Cada empresa és única. Tot i que aquesta afirmació és certa, moltes d’aquestes empreses necessiten certes coses similars, com ara una intranet.
Si ha arribat a aquest enllaç per error; una intranet és una xarxa de comunicacions local o restringida, específicament una xarxa privada.
Hem estat creant, migrant i actualitzant intranets pels últims 12 anys i cada vegada que arribem a aquesta primera reunió els clients ens fan les mateixes preguntes o tenen sol·licituds similars. “Vull que la nostra intranet sigui impressionant, que tingui tota la informació necessària per als nostres empleats, volem estalviar temps, volem automatitzar els processos i que els empleats tinguin accés remot.” Per ser honest, una intranet significa diferents coses per a tothom, però hi ha certs elements que les empreses sempre necessiten.
Net, funcional i un disseny fàcil d’usar
Siguem honestos, si a la gent no li agrada com es veu, no van a utilitzar-lo. Així que, quin és el punt en crear un intranet si ningú ho va a utilitzar? Mantingui la seva marca corporativa, treballi amb els dissenyadors que entenen la seva marca i la cultura de la seva empresa. Avui dia es necessita pensar primer en els dispositius mòbils o al menys proporcionar un disseny responsiu que s’adapti a diferents mides de pantalla i múltiples dispositius.
Directori d’empleats
Aquest és l’element número u sol·licitat pels clients, un directori d’empleats actualitzat. Aquest mòdul pot ser tan simple o complex com vostè vulgui. per exemple, hi ha i mpreses que només proveeixen el nom, el número de telèfon i el correu electrònic de l’empleat, mentre que altres li afegeixen foto, departament a què pertanyen, lloc que ocupa, entre d’altres camps d’informació. Recorda, com més informació proveas més les persones poden dependre d’això dia a dia.
Calendari d’esdeveniments i aniversaris
Una bona estratègia per fer que els empleats tornin a l’intranet és col·locant informació que els interessi, com ho és un calendari d’esdeveniments, dies festius o aniversari. Utilitzant un calendari compartit o una xarxa social corporativa per a aquest tipus de comunicacions, redueix en gran manera l’ús de correus electrònics que s’envien cada mes i els infames “reply-to-all”, que no són molt estimats.
Repositori de documents
Les comunicacions i documents de l’empresa haurien d’estar accessibles a la intranet. Aquesta pràctica serveix principalment per a dos propòsits: primer perquè els empleats puguin revisar documents actualitzats en qualsevol moment realitzant recerques d’un tema en específic, i segon , proveir recordatoris automàtics a l’equip gerencial per revisar aquests documents. el segon propòsit és molt important quan es tenen polítiques i procediment que s’han de revisar anualment com a part d’auditories internes. d’aquesta manera l’empresa es manté en compliment. També poden estableix r polítiques de retenció com ara una expiració de set anys en els documents, de manera que la gent no podrà esborrar o modificar el document i la versió, assegurant-nos que la versió més recent és el única publicarà.
Formularis en línia
Vols portar trànsit a l’intranet? Proveeix formularis que puguin completar-se en línia, tots els que vulguis. Alguns dels formularis més sol·licitades són:
- Sol·licitud de vacances
- Informe de despeses
- Sol·licitud de cartes (Verificació d’ocupació, etc.)
- Sol·licitud de compra a
Recerques
Si les persones no poden trobar la informació en els primers dos intents de recerca es frustren. Un bon motor de cerca i una bona estratègia són la peça líder a l’hora d’iniciar una intranet. Cerca de contingut i metadades, filtrats per data i tipus de document, són detalls molt importants perquè li donen als usuaris la possibilitat de localitzar un document específic gairebé immediatament.
Contingut, bon contingut
No puc ser prou emfàtic en aquesta amb els clients. Si vols un intranet reeixit i que les persones la utilitzin necessites proveir informació rellevant, documents que són necessaris dia a dia i el més important contingut dinàmic que aconsegueixi actualitzar-se des de diferents àrees de la intranet a la pàgina d’inici. Per exemple, molts intranets proveeixen eines per gestionar projectes i arxivar documents relacionats a aquest. A l’utilitzar el mateix programari per a múltiples funcionalitats, garanteix que els empleats l’utilitzin cada dia.
Consolidació de funcionalitats
- Taula d’ajuda,
- Registre d’equips,
- Crear informes i “dashboards”,
Moltes de les plataformes d’intranet, com SharePoint des de la plataforma Office 365, proporcionaran el motor de flux de treball per automatitzar múltiples processos de negoci sense necessitat d’un programari addicional.
Conclusió
En fi, no se senti aclaparat amb la tasca. Si està treballant amb el seu equip en la creació d’una estratègia d’intranet corporativa, no us oblideu que la planificació és sempre la part més important per a l’èxit d’una implementació d’una intranet. Si no hi ha un pla, la seva estratègia d’intranet fracassarà o no tindrà l’impacte que vostè està buscant en el seu equip. Gaudiu el procés.