Gestionar el correu electrònic és molt important. Reps desenes de missatges a el dia i és important saber organitzar-los bé. Una safata d’entrada desordenada pot repercutir negativament en el teu treball: cites que se’t passen per alt, missatges urgents als quals no pares atenció, informació crucial que no aconsegueixes localitzar, etc.
el servei de correu electrònic més utilitzat de l’món, Gmail, compta amb nombroses eines gratuïtes, pròpies i externes, per adaptar-se a les necessitats de pràcticament qualsevol usuari. Però, com ens passa molt sovint (que l’hi diguin a Microsoft Office) la majoria de nosaltres tot just rasca la superfície de tot el seu potencial. Amb aquests 12 consells aconseguiràs treure-li molt més partit al teu compte gratuït de Gmail, tant des del punt de vista personal com el professional.
de 1 . Redirecciona el teu correu a Gmail.
És el més bàsic. Si fas servir una adreça amb un domini personal o professional, pots redirigir al teu compte de Google. has d’introduir les dades d’accés a servidor de correu a través de l’entrada Comptes i importació de la configuració de Gmail. Això facilitarà l’accés als missatges des de qualsevol dispositiu i podràs etiquetar-los, organitzar-los, etc, encara que només els que hagis descarregat a la safata d’entrada de Google. La veritable gestió de l’correu i les seves característiques dependran de l’servidor extern.
2. Camufla la teva adreça de Gmail.
Hi ha serveis, com Nuage, que et permeten disfressar la teva adreça personal no aparegui i donar-li una aparença més professional al teu compte. Per exemple, en comptes d’usar “[email protected]” pots substituir-la per “[email protected]”.
3. Utilitza un àlies per als teus subscripcions.
Et facilitarà l’etiquetatge dels missatges que rebis de les llistes de distribució, a més de permetre’t identificar fàcilment la procedència de l’spam: sabràs exactament on han aconseguit el teu email. A l’subscriure, modifica la teva adreça afegint un signe més (+) seguit del text identificatiu després del nom d’usuari: [email protected].
4. Crea una signatura.
Sí, configurar una signatura que s’afegeixi automàticament a tots els teus missatges és una cosa molt bàsic, però millorarà enormement la impressió que causen els teus missatges. No cal que anyades res especial, només cal un comiat, el teu nom i, si ho desitja, algunes dades de contacte: telèfon, adreça física, web, xarxes socials, etc..
5. Fes servir les respostes automàtiques.
Fes que Gmail treballi per tu quan tu no pots fer-ho i que contesti de forma automàtica els missatges avisant que estàs absent. A través de la Configuració pots determinar el temps que vols que durin, l’assumpte i el text de l’missatge. Recorda que s’envia el mateix correu electrònic a tots els correus entrants.
6. Crea plantilles per a respostes estàndard.
Pots crear plantilles d’emails que soles enviar sovint. així podries recórrer a elles quan no tinguis massa temps o necessitis enviar missatges genèrics. Per a això has d’accedir als Labs de Gmail, on també podràs trobar altres funcions experimentals per al teu correu.
7. Esprem l’ús de les etiquetes.
Són l’eina perfecta per organitzar els teus correus electrònics. D’aquesta manera, amb un simple cop d’ull a la teva safata d’entrada et Serna possible identificar els missatges importants. A més, a efectes pràctics funcionen com si fossin una carpeta: si prems sobre ella, la safata només mostrarà els correus electrònics etiquetas.Google ha creat una pràctica guia per ajudar-te a fer-les servir.
8. Utilitza els filtres.
A més de per etiquetar els missatges entrants, també pots fer servir les regles de filtrat de Gmail per a moltes altres funcions, com per eliminar directament alguns emails, destacar-los, arxivar, etc..
9 . Instal·la complements de Gmail.
Des de fa alguns mesos, pots enriquir les funcions de Gmail a través de “add-ons”. Treball en grup, organització de tasques, creació de factures, CRM … ara la safata d’entrada està oberta a desenvolupadors externs, que poden dissenyar apps que s’integren directament amb ella. el seu funcionament és molt semblant a el de les extensions de navegador. Prem sobre la icona de Configuració i després sobre l’entrada descarregar complements per a accedir a tots els disponibles. Està una mica limitat en la seva versió per a particulars.
10. Fes servir extensions de Chrome.
El navegador de Google compta amb moltes extensions dissenyades per treure-li més partit a Gmail.A l’igual que els complements abans esmentats, afegeix noves funcions a la safata d’entrada (xifrat, integració d’aplicacions externes com Dropbox, bloquejos publicitaris, seguiment de missatges …), encara que, en realitat, el catàleg disponible és molt més extens en cas de que facis servir la versió gratuïta de Gmail.
11. Ajuda a filtre de brossa.
El detector de correu brossa de Gmail funciona realment bé, i ho farà encara millor si li tires una mà. Encara que detecta de forma automàtica la majoria de l’spam, afinarà molt més si marques manualment els correus que no vulguis: després ell ja podrà seguir fent-ho sol. De la mateixa manera, entra de tant en tant a la safata d’spam per revisar els missatges i comprovar que no hi ha res que s’hagi colat per error.
12. Passa’t a un pla professional.
Si malgrat tot veus que tot se’t queda curt per l’ús que li vols donar a l’correu, sempre pots optar per la versió professional de Gmail i usar-lo directament amb adreces de correu del teu domini personal o el de la teva empresa. Hi ha plans bàsics G Suite des de 40 € anuals per compte.
