històric.
Exemple per calcular estocs
Som una empresa que ens dediquem a la comercialització de 6 articles (A, B, C , d, e i F) sent el nostre objectiu satisfer el màxim la demanda dels nostres clients tractant de no tenir que falten d’articles. Per a això és clau la gestió eficient de l’inventari i comptar amb el lead time total de cada ítem i la seva demanda. Adjuntem quadre de DEMANDA i LEAD TIME normal i amb demora.
amb aquestes dades, comptem amb el necessari per establir els valors teòrics d’estoc mínim, estoc de seguretat i punt de comanda. Sí a això li afegim la mida de el lot de compra (ja sigui lot òptim, mínim o màxim), estem en condicions de determinar també l’estoc màxim i el nostre objectiu fonamental de el present treball que és determinar el ESTOC ÒPTIM O MITJÀ I STOCK DE MANIOBRA .
en el quadre següent veuran la determinació de cada un dels nivells d’estoc per cada article, la seva fórmula i càlcul, més un gràfic (gràfic 2) que servirà per aclarir encara més els conceptes abocats en aquest assaig.
PE: Termini Normal de lliurament | PME: Termini Màxim de Lliurament o lliurament amb demora | DM: Demanda | Sm: Stock Mínim | SM: Stock Màxim | SS: Stock de Seguretat | PP: Punt de Comanda | T.L .: Mida de l’Lot | SME: Stock Mitjà o Mitjana
Conclusió
Com han pogut veure, comptem amb una eina senzilla d’utilitzar. Amb un simple full de càlcul podem disposar d’informació fonamental de gestió i a l’relacionar-la amb l’estoc actual que comptem a les nostres organitzacions. Podem assegurar una òptima administració dels nostres inventaris.
No només de producte acabat sinó també d’entrades, la qual cosa ens serveix per determinar de forma correcta nostre aprovisionament ja sigui, via compres o producció. Pel que fa a l’estoc actual hem d’assegurar la seva fiabilitat, tema que excedeix a aquest article.
Aquesta forma de gestió l’he utilitzat durant molts anys i la segueixo utilitzant, tant en les empreses en què he tingut la responsabilitat d’administrar i optimitzar inventaris, sigui com a analista o responsable (cap o gerent) com també l’he suggerit com a consultor en les empreses que tenen inconvenients amb els seus inventaris. És una eina fàcil i poderosa que m’ha permès establir els nivells d’inventari eficaços i conseqüentment de capital de treball a immobilitzar dins de determinats marges. Paral·lelament m’ha permès definir accions a prendre sigui per excés o defecte d’inventari.